Utilisation

Ce guide décrit les workflows principaux du module DoliScubaDiving.

Tableau de bord

La page d'accueil du module affiche un tableau de bord synthétique avec :

• Les alertes et rappels en cours (certificats médicaux, inspections TiV, etc.)
• Les gonflages en attente de validation
• Les formations à venir avec nombre de participants
• Les pré-inscriptions en attente de confirmation
• Les prochaines sorties bateau avec places disponibles

Gestion des sorties

Créer une sortie

Les sorties se créent dans l'application, écran Staff > Gestion des sorties : on choisit le jour, puis le bouton + du créneau, et on renseigne la date, le type (exploration, formation, événement), le bateau, le site, le directeur de plongée, le pilote, la capacité, le niveau minimum et le point de rendez-vous. Le pas à pas complet, captures à l'appui : Créer une sortie.

Les DP et les pilotes peuvent être désignés à l'avance, week-end par week-end, sur le planning des affectations : voir Affecter les DP et les pilotes.

Inscrire des plongeurs

Depuis la fiche d'une sortie, utilisez le planning d'inscriptions pour ajouter des plongeurs. Le nombre de places disponibles est calculé automatiquement en fonction de la capacité du bateau.

Lorsque toutes les places sont pourvues ou que vous souhaitez clôturer les inscriptions, fermez les inscriptions depuis la fiche de la sortie.

Consulter le planning

Le planning affiche toutes les sorties sur une vue calendrier. Les sorties sont filtrables par type, par bateau ou par encadrant.

Fiches de sécurité

La fiche de sécurité est le document réglementaire qui accompagne chaque sortie. Elle contient les informations sur le directeur de plongée, le pilote, la sécurité surface, les conditions météo et le détail des palanquées.

Créer une fiche de sécurité

1. Depuis la fiche d'une sortie, cliquez sur Créer la fiche de sécurité. Le module pré-remplit automatiquement les informations à partir de la sortie.
2. Définissez les palanquées : ajoutez les plongeurs, précisez le type (exploration ou technique), la profondeur prévue et la durée prévue.
3. Attribuez un encadrant à chaque palanquée si nécessaire.
4. Validez la fiche de sécurité.

Cycle de vie

La fiche de sécurité suit un cycle de vie précis :

1. Brouillon : la fiche est en cours de préparation.
2. Validée : la fiche est finalisée, prête pour la sortie.
3. En cours : la sortie est en cours, les heures d'immersion et de sortie sont saisies en temps réel.
4. Terminée : toutes les palanquées sont remontées, les observations sont saisies.
5. Archivée : la fiche est archivée pour conservation.
6. Signée : la fiche est signée par le directeur de plongée.

Générer le PDF

Depuis la fiche de sécurité, cliquez sur Générer PDF pour obtenir le document au format PDF. Trois modèles sont disponibles (Hippocampe, Raie, Standard) selon la configuration choisie dans l'administration.

Gonflage des blocs

Enregistrer un gonflage

1. Rendez-vous dans le menu Gonflage > Nouveau.
2. Sélectionnez le propriétaire du bloc (plongeur ou club).
3. Choisissez le type de bloc dans le dictionnaire (volume en litres).
4. Renseignez les pressions de départ et d'arrivée.
5. Pour un gonflage nitrox ou trimix, précisez le pourcentage d'oxygène et/ou d'hélium.
6. Validez le gonflage.

Le module calcule automatiquement les volumes de gaz consommés et la profondeur maximale opérationnelle (MOD) pour les mélanges enrichis.

Historique et facturation

L'historique des gonflages est consultable par plongeur ou par période. Les gonflages validés peuvent être transférés vers la facturation, soit via un service générique, soit via des services packagés (référence au format fill-volume-melange).

Statistiques de gonflage

La page de statistiques affiche la consommation de gaz par période, par type de mélange et le suivi du stock si la pseudo gestion du stock est activée.

Réservation et pré-inscription

Planning de réservation

Le planning de réservation affiche les créneaux disponibles par bateau, salle de cours, restaurant ou hébergement. Les créneaux sont organisés selon les horaires configurés dans l'administration.

1. Cliquez sur un créneau libre pour créer une disponibilité.
2. Configurez le staffing : affectez les encadrants et les ressources.
3. Les plongeurs peuvent ensuite s'inscrire sur les créneaux disponibles.

Pré-réservation en ligne

Si la page publique de réservation est activée, vos clients peuvent réserver en ligne :

1. Le client accède à la page publique de réservation.
2. Il choisit un créneau, renseigne ses coordonnées et valide.
3. Une pré-réservation est créée avec le statut Brouillon.
4. Vous recevez une notification et pouvez valider la pré-réservation.
5. Le client reçoit un email de confirmation avec un PDF récapitulatif.

Cycle de vie d'une pré-réservation

1. Brouillon : pré-réservation créée, en attente de traitement.
2. Validée : pré-réservation acceptée par le centre.
3. Commande prête : commande générée, en attente de paiement.
4. Commande payée : paiement reçu.
5. Confirmée : réservation définitivement confirmée.

