FAQ

Compte et connexion

Comment créer un compte UptoSign ?

Renseignez vos identifiants dans l'onglet Serveur de la configuration, cochez Accepter les conditions générales UptoSign, cliquez sur Enregistrer puis sur Tester la connexion. Si le compte n'existe pas sur le serveur choisi, le module le crée automatiquement. Vous pouvez aussi créer un compte directement sur uptosign.com.

Le test de connexion échoue, que faire ?

Vérifiez que :

1. L'adresse e-mail et le mot de passe sont corrects
2. La case Accepter les conditions générales UptoSign est cochée : sans elle, les boutons n'apparaissent pas
3. Le serveur choisi (production ou démonstration) est bien celui de votre compte

Si le mot de passe ne correspond pas à un compte existant, utilisez le bouton Réinitialisation du mot de passe proposé par le module.

Puis-je utiliser le serveur de démonstration pour tester ?

Oui. Le serveur de démonstration est gratuit et permet d'essayer toutes les fonctionnalités sans consommer votre quota de signatures. Les documents signés sur ce serveur n'ont pas de valeur légale.

Comment fonctionne UptoSign avec plusieurs entités (Multisociété) ?

Chaque entité a son propre compte UptoSign : configurez l'onglet Serveur dans chaque entité. Les documents à signer sont lus, et les documents signés enregistrés, dans l'entité qui possède le document Dolibarr, même si vous lancez la procédure depuis une autre entité. La procédure appartient au compte UptoSign de l'entité dans laquelle vous étiez connecté au moment de la lancer : son suivi (rapatriement, actualisation, historique, suppression, archivage planifié) et les retours automatiques du service UptoSign utilisent toujours ce compte, quelle que soit l'entité depuis laquelle vous consultez le document. Un refus du service pour le compte d'une entité ne bloque pas les autres entités.

Signature

Quelle est la différence entre signature et scellement ?

La signature implique un ou plusieurs signataires qui valident leur identité par un code reçu par SMS ou par e-mail. Elle engage juridiquement les parties.

Le scellement garantit l'intégrité et l'horodatage du document, sans signataire. Il certifie que le document n'a pas été modifié après une date donnée.

Le numéro de téléphone du signataire est rejeté, pourquoi ?

Le numéro de mobile doit être au format international, par exemple +33612345678. Le module affiche alors "Le numéro de téléphone mobile du contact doit être au format international (ex : +33612345678)". Corrigez le numéro dans la fiche du contact ou de l'utilisateur Dolibarr.

Comment positionner automatiquement les signatures ?

Placez les mots-clés magiques dans vos modèles de documents : la fenêtre de positionnement place le sceau et les signatures à leur emplacement. Le module lit le PDF avec son propre lecteur ; si cette lecture échoue, activez l'option Utiliser PdfToText... dans l'onglet Paramètres UptoSign pour un second essai avec la commande pdftotext, à installer sur le serveur.

Le signataire ne reçoit pas l'e-mail, que faire ?

Vérifiez que :

1. L'adresse e-mail du contact est correctement renseignée dans Dolibarr
2. Le contact a bien le rôle Signature électronique (client) dans l'onglet Contacts/Adresses de la fiche
3. L'e-mail n'a pas été classé en indésirable

Comment envoyer le code par e-mail plutôt que par SMS ?

Dans l'onglet Paramètres UptoSign, section Zone expérimentale, choisissez email dans Choix du mode d'envoi du code de double authentification (par défaut SMS). Pour décider tiers par tiers, activez Choisir ponctuellement pour quel tiers le mode d'envoi du code est personnalisé, puis réglez le champ [uptosign] envoyer le code de double authentification par sur la fiche du tiers.

[!WARNING] L'envoi du code par e-mail affaiblit le niveau de la signature (un seul canal de communication au lieu de deux). La signature avec un code par SMS est une signature simple renforcée.

Erreurs courantes

"Attention: aucun contact n'est désigné pour la signature."

Dans l'onglet Contacts/Adresses de la fiche du document, ajoutez le contact client qui doit signer avec le rôle Signature électronique (client). Pour un signataire interne, le rôle est Signature électronique (vendeur). Si l'option Autoriser n'importe quel contact client lié au document à le signer est activée dans l'onglet Paramètres UptoSign, tout contact lié au document peut signer sans ce rôle.

"Il n'y a pas de configuration pour ce modèle de document"

Ce message apparaît au survol d'un bouton UptoSign grisé. Créez une configuration pour ce modèle PDF dans l'onglet Modèles de documents de la configuration du module, ou activez celle qui existe (voir la page Configuration).

