Secrétariat (mode association)

L'espace secrétariat regroupe la gestion quotidienne des adhérents : adhésions, documents, certifications, cotisations, listes et exports.

Il n'est disponible qu'en mode association et requiert le droit "Secrétariat", décliné en trois niveaux : lecture, écriture et validation, selon les tâches. La gestion au quotidien se fait principalement depuis l'application mobile ; le backoffice Dolibarr sert à la configuration et aux tâches avancées.

Tableau de bord

Le tableau de bord du secrétariat affiche les tâches en attente et les alertes en cours :

Documents en attente : certificats médicaux et autres pièces à vérifier.
Certificats médicaux : échéances proches (30 jours) ou dépassées, et certificats valides.
Cotisations : adhésions à jour, expirées ou proches de l'échéance.

Chaque compteur renvoie vers la liste correspondante pour traiter les cas un par un. Le bloc Actions rapides donne un accès direct aux tâches courantes : valider les documents, voir les membres, nouvelle adhésion, gérer mes listes, envoyer une communication.

Créer un adhérent

C'est l'action la plus fréquente du secrétariat. Depuis la liste des membres ("Voir les membres" ou l'entrée "Gestion des adhérents"), cliquez sur le bouton Ajouter un adhérent.

Renseigner le formulaire

Le formulaire "Nouvel adhérent" comporte les champs suivants.

Champs obligatoires :

Prénom
Nom
Type d'adhérent : liste déroulante alimentée par les types configurés dans le module Adhésions (le premier type est pré-sélectionné par défaut).
Au moins un moyen de contact : email OU téléphone OU téléphone mobile. Si les trois sont vides, la création est refusée.

Champs facultatifs :

Email
Téléphone et Téléphone mobile
Date de naissance
Genre : Homme, Femme ou Autre.
Droit à l'image : interrupteur indiquant le consentement du membre à l'utilisation de son image.
Adresse, Code postal, Ville
Notes

Validez avec Créer l'adhérent. Un message confirme la création et vous êtes redirigé vers la fiche du nouvel adhérent.

Ce qui se passe automatiquement

Un identifiant de connexion unique est généré à partir du nom, accents retirés ; en cas d'homonymie, un suffixe numérique est ajouté.
Selon la configuration, la création peut proposer :
- Créer un compte utilisateur : génère immédiatement un accès à l'application (un email est alors nécessaire).
- Cotisation initiale : enregistre une première cotisation (montant, dates de début et de fin) et met à jour la date de fin d'adhésion.

Modifier un adhérent

Depuis la fiche d'un adhérent, l'action Modifier ouvre le même formulaire pré-rempli. Vous pouvez y ajuster les coordonnées, l'adresse, le type ou les notes.

Seuls les champs autorisés sont modifiables ; toute tentative sur un champ protégé (référence, statut, etc.) est refusée pour préserver l'intégrité des données.

Cycle de vie d'un adhérent

Le statut d'un adhérent évolue sans jamais supprimer ses données historiques :

Démission : l'adhérent passe au statut inactif. Sa fiche et son historique sont conservés.
Réactivation : réactive un adhérent démissionnaire ou exclu.
Exclusion : radie un adhérent tout en conservant sa fiche.

Pour effacer définitivement les données personnelles, utilisez l'anonymisation RGPD (voir plus bas), pas la suppression.

Provisionner un compte d'accès

Un adhérent créé sans compte peut recevoir un accès à l'application a posteriori. Depuis sa fiche, l'action Provisionner un compte crée son identifiant de connexion et affiche une seule fois le mot de passe initial à lui transmettre.

Un email est nécessaire, et l'action est refusée si l'adhérent dispose déjà d'un compte.

Valider ou rejeter un document

Les documents téléversés par les membres (certificat médical, assurance, attestation sur l'honneur, etc.) arrivent dans la file "Documents en attente" :

Valider : marque le document comme conforme. Vous pouvez saisir une date d'expiration (par exemple pour un certificat médical).
Rejeter : refuse le document. Un motif est obligatoire ; il est transmis au membre par notification, qui peut alors téléverser une nouvelle version.

Le cas le plus fréquent, le certificat médical (CACI), est détaillé pas à pas, captures à l'appui, dans Valider un CACI : contrôles à effectuer, correction des dates, effets sur le profil plongeur, refus et relances.

