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title: "Affecter les DP et les pilotes"
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description: "Procédure pas à pas pour le président : désigner les directeurs de plongée et les pilotes de chaque samedi et dimanche, depuis le backoffice ou l'application."
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# Affecter les DP et les pilotes des week-ends

Chaque sortie a besoin d'un directeur de plongée (DP) et d'un pilote. Le
planning des affectations permet au président de les désigner à l'avance,
samedi par samedi et dimanche par dimanche, souvent pour un trimestre entier.
Les personnes désignées sont prévenues, retrouvent leurs permanences dans
l'application et peuvent se désister si elles ne sont plus disponibles.

Cette page décrit le parcours complet :

1. ce qu'il faut régler une fois pour toutes ;
2. la méthode recommandée, depuis un ordinateur, pour remplir plusieurs
   week-ends d'un coup ;
3. la même chose depuis l'application, pratique pour une correction de dernière
   minute ;
4. ce que reçoivent les DP et les pilotes, et ce qui se passe quand l'un d'eux
   se désiste.

Les deux écrans (backoffice et application) lisent et écrivent exactement les
mêmes affectations : une case remplie d'un côté apparaît aussitôt de l'autre.

## 1. Avant de commencer

Ces réglages se font une seule fois, en général par l'administrateur du club.

### Le droit d'affecter

Pour ouvrir le planning, il faut le droit **Consulter le planning des
affectations (DP, pilotes...)**. Pour affecter ou retirer quelqu'un, il faut en
plus **Affecter les DP, pilotes et autres rôles au planning**. Les deux se
donnent dans **Utilisateurs & Groupes**, sur la fiche de l'utilisateur ou de son
groupe, onglet **Permissions**, module DoliScubaDiving.

Les DP et les pilotes eux-mêmes n'ont besoin d'aucun de ces droits : il suffit
qu'ils soient dans le bon groupe (voir ci-dessous) pour retrouver leurs
permanences et déclarer leurs disponibilités dans l'application.

Sans le droit d'écriture, le planning s'affiche en lecture seule : les noms sont
visibles, mais les listes de choix n'apparaissent pas.

### Qui apparaît dans les listes de choix

Les listes ne proposent pas tous les membres du club : seulement ceux qui ont le
rôle demandé.

- Pour la colonne **Directeur de Plongée** : les membres du groupe Dolibarr
  associé au rôle "Directeur de plongée" (par défaut le groupe
  `dsd_directeur_plongee`).
- Pour la colonne **Pilote bateau** : les membres du groupe associé au rôle
  "Pilote" (par défaut le groupe `dsd_pilote`).

Pour ajouter un nouveau DP ou un nouveau pilote, il suffit donc de l'ajouter au
bon groupe dans **Utilisateurs & Groupes**. Si votre club utilise d'autres
groupes, faites la correspondance dans **Configuration du module > Rôles
organisationnels**.

Le compte de la personne doit être actif : un utilisateur désactivé disparaît
des listes.

### Les jours de plongée

Par défaut, le planning ne liste que les **samedis et dimanches**. Pour changer
ce réglage (un club qui plonge aussi le mercredi, par exemple), allez dans
**Configuration du module > Planning**, champ **Jours de plongée habituels**.
Les jours se notent par leur numéro, séparés par des virgules : 1 pour lundi,
7 pour dimanche. La valeur par défaut est donc `6,7`.

Ce réglage n'est qu'une valeur de départ : vous pourrez toujours cocher d'autres
jours au moment de remplir le planning.

### Les créneaux

Une journée est découpée en créneaux, par défaut **Matin** et **Après-midi**.
Un club qui ne plonge que le matin n'en garde qu'un ; un club qui enchaîne
plusieurs rotations en déclare autant. Cela se règle dans **Configuration du
module > Créneaux de plongée**.

### Les rôles affichés

Le module livre plusieurs rôles : Directeur de Plongée, Pilote bateau,
Surveillant surface, Formateur, Assistant, DP du jour. Si votre club n'affecte
que des DP et des pilotes, désactivez les autres dans le dictionnaire **Rôles de
planning** (Configuration > Dictionnaires) : le planning n'affichera plus que
les colonnes utiles. C'est ce qui a été fait pour les captures de cette page.

