Attribuer un mail à un collègue

Attribuer un mail à un collègue

Sur une boîte partagée comme contact@, tout le monde voit les mêmes mails. Sans convention, une demande reste sans réponse parce que chacun pense qu'un autre s'en occupe, ou reçoit deux réponses différentes. Capmail permet de dire qui la prend en charge, et montre qui l'a déjà ouverte.

Prendre un mail ou le confier

Dans la prévisualisation du Lead Mode, sous l'expéditeur et les étiquettes, cliquez sur Attribuer :

  • Je m'en occupe vous attribue le mail ;
  • le nom d'un collègue le lui confie ;
  • Rendre à l'équipe retire l'attribution.

Une fois attribué, le bouton affiche le nom de la personne (ou "Vous"), et son survol la date de l'attribution. Dans la liste, les initiales de la personne apparaissent sur la ligne du mail.

Depuis la fiche d'un mail, la ligne Attribué à propose la même liste.

Mail d'une boîte partagée attribué à une collègue, avec la liste de qui l'a lu

Qui peut recevoir un mail

Seuls les collègues qui peuvent lire ce mail sont proposés : ceux qui ont le droit de lecture du module Capmail et l'accès à la boîte dans la matrice des droits. Un mail ne peut donc pas être confié à quelqu'un qui ne le verrait pas.

Un mail privé (boîte personnelle) ne propose ni attribution ni "Lu par" : il n'a qu'un lecteur.

Lu par

À côté du bouton, Lu par liste les collègues qui ont ouvert le mail, dans le Lead Mode ou sur sa fiche. Le survol d'un nom donne la date de la première ouverture, celle de la dernière, et le nombre d'ouvertures. Vous n'apparaissez pas dans votre propre liste.

"Lu par" ne change rien à l'état lu ou non lu du mail, qui reste commun à toute l'équipe : c'est une information, pas un statut.

Retrouver ses mails

  • La bulle À moi, en haut de la liste, apparaît dès qu'un mail vous est attribué. Son compteur donne les mails qui vous sont attribués et sont encore dans la boîte de réception.
  • Dans la recherche avancée, le menu Attribution filtre sur À moi ou Non attribués, pour voir ce que personne n'a encore pris.

Archiver un mail ne retire pas son attribution : on sait toujours qui l'a traité.

Voir aussi

Archiver un mail Consulter les échanges depuis la fiche d'un tiers