Notes clients

Pour les séjours, ouvrez une note client qui regroupe toutes les consommations du client (plongées, gonflages, restauration). À la fin du séjour, clôturez la note pour générer la facture globale.

Formations

Planifier une formation

1. Rendez-vous dans le menu Formations > Nouvelle formation.
2. Renseignez l'intitulé, les dates, le nombre d'heures théoriques et pratiques.
3. Précisez la capacité maximale (nombre d'élèves).
4. Ajoutez les participants.

Attestation de formation

Depuis la fiche d'une formation terminée, générez l'attestation PDF qui détaille le contenu du stage, sa durée et la liste des participants.

Gestion des bateaux

Fiche bateau

Chaque bateau dispose d'une fiche détaillée avec :

• Nom, type, immatriculation et capacité
• Photos
• Équipements à bord
• Documents administratifs
• Habilitations pilote

Journal de bord

Le journal de bord enregistre chaque sortie effectuée avec un bateau : date, pilote, destination, heures moteur, consommation de carburant, nombre de passagers et observations.

Check-list de sécurité avant départ

Avant chaque sortie, le pilote remplit une check-list de sécurité :

• Trousse de premiers secours à bord
• Oxygène de secours vérifié
• Radio VHF opérationnelle
• Pavillon Alpha présent
• Conditions météo vérifiées

La check-list peut être personnalisée par bateau ou utiliser la configuration globale par défaut. Les items obligatoires doivent être validés avant de pouvoir signer la check-list.

Suivi du carburant

La page de statistiques carburant affiche la consommation par période, par bateau et les coûts associés.

Avaries

Signalez les avaries depuis la fiche du bateau. Chaque avarie est suivie jusqu'à sa résolution.

Équipement

Inventaire

La liste des équipements affiche le matériel du club avec son statut :

• Disponible : prêt à l'utilisation
• Réservé : affecté à un plongeur
• En utilisation : en cours d'utilisation
• Maintenance : en cours de révision
• Hors service : retiré du parc

Inspections TiV

Le module suit les dates d'inspection TiV (Test initial de Vérification) des blocs de plongée. Les alertes sont générées automatiquement avant l'échéance selon le délai configuré. Les requalifications hydrostatiques sont suivies selon le type de bloc (2 ans pour l'aluminium, 5 ans pour l'acier).

Qualifications des membres

Le module permet de suivre les qualifications de chaque membre :

• Niveau de plongée (N1 à N4, PE, PA, CMAS)
• Niveau d'encadrement (E1 à E4, MF1, MF2, BEES, DEJEPS)
• Qualifications de secourisme (RIFAP, PSC1, SST)
• Qualifications techniques (TiV, Nitrox, Trimix)
• Qualifications administratives (permis bateau, permis hauturier)

Depuis la fiche d'un membre, ajoutez ou modifiez ses qualifications. Les qualifications avec date d'expiration génèrent des alertes de renouvellement.

Profil plongeur

Chaque plongeur dispose d'un profil regroupant :

• Certificat médical : date, expiration, statut de vérification
• Assurance : numéro de contrat, organisme, validité
• Contact d'urgence : nom, téléphone, lien de parenté
• Certifications : documents téléversés avec workflow de validation (en attente, validé par le secrétariat)

Sondages : corriger un sondage déjà ouvert

Une fois le sondage ouvert, ses questions restent modifiables dans certaines limites, pensées pour ne jamais effacer un vote déjà exprimé.

• Renommer une question est toujours possible, quel que soit l'état du sondage. Les votes sont rattachés à la question elle-même, pas à son libellé : les corriger ne perturbe donc aucune réponse.
• Supprimer une question reste possible tant que personne n'y a répondu. La corbeille n'apparait que sur ces questions-là. Dès qu'une réponse existe, même un "non", la suppression est refusée : elle effacerait ce que la personne a répondu. Renommez la question dans ce cas, par exemple "(annulé) Créneau du mardi".
• Un sondage ouvert conserve toujours au moins une question, sinon il n'y aurait plus rien à voter.

Un sondage encore en brouillon garde toute liberté : vous pouvez y supprimer ce que vous voulez avant de l'ouvrir.

Renouvellement de l'adhésion

En fin de saison, le club lance une campagne de renouvellement et vous invite à vérifier vos informations. Deux façons d'y répondre, au choix du club :

• Depuis l'application, l'entrée "Renouvellement" apparaît tant que vous n'avez pas répondu ;
• Depuis le lien reçu par email, si vous n'avez pas de compte. Ce lien vous est personnel : il ouvre votre formulaire, et lui seul.

Ce qui vous est demandé

Le club choisit ce qu'il collecte : coordonnées, contact d'urgence, certificat médical (avec dépôt du document), licence, assurance, niveaux et brevets. Les champs sont pré-remplis avec ce que le club a déjà : vous ne corrigez que ce qui a changé.