### Un ou plusieurs bateaux

Le planning s'adapte au nombre de bateaux actifs du club :

- **Un seul bateau** : une colonne DP et une colonne Pilote par créneau.
- **Deux bateaux ou plus** : une colonne DP et une colonne Pilote **par
  bateau**, plus une colonne **DP du jour** au niveau du club, pour le DP qui
  coordonne la journée.

Les captures de cette page montrent un club qui a deux bateaux, "Le Grand Bleu"
et "Zodiac Explorer".

## 2. Méthode recommandée : remplir les week-ends depuis l'ordinateur

C'est la méthode la plus rapide pour préparer un trimestre : tous les samedis et
dimanches de la période sont listés sur une seule page, avec une liste de choix
par case.

### Étape 1 : ouvrir le planning

Dans Dolibarr, cliquez sur le menu du module (**Diving** dans la barre du haut),
puis dans le menu de gauche, rubrique **Staff plongée**, sur **Prévisions
Planning**.

La page s'ouvre sur le calendrier du mois :

![Le calendrier du mois dans le backoffice](screenshots/planning-bo-mois.webp)

Ce calendrier donne une vue d'ensemble, mais chaque case n'y montre que des
initiales (par exemple "Dir/LGBD" pour le DP du Grand Bleu, "DD" pour Demo
Directeur). Pour affecter, passez à la vue en liste.

### Étape 2 : passer en vue "Liste sur une période"

En haut de la page, dans la liste **Vue**, choisissez **Liste sur une période**.

La page se recharge avec de nouveaux filtres :

![Les filtres de la vue en liste](screenshots/planning-bo-filtres.webp)

- **Période** : par défaut, le trimestre en cours. Modifiez les deux dates pour
  préparer une autre période.
- **Jours de plongée** : samedi et dimanche sont cochés d'après la
  configuration. Cochez ou décochez des jours pour ce planning-ci seulement.
- **Rôle** : laissez **Tous les rôles** pour voir le DP et le pilote côte à
  côte, ou choisissez un rôle pour n'afficher que ses colonnes.

Cliquez sur **Rafraîchir** pour appliquer.

### Étape 3 : lire le tableau

![Le planning des week-ends, sur une période](screenshots/planning-bo-periode.webp)

Chaque samedi et dimanche de la période occupe une ligne par créneau (Matin,
Après-midi). Les colonnes sont regroupées par bateau : sous "Le Grand Bleu", le
DP et le pilote de ce bateau ; sous "Zodiac Explorer", ceux de l'autre ; sous
"Club", le DP du jour. Un trait sépare les mois.

Sous chaque date, deux repères aident à choisir :

- **"2 disponible(s)"** (en vert) : le nombre de DP et de pilotes qui ont
  déclaré être disponibles ce jour-là (voir plus bas "Les disponibilités").
- **"Lucas Bernardini occupe deux postes en même temps (Matin)"** (en orange) :
  la même personne tient deux postes sur le même créneau, par exemple DP d'un
  bateau et pilote de l'autre. Le planning le signale sans l'interdire : c'est à
  vous de juger si c'est tenable. Être DP le matin et l'après-midi, ou DP d'un
  bateau et DP du jour, n'est pas signalé.

Les jours déjà passés sont en lecture seule.

### Étape 4 : choisir un DP ou un pilote

Cliquez sur la liste de la case voulue (par exemple Matin, Le Grand Bleu,
Directeur de Plongée). La liste propose les membres qui ont ce rôle :

![La liste des DP proposés pour un dimanche matin](screenshots/planning-bo-liste.webp)

- La ligne `--` laisse la case vide.
- **"(non déclaré)"** après un nom indique une personne qui ne s'est pas
  déclarée disponible ce jour-là, alors que d'autres l'ont fait. Vous pouvez la
  choisir quand même : c'est une indication, pas une interdiction.

Choisissez le nom : **l'enregistrement est immédiat**, il n'y a pas de bouton
"Enregistrer". La case clignote en vert pour confirmer ; en rouge si
l'enregistrement a échoué (rechargez la page et recommencez).

![La case enregistrée apparaît en vert](screenshots/planning-bo-tableau.webp)

Sur cette capture, la case du 18 octobre vient d'être enregistrée (en vert), et
la case du DP du 17 octobre porte le badge rouge **Désisté** : la personne
prévue s'est désistée, la case est à repourvoir.

Passez ainsi d'une case à l'autre. La personne choisie est prévenue
automatiquement (voir la partie 4).

