Notifications client de planning (J-4 / J-1)

Pour les interventions planifiées chez un client, SmartInterventions peut prévenir automatiquement le client avant le rendez-vous : un premier e-mail quelques jours avant (J-4 par défaut) puis un rappel la veille (J-1). Le client ouvre une page web personnelle où il peut confirmer le rendez-vous ou proposer un autre créneau avec un commentaire. Le gestionnaire est alors notifié et valide la demande en back-office.

Tout est facultatif et désactivé par défaut. Les interventions internes (datacenter, opérations techniques) ne sont jamais notifiées : seules les interventions explicitement marquées le sont.

Activer la fonctionnalité

Dans Configuration du module > onglet Notifications, quatre réglages pilotent les notifications client :

• Activer les notifications client de planning -- interrupteur principal (désactivé par défaut).
• Délai du premier e-mail (jours avant) -- nombre de jours avant la date d'intervention pour le premier e-mail d'information. Valeur par défaut : 4 (envoi à J-4).
• Délai du rappel (jours avant) -- nombre de jours avant la date d'intervention pour le rappel. Valeur par défaut : 1 (envoi à J-1).
• E-mail du gestionnaire (réponses client) -- adresse notifiée quand un client confirme ou demande un autre créneau. À défaut, l'adresse d'alerte du module est utilisée.

Tâche planifiée à activer une fois. Comme le retour qualité, l'envoi repose sur une tâche planifiée (cron) quotidienne, livrée désactivée. Activez-la dans Accueil > Administration > Tâches planifiées (Cron). Le module "Tâches planifiées" de Dolibarr doit être actif.

Choisir les interventions à notifier

Une fois la fonctionnalité activée globalement, vous décidez intervention par intervention si le client doit être prévenu. Dans l'onglet Relation client de la fiche intervention (back-office), la section "Notifications préalables" affiche un bouton Activer / Désactiver.

• Par défaut, une intervention n'est pas notifiée (opt-in).
• Cliquez sur Activer pour que le cron envoie les e-mails J-4 / J-1 à son client.
• Seules les interventions planifiées (statut validée ou planifiée) dont la date d'intervention est renseignée et dont le client a un e-mail sont prises en compte.

Les e-mails reçus par le client

• À J-4, le client reçoit un e-mail l'informant de la date prévue, avec un lien personnel.
• À J-1, il reçoit un rappel ("nous passons demain") avec le même lien.

Chaque e-mail n'est envoyé qu'une seule fois : relancer le cron le même jour ne renvoie pas un doublon.

La page de confirmation / report

Le lien ouvre une page publique (sans connexion à Dolibarr), protégée par un jeton unique. Elle affiche le créneau prévu et propose deux options :

• Je confirme ce rendez-vous -- le rendez-vous passe au statut "Confirmé".
• Je souhaite proposer un autre créneau -- le client saisit une nouvelle date / heure (dans le futur) et un commentaire facultatif. La demande passe au statut "Report demandé".

Dans les deux cas, le gestionnaire est notifié par e-mail et le client voit un message de remerciement. Le lien ne sert qu'une fois : une nouvelle ouverture rappelle l'état déjà enregistré, et passé la date du rendez-vous le lien expire.

Valider la réponse en back-office

Quand un client demande un autre créneau, le gestionnaire le voit sur la fiche intervention (bloc "Notifications client" : statut, dates d'envoi J-4 / J-1, créneau proposé, commentaire). Deux boutons permettent de trancher :

• Accepter le créneau proposé -- la date de l'intervention est mise à jour avec le créneau proposé par le client, et le statut passe à "Replanifié".
• Refuser -- la date initiale est conservée et le statut passe à "Refusé".

Une liste récapitulative est disponible dans le menu Commercial > Interventions > "Validations clients" : elle présente toutes les notifications (date, intervention, client, créneau prévu, statut, envois J-4 / J-1, créneau proposé) avec un filtre par statut. La fiche intervention reste le point d'entrée pour accepter ou refuser.

Bon à savoir

• Les notifications sont stockées dans une table dédiée du module, à raison d'une ligne par intervention notifiée, indépendante des champs d'intervention.
• Les envois sont au mieux : si l'adresse d'expéditeur du module n'est pas configurée, ou si le client n'a pas d'e-mail, rien n'est envoyé et la raison est tracée dans les logs.
• L'envoi de SMS (en complément du mail) n'est pas encore disponible : cette première version couvre le mail J-4 / J-1 et le portail de confirmation. Le SMS est prévu dans une phase ultérieure (il dépend d'un fournisseur tiers).
• Sur une installation existante, désactivez puis réactivez le module pour créer la nouvelle table, la colonne d'opt-in et l'entrée de tâche planifiée.