Utilisation

Créer une intervention dans Dolibarr

SmartInterventions s'appuie sur les fiches d'intervention natives de Dolibarr. Pour créer une intervention :

1. Allez dans le menu GRC > SmartInterventions
2. Créez une nouvelle fiche d'intervention en renseignant le tiers, la description et les champs ajoutés par le module

Champs spécifiques SmartInterventions

Lors de la création ou de la modification d'une intervention, plusieurs champs supplémentaires sont disponibles :

États avancés des interventions

SmartInterventions introduit un cycle de vie détaillé avec 11 états :

Application smartphone

Installation sur l'écran d'accueil (PWA)

L'application SmartInterventions est une Progressive Web App (PWA). Elle peut être installée sur l'écran d'accueil de votre smartphone pour fonctionner comme une application native :

1. Ouvrez l'adresse de l'application dans le navigateur de votre smartphone
2. Sur Android (Chrome) : appuyez sur le menu (trois points) puis Installer l'application ou Ajouter à l'écran d'accueil
3. Sur iOS (Safari) : appuyez sur l'icône de partage puis Sur l'écran d'accueil

Une fois installée, l'application s'ouvre en plein écran sans barre de navigateur, comme une application native.

Connexion

1. Depuis l'onglet Smartphones de la configuration, scannez le QR Code avec votre smartphone ou saisissez l'adresse affichée
2. Connectez-vous avec vos identifiants Dolibarr (authentification via SmartAuth)

Identification de l'appareil

Lors de la première connexion, l'application demande d'identifier l'appareil utilisé :

• Si des appareils sont déjà enregistrés : sélectionnez votre appareil dans la liste, ou choisissez Mon appareil n'apparaît pas pour en enregistrer un nouveau
• Si aucun appareil n'est enregistré : saisissez un nom descriptif pour votre appareil (par exemple "Portable de Jean")

Cette identification permet de gérer plusieurs appareils par technicien.

Page d'accueil

Après connexion, le technicien accède à la page d'accueil qui affiche un message de bienvenue et des compteurs-raccourcis cliquables. Chaque compteur ouvre la liste correspondante sur la page des interventions :

Les deux derniers raccourcis ne s'affichent que pour les profils autorisés à voir les interventions non assignées.

La barre du bas comporte trois entrées fixes (non configurables) : Accueil, Interventions et Clients.

Synchronisation

Sur smartphone, la synchronisation se déclenche par un geste de tirage vers le bas (pull-to-refresh) depuis la page d'accueil, ou manuellement depuis les Paramètres. (Sur tablette et bureau, un bouton de synchronisation est disponible.) Elle met à jour, étape par étape :

• La configuration de l'application (et les droits)
• Le catalogue produits
• Vos clients
• Vos interventions
• Les interventions urgentes
• Les interventions non assignées
• Les interventions urgentes non affectées

Chaque étape affiche un indicateur de progression. Une coche verte confirme la réussite, une croix rouge signale un échec.

Vue calendrier

L'application propose une vue calendrier accessible depuis la page des interventions (icône calendrier en haut à gauche). Cette vue affiche :

• Un bandeau horizontal de navigation avec les jours du mois en cours
• Des pastilles rouges indiquant le nombre d'interventions par jour
• Les interventions regroupées par date

Vous pouvez :

• Naviguer entre les mois avec les flèches gauche/droite ou les listes déroulantes mois/année
• Sélectionner un jour pour filtrer les interventions de cette date
• Sélectionner une plage de dates en cliquant sur un premier jour puis sur un second

La vue calendrier peut être activée par défaut dans les paramètres de l'application (voir Paramètres de l'application).

Recherche

Sur la page des interventions, l'icône de recherche (loupe en haut à droite) ouvre une barre de recherche. La recherche filtre en temps réel sur la référence de l'intervention, le libellé, la date et le nom du client.

Consulter une intervention

En sélectionnant une intervention dans une liste, le technicien accède au détail :

• Informations du tiers et adresse
• Date et heure prévues, durée estimée
• Description de la mission
• Historique des lignes d'intervention
• Champs étendus (extrafields) en lecture seule ou en saisie
• Formulaire de schéma de données (si un type d'intervention est associé)

Réaliser une intervention

1. Saisissez le compte rendu dans le champ dédié
2. Indiquez la durée effective
3. Prenez des photos si nécessaire
4. Renseignez les champs étendus et les formulaires de schéma
5. Validez l'envoi

Brouillons et sauvegarde automatique

Lorsque vous remplissez un compte rendu, l'application sauvegarde automatiquement votre saisie en brouillon. Si vous quittez le formulaire sans avoir soumis le compte rendu, une fenêtre vous propose d'enregistrer le brouillon.