### Étape 5 : changer ou retirer quelqu'un

- Pour **remplacer** une personne : choisissez un autre nom dans la même case.
  Seul le nouveau titulaire est prévenu.
- Pour **retirer** une personne : choisissez `--`. La case redevient vide.
  Personne n'est prévenu dans ce cas : informez vous-même la personne retirée.

### Étape 6 : noter les événements du jour

La colonne **Événements** accepte une courte note par jour : "Sortie club
Port-Cros", "Vacances scolaires", "Port fermé"... Tapez le texte puis cliquez
ailleurs : la note est enregistrée (le champ passe brièvement en vert). Une
journée qui porte une note reste affichée même si elle tombe en dehors des
jours de plongée cochés.

### Étape 7 : vérifier la répartition

Sous le tableau, la section **Répartition sur la période** compte les journées
assurées par chacun, rôle par rôle :

![La répartition des permanences sur la période](screenshots/planning-bo-repartition.webp)

Elle permet de vérifier d'un coup d'oeil que les permanences sont réparties
équitablement avant de publier le planning.

### Étape 8 : publier le planning en PDF

Le bouton **Exporter le planning en PDF**, au-dessus du tableau, produit la
feuille à diffuser au club : mêmes dates, mêmes jours, même filtre de rôle que
l'écran. Les cases vides restent vides sur la feuille : elle sert aussi d'appel
aux volontaires.

## 3. Depuis l'application

L'application permet de consulter et de corriger le planning depuis un
téléphone ou un ordinateur, sans passer par Dolibarr. Elle est surtout utile
pour un ajustement ponctuel ; pour remplir un trimestre, le backoffice reste
plus rapide.

### Ouvrir le planning

Sur ordinateur, ouvrez le menu **Staff** de la barre du haut, puis **Gestion
planning**. Sur téléphone, l'entrée **Gestion planning** se trouve dans la
section **Staff** de la page d'accueil.

![Le menu Staff de l'application](screenshots/planning-app-menu.webp)

### Choisir le jour

Le calendrier du mois s'affiche à gauche. Les flèches changent de mois ; un clic
sur le nom du mois revient au jour même. Sous chaque jour déjà en partie
pourvu, un compteur indique le nombre de cases remplies sur le total (par
exemple **4/10**) ; une place dont le titulaire s'est désisté n'y compte pas.

Cliquez sur un samedi ou un dimanche : le détail de la journée s'affiche à
droite, créneau par créneau, bateau par bateau.

![Le détail d'un samedi dans l'application](screenshots/planning-app-journee.webp)

Une case verte porte le nom de la personne affectée ; une case grise indique
**Non assigné**.

La liste **Tous les rôles**, en haut à droite, permet de n'afficher qu'un rôle,
par exemple les pilotes seulement.

### Affecter quelqu'un

Cliquez sur la case à remplir. Une fenêtre s'ouvre ; son titre rappelle le
bateau, le rôle et le créneau, et elle liste les membres qui ont ce rôle :

![Le choix du pilote d'un dimanche après-midi](screenshots/planning-app-choix.webp)

Cliquez sur un nom : l'affectation est enregistrée et la fenêtre se ferme. La
case passe au vert :

![Le pilote affecté apparaît dans la case](screenshots/planning-app-affecte.webp)

Pour remplacer quelqu'un, cliquez sur sa case et choisissez un autre nom. Pour
le retirer, cliquez sur sa case puis sur **Retirer l'affectation**.

Une case rouge, avec le badge **Désisté** et le nom barré, signale une personne
qui s'est désistée : la place est à repourvoir. Cliquez dessus pour choisir un
remplaçant. Le compteur sous le jour ne la compte pas comme remplie.

![Un DP désisté dans l'application](screenshots/planning-app-desiste.webp)

### Sur un téléphone

L'écran est le même, présenté en une seule colonne : le calendrier en haut, le
détail du jour en dessous. Sous chaque jour, le chiffre vert indique le nombre
de cases remplies.

![Le planning sur un téléphone](screenshots/planning-app-telephone-journee.webp)

## 4. Ce que reçoivent les DP et les pilotes

### Au moment de l'affectation

Dès que vous affectez quelqu'un, il reçoit un message "Vous êtes Directeur de
Plongée le ..." avec, en pièce jointe, un fichier d'agenda qui ajoute la
permanence à son calendrier en un clic. Selon le réglage **Canal de
notification** (Configuration du module > Planning), le message part par
e-mail, par notification dans l'application, ou les deux.