Valider une certification

Les certifications (niveaux de plongée, attestations) suivent un workflow de validation : vide, en attente (automatique dès qu'un membre renseigne sa certification), puis validée par le secrétariat.

Depuis la file des certifications en attente, validez celles qui sont conformes. Une certification déjà validée ne peut pas l'être une seconde fois.

Liens familiaux

Rattachez plusieurs adhérents à une même famille (par exemple un parent et ses enfants). Le lien est visible des deux côtés et permet notamment de filtrer les membres d'une même famille et de gérer les cotisations familiales. Un lien familial peut être retiré à tout moment.

Cotisations

Depuis le secrétariat comme depuis la trésorerie, enregistrez la cotisation annuelle d'un adhérent (type, montant, dates). Le montant est obligatoire. La date de fin d'adhésion du membre est mise à jour automatiquement.

Le suivi des paiements et des relances est détaillé dans la section Trésorerie.

Listes sauvegardées

Enregistrez des listes de membres construites à partir de filtres réutilisables (statut, type, qualification, échéance, etc.). Une liste sauvegardée peut être :

exécutée pour afficher les membres correspondants à tout moment ;
exportée au format CSV ou Excel ;
supprimée lorsqu'elle n'est plus utile.

Importer des adhérents (CSV)

Pour créer plusieurs adhérents en une fois, utilisez l'import CSV :

Téléchargez le modèle : il contient les colonnes attendues.
Prévisualisez votre fichier : le système affiche le nombre de lignes et un aperçu avant tout enregistrement.
Lancez l'import : les adhérents sont créés. Les lignes en doublon (même email) sont automatiquement ignorées, ce qui rend un ré-import sûr.

Le fichier doit être encodé en CSV avec le point-virgule comme séparateur.

Exports Excel, CSV et PDF

Exportez la liste des membres (filtres et colonnes de la liste courante respectés) :

CSV : fichier texte séparé par des points-virgules, avec en-tête.
Excel (XLSX) : classeur mis en forme, avec bannière d'en-tête optionnelle.
PDF : document imprimable.

Bandeaux d'export

Les exports Excel peuvent afficher une bannière d'en-tête personnalisée (logo, coordonnées du club). Vous pouvez téléverser un ou plusieurs modèles XLSX de bannière et choisir la ligne à partir de laquelle les données commencent. Un modèle par défaut se configure dans Administration > Bannière d'export.

Important : pour accepter les fichiers XLSX au téléversement, le format Excel doit être autorisé dans la configuration des envois (whitelist MIME de smartauth). Sans cette autorisation, seul l'export reste possible, pas le téléversement d'un modèle.

RGPD : anonymisation et export des données

Le module intègre deux outils de conformité RGPD :

Anonymisation (droit à l'oubli) : efface définitivement les données personnelles d'un adhérent tout en préservant la cohérence comptable et historique. Cette action est irréversible ; privilégiez la démission ou l'exclusion tant que l'effacement n'est pas demandé.
Export des données (article 15) : génère l'ensemble des données détenues sur une personne. La secrétaire peut le produire pour n'importe quel adhérent ; un membre peut le produire pour lui-même.

Campagnes de renouvellement

En fin de saison, plutôt que de relancer chaque adhérent un par un, le club lance une campagne : le secrétariat choisit ce qu'il collecte, envoie un formulaire aux adhérents concernés, et valide les réponses au fur et à mesure.

1. Créer la campagne

Depuis "Campagnes de renouvellement", cliquez sur Nouvelle campagne et renseignez son intitulé, la saison, la date de clôture et le message d'accueil affiché en tête du formulaire.

2. Choisir les données collectées

Cochez, dans le catalogue, ce que vous demandez aux adhérents : coordonnées, contact d'urgence, certificat médical, licence, assurance, niveaux et brevets, consentements. Chaque champ peut être marqué obligatoire et recevoir un texte d'aide.

Vous pouvez ajouter des questions libres propres à la campagne (participation au voyage annuel, créneau souhaité). Leurs réponses restent attachées à la campagne et n'écrivent jamais sur la fiche de l'adhérent ; elles ressortent dans l'export.

Enfin, les options payantes proviennent des catégories d'articles déjà configurées pour les adhésions (cotisation, licence, assurance, boutique).