Les brouillons sont conservés localement sur l'appareil. Vous pouvez reprendre la saisie ultérieurement en retournant sur la fiche d'intervention concernée.

En cas de perte de connexion au moment de la soumission, le brouillon est automatiquement préservé pour un envoi ultérieur.

Choix du statut à la soumission

À l'ouverture du formulaire, l'intervention passe automatiquement au statut En cours. À la soumission, deux actions sont proposées :

• Sauvegarder -- L'intervention passe au statut À compléter : elle est réalisée mais vous pourrez y revenir.
• Clôturer et signer -- L'intervention passe au statut Terminée après la capture des signatures (technicien puis client).

Prendre des photos

L'application permet de prendre des photos directement depuis le smartphone. Les photos sont liées à la fiche d'intervention et apparaissent dans le dossier PDF généré.

Le redimensionnement des photos est configurable (voir Configuration > Onglet Smartphones).

Proposer la prise de photos dans l'application

Pour que l'application affiche une icône Prendre une photo dans le formulaire de compte rendu, il faut déclarer au moins un champ photo sur les fiches d'intervention. Un champ photo est un extrafield Dolibarr attaché à l'objet fichinter dont le nom commence par le préfixe smartphoto_. Ce préfixe est reconnu par SmartInterventions et l'application mobile le transforme automatiquement en bouton de prise de vue.

Champs photo créés par défaut

À l'activation du module, SmartInterventions crée trois champs photo prêts à l'emploi :

Ces trois champs sont également ajoutés automatiquement à la liste Champs en lecture/écriture (paramètre SMARTINTERVENTION_ADD_EXTRAFIELDS_RW) lorsque celle-ci est vide, afin d'être visibles depuis l'application mobile sans configuration supplémentaire.

Ajouter d'autres champs photo

Pour proposer d'autres prises de vue (par exemple une photo de plaque signalétique ou de numéro de série) :

1. Allez dans Accueil > Configuration > Modules > Interventions > Attributs supplémentaires
2. Cliquez sur Nouvel attribut et renseignez :
   • Libellé : ce qui s'affichera sur le smartphone (par exemple "Photo plaque")
   • Code : un code commençant par smartphoto_ (par exemple smartphoto_plaque)
   • Type : Chaîne de caractères (varchar) avec une taille de 255
3. Enregistrez le champ
4. Allez dans Configuration du module SmartInterventions > onglet Smartphones et ajoutez le code du champ (sans le préfixe options_) à la liste Champs extra en lecture/écriture (séparés par des virgules)
5. Les techniciens doivent se synchroniser depuis l'application pour que le nouveau champ apparaisse

L'ordre d'affichage dans l'application suit la position définie sur l'extrafield.

Autres types de médias

Le même mécanisme s'applique à d'autres médias :

Auto-affectation

Depuis les listes Non affectées ou Urgences, le technicien peut s'attribuer une intervention en confirmant l'action. L'intervention apparaît ensuite dans sa liste personnelle.

Ajouter des produits, pièces et consommables à l'intervention

Quand l'administrateur a configuré au moins une catégorie de produits accessible (voir Configuration > Onglet Produits/Services), une section Pièces et fournitures apparaît dans le formulaire d'intervention sur l'application mobile.

Décrite en détail dans Application mobile et Pièces et fournitures, cette section permet de saisir les produits et pièces consommés ou posés : recherche au catalogue, scan code-barres, rôle de la ligne (consommable, nouvel équipement, pièce de remplacement, pièce déposée seule), quantité, numéro de lot ou de série, le tout en fonctionnant entièrement hors ligne.

Le catalogue est mis en cache localement sur l'appareil pour fonctionner hors-ligne. Il se synchronise à la première utilisation et à chaque fois qu'une nouvelle version est détectée côté serveur ; un bouton permet aussi de le rafraîchir manuellement.

Visibilité de la section : elle n'apparaît que si l'administrateur a sélectionné au moins une catégorie de produits dans la configuration. Si vous ne la voyez pas, demandez à votre administrateur de configurer le catalogue.

Annoter une photo avec un Produit/Service

En plus de la liste globale des Produits/Services consommés, le technicien peut déposer un produit du catalogue directement sur une photo de l'intervention. Cette fonctionnalité est utile pour identifier visuellement un élément remplacé, posé ou défectueux.

Sur une photo prise depuis l'application mobile, appuyez sur une zone de la photo : un menu propose deux types d'annotation, Note (commentaire libre) et Produit (référence du catalogue). Sélectionnez Produit pour ouvrir le catalogue, choisir le produit et saisir une quantité. Une icône colorée est posée sur la photo à l'endroit annoté ; vous pouvez la déplacer, changer le produit ou la supprimer.

