Groupes et audiences
Le mot "groupe" désigne deux choses différentes dans le module, et la confusion entre les deux a des conséquences : l'une ne fait que constituer des listes, l'autre distribue des pouvoirs. Les écrans les présentent toujours séparément et sous le même nom partout.
Listes et audiences
Ce sont les groupes de personnes du module. Ils servent à constituer des destinataires et des listes : un mailing, un sondage, les participants d'un stage, l'infolettre du club. Ils ne donnent aucun droit : y ajouter quelqu'un ne change rien à ce qu'il peut faire dans l'application.
Un groupe peut réunir des adhérents, des contacts et des utilisateurs dans le même ensemble, ce que les catégories de Dolibarr ne savent pas faire.
Qui peut les modifier : le secrétariat.
Rôles et accès
Ce sont les groupes utilisateurs de Dolibarr. Ce sont eux qui déterminent qui est directeur de plongée, pilote, moniteur, membre du bureau, trésorier ou secrétaire. Cocher une de ces cases donne les droits correspondants, la décocher les retire.
Deux conséquences à connaître :
- un adhérent sans compte utilisateur ne peut appartenir à aucun groupe de ce type. L'écran l'indique au lieu de proposer une case inutile : il faut d'abord lui créer un accès ;
- la modification est réservée aux personnes autorisées à affecter les comptes aux groupes dans Dolibarr. Un secrétariat sans ce droit voit la liste, mais en lecture seule.
La correspondance entre un rôle (directeur de plongée, pilote...) et le ou les groupes qui l'accordent se règle dans Configuration > DoliScubaDiving > Rôles. L'écran de la fiche adhérent rappelle, sous chaque groupe, les rôles qu'il accorde.
Depuis l'application mobile
Sur la fiche d'un adhérent
La fiche d'un adhérent comporte une section Groupes, avec les deux familles l'une au-dessus de l'autre. Les cases se cochent et se décochent directement, l'enregistrement est immédiat.
Certaines lignes ne sont pas modifiables. Le motif est toujours affiché sous la ligne, parmi :
| Motif | Signification |
|---|---|
| Appartenance héritée d'une source | La personne entre dans ce groupe par une catégorie, une liste enregistrée ou un autre groupe. Il faut modifier cette source, pas la fiche |
| Groupe géré par son objet d'origine | Le groupe appartient à une sortie ou à une formation, qui en pilote le contenu |
| Sans compte utilisateur | L'adhérent n'a pas d'accès, aucune affectation de droits n'est possible |
| Droit insuffisant | Votre profil ne permet pas de modifier cette affectation |
Sur plusieurs adhérents à la fois
Depuis la liste des adhérents :
- sélectionnez les personnes concernées (sur téléphone, appuyez d'abord sur Sélectionner ; sur tablette et sur ordinateur, les cases sont directement visibles) ;
- ouvrez Groupes ;
- choisissez la famille (listes et audiences, ou rôles et accès), puis le groupe ;
- cliquez sur Ajouter au groupe ou Retirer du groupe.
Le résultat indique combien de personnes ont été traitées. Si certaines ont été ignorées, elles sont nommées avec leur motif : typiquement un adhérent sans compte utilisateur lors d'une affectation de rôle. C'est volontaire, afin qu'une réussite partielle ne passe pas pour une réussite complète.
Filtrer une liste par groupe
En tête de la liste des adhérents, deux rangées de chips reprennent les deux familles. Un clic sur un groupe restreint la liste à ses membres ; un second clic sur le même chip, ou le chip Tous, lève le filtre. Un seul groupe à la fois, et le filtre se combine avec les autres (adhésion, certificat médical, recherche).
Les exports suivent ce qui est affiché. Le CSV et le PDF lancés sur une liste filtrée ne contiennent que ce groupe, et le PDF porte son nom dans le titre et dans le nom du fichier : la liste des pilotes imprimée dit "pilotes". C'est la façon de sortir rapidement la liste papier d'un groupe.
L'annuaire du club propose le même filtre, mais restreint à ce que tout membre peut voir : les listes publiées aux membres, et les groupes de droits qui correspondent à un rôle du club (pilote, moniteur, bureau...). Une liste réservée à l'encadrement n'y est pas proposée, et une tentative de l'utiliser malgré tout ne renvoie personne.
Depuis le back-office
- La liste des profils d'adhérents (Secrétariat > Profils) propose un filtre et une colonne "Rôles et accès", ainsi que les actions de masse "Ajouter à un groupe de droits" et "Retirer d'un groupe de droits".
- Les listes et audiences se gèrent aussi depuis Secrétariat > Groupes de personnes, mais vues depuis le groupe : on ouvre un groupe et on y ajoute des personnes, des catégories ou des listes.
Ce que les groupes ne sont pas
- Le type d'adhérent (membre actif, jeune, bienfaiteur...) est une catégorie de cotisation. Il n'a rien à voir avec les deux familles ci-dessus.
- Une catégorie Dolibarr est une étiquette. Elle peut alimenter une liste ou une audience, mais elle ne donne pas de droit.
- Une palanquée est un groupe de plongeurs sur une sortie, géré depuis la fiche de sécurité.