Envoyer un mail plus tard
Vous répondez le soir ou le week-end, mais vous préférez que le client reçoive le mail lundi à 8 h. Ou vous voulez relancer un fournisseur à une date donnée sans avoir à y penser. Capmail garde le mail écrit et l'envoie à l'heure choisie, en votre nom.
Étapes
- Écrivez votre message comme d'habitude, dans le formulaire de réponse (y compris un transfert) ou de nouveau message. Les pièces jointes sont gardées avec lui.
- À côté du bouton d'envoi, cliquez sur Envoyer plus tard.
- Choisissez un moment :
- Demain matin (8 h), Demain après-midi (14 h) ou Lundi matin (8 h). L'heure exacte est affichée en face de chaque choix ;
- ou À une date précise : réglez la date et l'heure, puis cliquez sur Programmer.
Le message "Envoi programmé le ..." confirme l'heure. Le formulaire se ferme, rien n'est encore parti.
Suivre, annuler ou envoyer tout de suite
Tant qu'un mail attend, une bulle Programmés apparaît en haut de la liste du Lead Mode, avec le nombre de mails en attente. Elle ouvre la liste de vos mails programmés :
- Envoyer maintenant fait partir le mail immédiatement ;
- Annuler l'abandonne : il ne partira pas, ses pièces jointes sont supprimées ;
- une fois parti, la ligne passe en Envoyé avec l'heure réelle d'envoi, et Voir le mail envoyé ouvre sa fiche.
La liste garde aussi les mails partis ou annulés depuis un mois. Chacun ne voit que ses propres mails programmés.
Ce que ça fait
À l'heure dite, le mail part exactement comme un envoi immédiat : depuis l'adresse choisie dans Expéditeur, avec ses copies, ses pièces jointes, sa copie dans le dossier "Envoyés" et son enregistrement dans l'historique du tiers.
Pour une réponse, le mail d'origine passe en état Répondu au moment où la réponse part, pas avant. L'archivage automatique après réponse ne s'applique pas à un envoi programmé.
Bon à savoir
- Le moment choisi est celui de votre navigateur : "demain 8 h" est 8 h à votre heure.
- Ce qui est vérifié tout de suite : le destinataire, l'objet et votre droit d'envoyer depuis l'adresse choisie. Un mail qui ne pourrait pas partir est refusé dès que vous le programmez, pas le lendemain.
- Vos droits au moment du départ : si votre droit d'envoi vous est retiré entre-temps, ou si votre compte est désactivé, le mail ne part pas.
- La réponse rapide sous le message ne propose pas l'envoi différé : ouvrez le formulaire complet.
Si ça ne marche pas
- Le mail reste "En attente" après l'heure prévue : les envois programmés partent par les travaux planifiés de Dolibarr, vérifiés toutes les cinq minutes. Le module Travaux planifiés doit être activé et lancé régulièrement par le serveur. Un bandeau le signale sur la liste quand le module est désactivé. Demandez à votre administrateur (voir Configuration). En attendant, Envoyer maintenant fait partir le mail.
- La ligne passe en "Échec" : la raison est affichée sous l'état. Après un échec du serveur d'envoi, Capmail réessaie deux fois, à dix minutes d'intervalle, avant d'abandonner. Corrigez la cause puis cliquez sur Envoyer maintenant.
- "Envoi interrompu" : le serveur s'est arrêté pendant l'envoi. Le mail est peut-être parti : regardez le dossier "Envoyés" avant de cliquer sur Envoyer maintenant, Capmail ne le renvoie jamais de lui-même.