Les produits annotés sur les photos sont automatiquement ajoutés à la liste globale des Produits/Services consommés de l'intervention (et donc aussi au décrément de stock si celui-ci est activé). Vous n'avez pas besoin de les saisir une seconde fois dans la section principale.

Décrément automatique du stock

Quand l'administrateur a activé l'option Décrémenter le stock sur "Au passage en statut Terminée" (voir Configuration > Section Stock), le stock des produits consommés sur une intervention est automatiquement retiré de Dolibarr lorsque l'intervention bascule au statut Terminée.

Le mécanisme :

• L'entrepôt utilisé est en priorité celui défini sur la fiche utilisateur du technicien (champ "Entrepôt du technicien (SmartInterventions)"). À défaut, l'entrepôt par défaut configuré dans l'onglet Produits/Services est utilisé.
• Si ni l'un ni l'autre n'est défini, le décrément est ignoré et un email d'alerte est envoyé à l'adresse configurée dans l'onglet Notifications (si renseignée).
• L'opération est idempotente : même si une intervention repasse plusieurs fois par le statut "Terminée" (par exemple après une correction), le mouvement de stock n'est appliqué qu'une seule fois.
• Le mouvement de stock apparaît dans l'historique Dolibarr du produit comme un mouvement standard, avec la référence de l'intervention comme libellé.

Cas particulier des services : si un Produit/Service de type "Service" est ajouté à l'intervention, il n'est pas décrémenté du stock (Dolibarr ne gère pas de stock pour les services). Seuls les produits sont retirés du stock.

Facturer une intervention au client

Quand vous générez une facture client depuis une intervention SmartInterventions, les Produits/Services consommés (qu'ils aient été ajoutés via la liste globale ou via une annotation sur photo) sont automatiquement transférés en lignes de facture avec leur quantité, leur prix de vente et leur TVA.

Le bouton standard Dolibarr Créer facture sur la fiche intervention reste utilisé : aucune manipulation supplémentaire n'est nécessaire. Le clonage natif de Dolibarr ne récupère pas par défaut le produit, le prix et la TVA des lignes d'intervention (il se limite à la description et à la durée) ; SmartInterventions intercepte cette étape pour enrichir les lignes facture à partir des produits attachés.

Option Stock à la facturation : si l'administrateur a choisi "À la validation de la facture client" dans la section Stock, le décrément du stock se déclenche au moment où vous validez la facture (et non plus au passage de l'intervention en statut Terminée).

Tableau de bord "Produits/Services consommés"

SmartInterventions fournit une page de suivi accessible depuis le menu GRC > SmartInterventions > Produits/Services consommés. Cette page agrège, sur une période donnée, l'ensemble des produits utilisés par les techniciens sur leurs interventions.

Filtres disponibles :

• Période : date de début et date de fin (intervention prise en compte selon sa date d'intervention).
• Technicien : liste des intervenants actifs.
• Fournisseur : filtre selon le fournisseur préféré de chaque produit (configuré sur la fiche produit Dolibarr).
• Catégorie produit : restreint la sélection aux catégories autorisées par l'administrateur.

Le tableau regroupe les lignes par produit et présente la quantité totale consommée, le prix d'achat fournisseur et le total HT par produit. Les interventions déjà liées à un bon de commande fournisseur sont automatiquement masquées de la liste pour éviter les doubles commandes.

Générer un bon de commande fournisseur

Depuis le tableau de bord, cochez les lignes que vous souhaitez réapprovisionner puis cliquez sur Générer le bon de commande. SmartInterventions :

1. Regroupe les produits sélectionnés par fournisseur préféré.
2. Crée une commande fournisseur Dolibarr en brouillon par fournisseur, avec le prix d'achat connu pour chaque ligne.
3. Lie chaque commande aux interventions contributrices via le mécanisme de liaison standard Dolibarr (element_element). Ces interventions disparaissent alors du tableau pour éviter une seconde commande.

La page de la commande fournisseur s'ouvre ensuite pour vous permettre d'ajuster avant validation et envoi au fournisseur.

Permissions requises : lecture des Produits/Services SmartInterventions, plus la permission Dolibarr standard "Commande fournisseur > Créer" pour la génération du BDC.

Signatures

SmartInterventions gère deux signatures distinctes par intervention : celle du technicien et celle du client. Elles sont stockées dans des colonnes séparées en base et affichées côte à côte dans les PDF générés.

Signature dans le formulaire (mode par défaut)

Quand le technicien appuie sur Clôturer et signer, un popup de signature s'ouvre en deux étapes successives : d'abord la Signature technicien, puis la Signature client. Le technicien signe, passe l'appareil au client qui signe à son tour, et le compte rendu est alors soumis. Les deux signatures sont persistées dans les colonnes si_sign_tech et si_sign_customer, puis peintes côte à côte dans le PDF.