"Aucun fichier PDF n'est associé à cet objet !"

Générez le PDF du document avant de lancer la signature, avec le bouton de génération de la fiche.

"La version de votre module n'est pas cohérente avec la version de la base de données"

La version installée du module ne correspond pas à celle de ses données, en général après une mise à jour. Désactivez puis réactivez le module depuis Accueil > Configuration > Modules/Applications (voir la page Installation).

"La configuration sécurité de votre dolibarr est incomplète"

L'algorithme de chiffrement des mots de passe de votre Dolibarr n'est pas défini. Consultez la documentation technique de sécurité pour le configurer.

Documents signés

Puis-je modifier un document signé ?

Non. Un document signé ne peut être ni modifié ni supprimé. Si vous générez à nouveau le PDF d'un document signé ou scellé, le module demande confirmation. Rien n'est perdu : la version signée garde son propre fichier, et la version scellée est conservée dans les fichiers joints avant d'être remplacée (voir la page Utilisation, section Régénérer un document scellé). Le nouveau PDF peut ensuite être envoyé à une nouvelle procédure.

Où se trouvent les documents signés ?

Dans les Fichiers joints de la fiche Dolibarr du document. Le document signé porte le nom du PDF d'origine complété par le Suffixe du fichier signé, et le dossier de preuves est un fichier PDF qui porte le Suffixe du fichier de preuves. Lorsque ces suffixes sont vides, le module utilise signed et proof (par exemple PR2201-0001-signed.pdf et PR2201-0001-proof.pdf) : le PDF d'origine, le document signé et le dossier de preuves ne se remplacent jamais. Le document scellé, lui, remplace le PDF d'origine et garde son nom.

Qu'est-ce que la vérification d'intégrité ?

Le bouton Vérifier la somme de contrôle du fichier de la fiche de la procédure compare l'empreinte du fichier présent sur votre espace de stockage avec celle du fichier retourné par UptoSign. Si elles correspondent, le fichier n'a pas été modifié depuis sa signature ou son scellement.

Tâches planifiées

Quelles tâches planifiées le module installe-t-il ?

Ces tâches sont désactivées par défaut. Activez-les dans Accueil > Outils d'administration > Travaux planifiés. Chacune demande aussi un réglage :

• l'archivage ne s'exécute que si l'option Activer la tâche planifiée d'archivage des documents signés de l'onglet Automatisations est activée ;
• la tâche des revendeurs ne s'exécute que si l'option Activer la tâche planifiée spéciale des revendeurs de l'onglet Distributeurs (1) est activée.

L'archivage automatique peut-il saturer le serveur de signature ?

Non. Le module espace ses téléchargements, s'arrête dès que le serveur signale qu'il reçoit trop de demandes, et reprend là où il s'était arrêté à l'exécution suivante. Ces constantes permettent d'ajuster ce comportement si votre hébergeur a des contraintes particulières. Elles se créent ou se consultent dans Accueil > Configuration > Divers.

Le module dit que les appels sont suspendus, que faire ?

Quand le serveur refuse les demandes (clé d'API refusée plusieurs fois de suite, trop de demandes en peu de temps, ou serveur indisponible), le module se met volontairement en pause. Cette pause dure 5 minutes la première fois, puis 15 minutes, 30 minutes et enfin une heure à chaque nouveau refus. Le but est d'éviter que votre serveur ne soit bloqué par la protection anti-abus d'UptoSign.

Corrigez d'abord la cause, puis cliquez sur Tester la connexion dans l'onglet Serveur. Dès que le module obtient une nouvelle clé d'API, la pause est levée immédiatement. Si le test échoue encore, vos identifiants enregistrés et votre clé d'API sont conservés : un message d'erreur l'indique, et il suffit de recommencer une fois la cause corrigée. Sans intervention, la pause se lève toute seule et le premier appel réussi remet le compteur à zéro.

Certaines procédures passent à l'état "Expiré" toutes seules, pourquoi ?

Le serveur de signature ne conserve pas indéfiniment les documents. Une procédure passe à l'état Expiré lorsque le serveur indique que la demande a expiré, lorsque la tâche d'archivage demande un fichier que le serveur ne connaît plus, ou lorsqu'une procédure jamais lancée reste 30 jours sans suite. Elle n'est alors plus redemandée à chaque exécution. Le document signé reste disponible localement s'il avait déjà été téléchargé.