Nouveautés de la version 2.5.1
Cette version vous permet de relancer les signataires, de faire signer une même personne sur plusieurs pages et d'ajouter une page de signatures en fin de document. Elle conserve chaque version scellée d'un document régénéré, rend la fenêtre de positionnement plus sûre, évite des envois facturés en double et renforce la protection de la configuration des modèles de documents.
Relancer les signataires
Tant qu'une signature est en attente, le bouton Relancer les signataires est proposé sur la fiche du document et sur la fiche de la procédure. UptoSign renvoie l'invitation par e-mail aux seuls signataires qui n'ont pas encore signé, avec le message "Invitation renvoyée aux signataires qui n'ont pas encore signé.". Il faut la permission Lancer un processus de signature ou scellement d'un document.
Le nouveau réglage Relances automatiques des signataires, dans l'onglet Paramètres UptoSign de la configuration, fait relancer automatiquement les signataires tous les 2, 3 ou 7 jours, trois fois au plus. Il vaut Jamais par défaut et s'applique aux signatures lancées ensuite.
Voir Relancer les signataires.
Une même personne signe sur plusieurs pages
Dans la fenêtre de positionnement, dès qu'une zone de signature est posée sur l'aperçu, une copie de cette zone réapparaît dans la colonne de gauche. Changez de page avec les flèches et déposez la copie : le signataire ne signe qu'une fois sur UptoSign et sa signature est apposée à chaque emplacement. Un signataire a au plus autant d'emplacements que le document a de pages.
Une page de signatures à la fin du document
En mode Signer, la case Ajouter une page de signatures à la fin du document recharge la fenêtre sur le document suivi d'une page intitulée "Signatures", qui porte la référence du document. Chaque signataire y attend dans sa propre case, et vous pouvez encore déplacer les zones. C'est ce document complété qui est envoyé à la signature : le PDF d'origine reste tel quel.
La case est grisée sur un document scellé ou en cours de scellement : y ajouter une page rendrait le scellement invalide.
Chaque version scellée est conservée
Le document scellé remplace le PDF d'origine, sous le même nom. Jusqu'ici, générer à nouveau ce PDF (bouton Générer, facture régénérée après un paiement, changement de modèle...) faisait perdre le scellement.
La version scellée est maintenant conservée dans les fichiers joints du document avant d'être remplacée, sous le nom du PDF suivi de _archive_uptosign_ et de la date du scellement. Le nouveau PDF peut ensuite être scellé à son tour. La confirmation affichée avant de régénérer un document signé ou scellé le dit désormais.
Voir Régénérer un document scellé.
Plusieurs PDF sur un même document
Quand plusieurs PDF sont joints à un document, la signature ou le scellement de l'un d'eux ne bloque plus les autres : les boutons UPTOSIGN / Signer et UPTOSIGN / Sceller restent proposés tant qu'un PDF peut encore être traité, et ouvrent la fenêtre de positionnement pour choisir le fichier.
La liste des fichiers de cette fenêtre ne propose plus que les PDF encore à traiter : un PDF déjà signé (déjà scellé en mode Sceller) ou en cours de procédure n'y figure plus, pas plus que les documents signés, les preuves et les versions archivées produits par UptoSign.
Fenêtre de positionnement : le mode d'abord, sans perte de saisie
Le choix entre Sceller et Signer est maintenant en haut de la fenêtre, avec deux boutons dont l'actif est en surbrillance : vous voyez le mode avant de saisir le titre. Changer de mode ou de fichier PDF recharge la fenêtre en gardant le titre saisi, le fichier choisi et la position du sceau. Choisir un autre PDF en mode Sceller ne fait plus repasser la fenêtre en mode Signer.
Signature locale
Le bouton Signature locale ouvre la page de signature UptoSign quand un seul signataire est placé. Avec plusieurs signataires, UptoSign envoie l'invitation par e-mail à chacun : le module l'indique désormais par le message "La signature locale ne s'ouvre qu'avec un seul signataire : les signataires ont reçu leur invitation par mail.".
Agenda
Les événements de signature et de scellement de l'agenda retrouvent le pictogramme UptoSign.
Scellement en masse : pas de doublon
Relancer une action de masse Sceller un lot de ... (via uptosign) sur des documents déjà en cours de scellement créait un second scellement pour chacun d'eux, facturé une seconde fois.
Le module vérifie désormais chaque document avant de l'envoyer. Un document dont le PDF a déjà un scellement en cours chez UptoSign est ignoré, avec le message "Un processus UptoSign est déjà en cours pour ce document". Les autres documents du lot sont scellés normalement. Un document dont le scellement précédent est terminé peut être scellé de nouveau.
Si le module ne parvient pas à lire les scellements en cours d'un document, il l'ignore aussi par prudence, avec le message "Erreur de synchronisation UpToSign" : relancez l'action un peu plus tard pour ce document.
Les actions de masse sont décrites dans la page Utilisation.
Signature en masse : 30 destinataires au maximum, toujours
Une enveloppe de signature en masse compte 30 destinataires au maximum. Jusqu'ici, cette limite reposait seulement sur l'affichage du bouton d'envoi : une page restée ouverte pendant qu'on ajoutait des destinataires ailleurs pouvait encore lancer l'envoi.
L'envoi est maintenant refusé dès que l'enveloppe dépasse 30 destinataires, avec le message "Cette liste compte plus de 30 destinataires : envoi refusé (30 procédures au maximum)". Aucune demande de signature n'est créée, aucun SMS ni e-mail n'est envoyé et rien n'est facturé. Pour faire signer plus de 30 personnes, créez plusieurs enveloppes avec le même PDF (voir Signature en masse).
Modèles de documents mieux protégés
Dans l'onglet Modèles de documents de la configuration, la création, la modification, l'activation, la désactivation et la suppression d'une configuration exigent maintenant le jeton de sécurité de votre session, comme les autres pages du module. Un lien piégé reçu par e-mail ne peut plus modifier vos positions de signature ou supprimer une configuration à votre insu.
Rien ne change dans votre utilisation : les boutons et formulaires de Dolibarr transmettent ce jeton. Si une page restée longtemps ouverte affiche un accès refusé, rechargez-la et recommencez.
L'onglet est décrit dans la page Configuration.
Mise à jour
Remplacez le dossier uptosign par la nouvelle version, puis désactivez et réactivez le module depuis la liste des modules : la réactivation met à jour les onglets et menus du module, enregistre le pictogramme des événements d'agenda et active la conservation des versions scellées. La procédure détaillée est dans la page Installation.