Ce mode fonctionne en ligne comme en mode hors-ligne et ne dépend pas des options "Activer la signature des fiches d'intervention" ni du statut de l'intervention -- la capture des deux signatures fait partie de la clôture.

Signature en ligne après validation

Pour les situations où le client n'est pas présent au moment de la rédaction du compte rendu (intervention à distance, signature renvoyée par e-mail plus tard), un mode complémentaire est disponible. Quand l'option Activer la signature des fiches d'intervention est cochée et que l'intervention passe au statut Terminé, un popup s'affiche après l'envoi du formulaire avec deux possibilités :

• Faire signer le client immédiatement sur le même appareil (pseudo-signature)
• Afficher un lien que le technicien peut transmettre au client pour qu'il signe depuis son propre navigateur

Selon la configuration :

• La signature en ligne n'est proposée que pour les interventions validées (par défaut)
• L'option Demander la signature quel que soit le statut étend cette proposition à tous les statuts

La signature recueillie par ce mode est elle aussi stockée dans si_sign_customer, le PDF est ensuite régénéré pour intégrer l'image.

Intégration UptoSign

Si le module complémentaire UptoSign est installé et l'option activée, un lien vers la signature électronique UptoSign est automatiquement affiché après l'envoi du formulaire d'intervention.

Paramètres de l'application mobile

L'application mobile dispose d'une page de paramètres accessible depuis le menu. Ces réglages sont propres à chaque appareil et à chaque utilisateur.

Langue et formats

Interface

Interventions

Stockage

Cette section affiche la liste des utilisateurs précédemment connectés sur cet appareil. Vous pouvez supprimer un utilisateur enregistré en cliquant sur son nom.

Réinitialisation et déconnexion

• Réinitialiser : remet tous les paramètres à leurs valeurs par défaut
• Déconnexion : vous déconnecte de l'application

Génération de documents PDF

SmartInterventions propose deux modèles de documents PDF :

Modèle basique

Fiche d'intervention standard avec toutes les photos de l'intervention incluses.

Modèle Dossier complet

Dossier technique multipage comprenant :

• Page de garde avec arrière-plan personnalisable, référence et détails de l'intervention
• Pages de contenu avec arrière-plan personnalisable, détail de chaque action réalisée (date, durée, description)
• Photos de l'intervention, automatiquement intégrées et numérotées
• Annexes : pièces jointes PDF de l'intervention (filtrage par mot clé possible)

Pour activer ce modèle, rendez-vous dans l'onglet PDF de la configuration du module, puis sélectionnez-le dans Accueil > Configuration > Modules > Interventions > Modèles de document.

Modèle Éditeur visuel (schemalayout)

Ce modèle génère un PDF à partir d'une mise en page conçue dans l'éditeur visuel (voir Configuration > Éditeur visuel). Les champs du formulaire d'intervention sont automatiquement injectés dans les emplacements définis par la mise en page. Ce modèle est particulièrement adapté aux interventions utilisant des schémas de données personnalisés.

Modèle Schéma (smartscheme)

Ce modèle lit le bloc pdf_layout embarqué dans le JSON du schéma d'intervention (norme schemaCapRel v1.1) et produit le PDF sans mise en page manuelle.

Il prend en charge, sans configuration :

• une page de garde avec titre et fond personnalisables (cover_page)
• des sections typées : single_column, two_columns, three_columns, checklist, inline, full_width, highlight_box, signature_block, table et photos
• les tableaux de lignes d'intervention (source: object_lines)
• les galeries de photos issues des extrafields smartphoto_* avec numérotation automatique
• des conditions d'affichage (when) sur les sections et les champs
• la concaténation d'annexes PDF (annexes)
• les signatures technicien et client (signature_block)

Pour activer ce modèle comme modèle par défaut, rendez-vous dans Accueil > Configuration > Modules > Interventions > Modèles de document et sélectionnez smartscheme.

À l'import d'un schéma par Configuration > Éditeur qui ne contient pas de bloc pdf_layout, SmartInterventions en génère un automatiquement (version 1.1) à partir de la liste des extrafields : les smartphoto_* vont dans une galerie, les booléens dans une checklist, les text/html en pleine largeur, les signatures dans un bloc dédié et le reste en deux colonnes. Vous pouvez ensuite remplacer ce bloc par un layout sur mesure dans le JSON du schéma si besoin.

Envoi automatique du compte rendu

Lorsque l'option est activée (globalement ou sur une intervention spécifique), le compte rendu PDF est envoyé par email au client à la clôture de l'intervention sur l'application. Le modèle de mail utilisé est celui configuré dans l'onglet Notifications.