Si votre club préfère prévenir lui-même, décochez **Prévenir à l'affectation**
dans la même page.

### Avant la date

Un rappel part quelques jours avant la permanence (4 jours par défaut, réglable
par rôle dans Configuration du module > Planning). Il est envoyé par la tâche
planifiée **Rappels de planning**, qui suppose que le module Dolibarr **Travaux
planifiés** soit activé et appelé régulièrement par le serveur.

Si les rappels ne peuvent pas partir (module Travaux planifiés désactivé, ou
tâche désactivée sur une installation ancienne), la page **Configuration du
module > Planning** l'affiche dans un bandeau orange. Quand c'est la tâche qui
est désactivée, le bandeau propose un bouton **Activer les rappels**.

### Dans l'application : "Mes affectations"

Chaque DP ou pilote retrouve ses permanences à venir dans l'écran **Mes
affectations**. Comme **Mes disponibilités**, il est proposé sur la page
d'accueil de l'application à tous les membres d'un groupe de rôle (DP, pilote,
etc.) :

![Les deux écrans personnels sur la page d'accueil d'un DP](screenshots/planning-membre-accueil.webp)



![Les permanences d'un DP dans l'application](screenshots/planning-membre-affectations.webp)

Le bloc **Agenda personnel** lui permet d'abonner son agenda (Google Agenda,
Outlook, iPhone) : ses permanences s'y ajoutent et suivent ensuite tous les
changements du planning, sans rien télécharger de nouveau.

### Quand quelqu'un se désiste

S'il ne peut plus assurer une permanence, le DP ou le pilote clique sur la croix
rouge en face de la date, dans **Mes affectations**. Dans le backoffice, la case
redevient vide et porte le badge rouge **Désisté** (voir la capture de l'étape
4) ; dans l'application, la case passe en rouge avec le même badge. Il ne reste
plus qu'à choisir un remplaçant. Le PDF imprime la case vide.

## Les disponibilités

Les DP et les pilotes peuvent déclarer à l'avance les jours où ils sont
disponibles, créneau par créneau, dans l'écran **Mes disponibilités** de
l'application (sur la page d'accueil). Ils choisissent un jour, puis cochent les
créneaux qui leur conviennent ; un créneau coché passe en vert. L'étiquette en
haut à droite rappelle leurs rôles (DP, pilote...).

![Un DP déclare ses disponibilités d'un samedi](screenshots/planning-membre-disponibilites.webp)

Ce sont ces déclarations qui alimentent les repères "N disponible(s)" et "(non
déclaré)" de la vue en liste. Pensez à leur demander de remplir leurs
disponibilités avant de préparer le trimestre.

## Questions fréquentes

**Un DP ne voit pas "Mes affectations" ni "Mes disponibilités".**
Ces écrans sont proposés aux membres d'un groupe de rôle de planning (DP, pilote,
etc.). Vérifiez qu'il est dans le bon groupe, puis qu'il se reconnecte à
l'application.

**Un DP n'apparaît pas dans la liste de choix.**
Vérifiez qu'il est dans le groupe associé au rôle "Directeur de plongée" (voir
"Qui apparaît dans les listes de choix") et que son compte utilisateur est
actif.

**Il n'y a pas de liste de choix, seulement des noms.**
Soit la journée est passée (elle est alors en lecture seule), soit vous n'avez
pas le droit **Affecter les DP, pilotes et autres rôles au planning**.

**Une colonne "Autres affectations" est apparue.**
Elle regroupe, en lecture seule, les affectations qu'aucune colonne ne porte
plus : un bateau désactivé depuis, un rôle retiré du dictionnaire, ou une
affectation faite pour tout le club avant l'arrivée d'un deuxième bateau. Rien
n'est perdu : réaffectez la personne dans la bonne colonne. L'application
montre les mêmes affectations dans une rubrique **Autres affectations** du
détail de la journée.

**Le samedi de la compétition n'apparaît pas.**
Vérifiez que le samedi est coché dans **Jours de plongée** et que la période
couvre bien la date. Pour un jour exceptionnel en semaine, cochez ce jour, ou
écrivez une note dans la colonne Événements : un jour qui porte une note reste
affiché.

**Je veux préparer le trimestre suivant.**
Dans la vue en liste, changez les deux dates de **Période** puis cliquez sur
**Rafraîchir**.