3. Cibler les destinataires

"Ajouter tous les adhérents" reprend les adhérents actifs, ou sélectionnez-les un par un. Les membres sans adresse email sont comptés à part : ils ne peuvent pas recevoir de lien, imprimez leur formulaire ou saisissez leurs réponses à leur place.

4. Ouvrir la campagne

L'ouverture fige les données collectées et les questions : les modifier ensuite invaliderait les réponses déjà reçues. Vérifiez donc cette configuration avant d'ouvrir. Les dates, le message et les relances restent modifiables.

5. Envoyer et relancer

Envoyer les invitations adresse à chaque destinataire un lien personnel, valable jusqu'à la clôture. Le lien est volontairement réutilisable : un adhérent peut revenir compléter sa saisie, et les redirections de messagerie ouvrent parfois le lien toutes seules.

Relancer ne s'adresse qu'aux adhérents qui n'ont pas répondu. Les relances automatiques s'activent dans la configuration des rappels ; chaque campagne déclare ses propres échéances (par exemple 15, 7 et 2 jours avant la clôture). Une campagne sans date de clôture n'est jamais relancée automatiquement.

6. Valider les réponses

C'est le point central : une réponse d'adhérent ne modifie jamais sa fiche directement. Chaque information saisie arrive dans "Modifications à valider", où vous voyez côte à côte la valeur actuelle et la valeur proposée. Pour chaque ligne, vous pouvez :

Valider : la valeur est écrite sur la fiche ;
Valider en corrigeant : vous écrivez une autre valeur, celle proposée par l'adhérent restant tracée ;
Refuser : rien n'est écrit, le motif est obligatoire et l'adhérent est notifié.

Les modifications sont regroupées par membre, et un bouton permet de valider d'un coup toute la sélection. Chaque ligne reste tracée individuellement, avec son modérateur et sa date.

Cette file fonctionne aussi hors campagne : elle reçoit également les modifications qu'un adhérent fait depuis son profil dans l'application. Un membre du secrétariat, lui, continue d'écrire directement.

7. Suivre et clôturer

Le tableau de suivi indique, pour chaque destinataire, l'état de sa réponse, la date d'envoi, d'ouverture et de réponse, le nombre de relances et ce qu'il reste à valider. Les adhérents ayant répondu "je ne renouvelle pas" apparaissent avec leur motif et ne sont plus relancés.

Exporter produit un classeur reprenant tous les destinataires, y compris ceux qui n'ont pas répondu, avec les réponses aux questions libres et les options choisies.

Clore ferme la saisie : les liens ne fonctionnent plus. La validation des modifications déjà reçues reste possible après la clôture.

8. Facturer les options

Depuis une réponse dont les modifications ont été traitées, "Générer la facture d'adhésion" reprend les options choisies et crée la facture interne habituelle, que vous ajustez avant validation. Cette facture reste un outil de suivi, jamais transmise à l'adhérent.

Cas particuliers

Enfants mineurs : un parent responsable légal répond pour ses enfants mineurs dans le même formulaire. Leurs modifications arrivent dans la file au nom de l'enfant. Un enfant majeur répond pour lui-même.
Consentements : droit à l'image, communications, partage fédération. La case cochée par l'adhérent enregistre l'accord et sa date. Pour proposer un nouveau consentement (règlement intérieur, autorisation parentale), ajoutez la paire de champs complémentaires consent_xxx et consent_xxx_date sur les adhérents : elle apparaît automatiquement dans le catalogue.
Justificatifs refusés : ils restent consultables jusqu'à la purge de la campagne, pour traiter une contestation.
Purge : les campagnes closes depuis plus de 24 mois (délai configurable) sont supprimées automatiquement avec leurs liens et leurs réponses. Les documents validés et l'historique des validations sont conservés.

Actions de masse

Depuis la liste des membres, effectuez des actions groupées :

Créer des comptes utilisateurs
Ajouter ou retirer une qualification
Ajouter à un groupe de droits, ou en retirer

Les qualifications sont informatives (compétences du plongeur) ; les groupes de droits sont fonctionnels (ils donnent des permissions dans l'application). Ce sont deux notions distinctes.

L'application mobile offre les mêmes actions de masse, et y ajoute les listes et audiences (groupes de diffusion, qui ne donnent aucun droit). Les deux familles de groupes, leurs règles et les écrans qui les modifient sont détaillés dans Groupes et audiences.