Certaines campagnes ajoutent des questions propres au club (participation au voyage annuel, créneau souhaité) et des options payantes à cocher (licence, assurance, articles de la boutique).

Vos modifications sont vérifiées avant d'être enregistrées

C'est le point important : rien n'est modifié sur votre fiche au moment où vous validez. Chaque information que vous changez part au secrétariat, qui la valide une par une. Tant qu'une modification est en attente, elle vous est signalée sur le formulaire et sur votre profil, pour que vous ne la saisissiez pas deux fois.

Si une modification est refusée, vous recevez une notification avec le motif, et votre fiche reste inchangée sur ce point.

Les cases à cocher

Droit à l'image, communications du club, partage des données avec la fédération : ce sont des consentements. Les cocher enregistre votre accord avec sa date, ce qui permet au club d'en justifier. Décocher retire l'accord et la date qui l'accompagnait.

Vos enfants mineurs

Si vous êtes responsable légal d'adhérents mineurs, leur formulaire apparaît sous le vôtre, avec les mêmes rubriques. Vous répondez pour eux dans le même envoi. Un enfant devenu majeur répond pour lui-même : il n'apparaît plus dans votre formulaire.

Si vous ne renouvelez pas

Le formulaire propose "je ne renouvelle pas cette année", avec un motif facultatif. Le club en est informé et cesse de vous relancer. Cette réponse n'est plus possible une fois que vous avez envoyé votre formulaire.

Rappels

Si vous n'avez pas répondu, le club peut vous relancer par email et par notification, aux échéances qu'il a fixées avant la date de clôture. Passé la clôture, le lien n'est plus utilisable : contactez le secrétariat.

Secrétariat (mode association)

La gestion quotidienne des adhérents (création, documents, certifications, cotisations, listes, imports et exports) est détaillée dans une page dédiée : voir Secrétariat.

Trésorerie (mode association)

Cotisations

Gérez les cotisations annuelles des adhérents : création, suivi des paiements, relances. Les produits de cotisation (cotisation, licence, assurance, droit d'entrée, suppléments) sont configurables dans l'administration.

Mouvements bancaires

Consultez et rapprochez les mouvements bancaires liés aux activités du club.

Notes de frais

Les membres du bureau peuvent soumettre des notes de frais. Le cycle de validation suit les statuts : brouillon, soumis, validé, payé ou refusé.

Factures fournisseurs

Saisissez rapidement les factures fournisseurs courantes. Un fournisseur par défaut ("Achats divers") est créé automatiquement si nécessaire.

Bureau

Conseil d'administration

Gérez la composition du conseil d'administration avec les mandats en cours et passés.

Communication

Envoyez des emails aux membres via des modèles personnalisables. Les listes de destinataires peuvent être filtrées par qualification, groupe ou statut.

Actualités

Publiez des actualités visibles depuis l'application mobile. Les actualités sont accessibles à tous les membres du club.

Sondages

Créez des sondages liés aux sorties ou aux bateaux. Les sondages peuvent être anonymes et accessibles via un lien public. Des modèles de sondage sont disponibles pour accélérer la création.

Le pas à pas complet, de la création à la publication : Créer un sondage.

Application mobile PWA

L'application mobile est accessible depuis un navigateur web sur téléphone. Elle peut être installée sur l'écran d'accueil comme une application native.

Fonctionnalités mobiles

• Planning et inscriptions : consultez le planning et inscrivez-vous aux sorties
• Carnet de plongée : consultez votre historique de plongées
• Fiches de sécurité : consultez et remplissez les fiches de sécurité depuis le bateau
• Gestion des sorties : créez et gérez les sorties (pour le staff)
• Journal de bord : saisissez les entrées du journal de bord bateau
• Check-lists : remplissez les check-lists de sécurité avant départ
• Météo : consultez les prévisions et les alertes
• Messagerie : échangez avec les autres membres
• Annuaire : consultez le répertoire des membres
• Documents : accédez aux documents du club et à vos documents personnels
• Notifications : recevez les alertes et rappels
• Profil : gérez votre profil, certificat médical et qualifications

Installation sur téléphone

1. Ouvrez l'adresse de l'application mobile dans le navigateur de votre téléphone.
2. Sur iOS (Safari) : appuyez sur le bouton de partage puis Sur l'écran d'accueil.
3. Sur Android (Chrome) : appuyez sur le menu puis Installer l'application ou Ajouter à l'écran d'accueil.

Le parcours complet côté plongeur, de la première connexion au carnet de plongée, est détaillé dans le Guide du membre.

Météo et conditions de plongée

Si l'API météo est configurée, le module affiche les prévisions à 7 jours avec :

• Température de l'air et de l'eau
• Vitesse et direction du vent
• Hauteur des vagues et état de la mer
• Visibilité
• Précipitations

Les conditions sont évaluées automatiquement selon les seuils configurés. En cas de conditions dangereuses et si le blocage est activé, les départs sont bloqués avec un message d'alerte.