Utilisation

Accéder à ScanDocuments

L'interface principale d'import est ScanDocuments v2, accessible depuis :

• Facturation > Factures fournisseur > Imports > ScanDocuments v2
• GED/ECM > ScanDocuments v2

L'interface se présente sous forme d'une application web moderne intégrée dans Dolibarr. Un bouton « D » en haut à gauche permet de revenir à Dolibarr à tout moment.

Flux général d'import

Quel que soit le type de document, le flux d'import suit les mêmes étapes :

1. Sélection du type de document — Choisissez le type de document à importer
2. Upload du PDF — Déposez votre fichier PDF (glisser-déposer ou sélection de fichier)
3. Extraction — Le module extrait le texte du PDF. Si le PDF est une image scannée, l'OCR est déclenché automatiquement.
4. Éditeur de document — Vérifiez et corrigez les données extraites dans un éditeur à deux panneaux (PDF à gauche, formulaire à droite)
5. Résultat — L'objet est créé dans Dolibarr avec un lien direct vers la fiche

Importer une facture fournisseur

Étape 1 : Sélection du type

Choisissez Facture fournisseur sur l'écran de sélection.

Étape 2 : Upload du PDF

Déposez votre fichier PDF par glisser-déposer ou cliquez pour sélectionner un fichier. Le module extrait immédiatement le texte du PDF.

Étape 3 : Détection automatique

Le module tente de reconnaître le fournisseur en comparant le texte du PDF avec les mots-clés enregistrés dans les schémas d'extraction. Si le fournisseur est reconnu :

• Les champs sont pré-remplis automatiquement (date, référence, montants)
• Le produit par défaut associé au fournisseur est sélectionné

Si le fournisseur n'est pas reconnu, vous saisissez les informations manuellement. Le module apprend de cette saisie pour les prochains imports.

Étape 4 : Vérification et correction

L'éditeur affiche le PDF à gauche et le formulaire à droite. Vérifiez les champs suivants :

Import multi-lignes

Si le module détecte un tableau de lignes dans la facture, vous pouvez activer l'extraction multi-lignes :

1. Activez le mode Multi-lignes
2. Dessinez un rectangle autour du tableau dans le PDF
3. Placez les séparateurs de colonnes pour délimiter chaque champ (référence, description, quantité, prix unitaire, montant)
4. Attribuez un rôle à chaque colonne
5. Vérifiez les lignes extraites dans le tableau éditable

Les rôles de colonnes disponibles sont : référence produit, description, quantité, prix unitaire HT, prix unitaire TTC, remise, taux de TVA, total ligne HT et total ligne TTC.

Étape 5 : Création

Cliquez sur Créer dans Dolibarr. La facture fournisseur est créée en brouillon (sauf si la validation automatique est activée dans la configuration).

Détection de doublons

Le module détecte les doublons à deux niveaux :

• Fichier identique — Si le même PDF (même empreinte SHA1) a déjà été importé et traité, l'import est bloqué et un lien vers l'objet existant est affiché
• Même référence fournisseur — Si une facture avec la même référence existe déjà pour ce fournisseur, un bandeau d'alerte orange est affiché (non bloquant) avec un lien vers la facture existante

Importer une commande fournisseur

Le flux est identique à celui des factures fournisseur. Choisissez Commande fournisseur à l'étape de sélection du type. Les champs extraits sont les mêmes, à l'exception du numéro de commande à la place du numéro de facture.

Importer un bon de livraison

Choisissez Bon de livraison à l'étape de sélection du type. Les colonnes de prix ne sont pas affichées dans l'extraction multi-lignes car un bon de livraison ne contient généralement pas de montants.

Importer un relevé bancaire

Prérequis

Le module banking4dolibarr doit être installé et activé. Si ce n'est pas le cas, un message bloquant est affiché à l'étape d'upload.

Étape 1 : Sélection du type et du compte

1. Choisissez Relevé bancaire sur l'écran de sélection
2. À l'étape d'upload, sélectionnez le compte bancaire Dolibarr concerné (obligatoire)

Étape 2 : Upload et extraction

Déposez votre relevé bancaire au format PDF. Le module extrait le texte et tente de reconnaître la banque via les mots-clés du schéma d'extraction.

Étape 3 : Configuration de la zone d'extraction

Si c'est le premier import pour cette banque, vous devez définir la zone d'extraction :

1. Dessinez un rectangle autour du tableau des opérations dans le PDF
2. Placez les séparateurs de colonnes (date, date de valeur, libellé, débit, crédit)
3. Attribuez un rôle à chaque colonne
4. Cliquez sur Valider et continuer

Cette configuration est mémorisée pour les prochains relevés de la même banque. Pour les relevés multi-pages, la zone s'étend automatiquement sur les pages suivantes.

Étape 4 : Vérification des opérations

L'éditeur affiche :

• En-tête — Numéro de relevé, dates de début et fin de période, solde précédent, nouveau solde
• Tableau des opérations — Chaque ligne avec date, date de valeur, libellé, montant débit ou crédit, type de paiement

Le type de paiement (carte, prélèvement, virement, chèque) est détecté automatiquement depuis le libellé. Vous pouvez modifier chaque ligne.

Un contrôle de solde vérifie la cohérence entre le solde précédent, les opérations et le nouveau solde.

Étape 5 : Import

Cliquez sur Importer dans Dolibarr. Les opérations sont insérées directement dans banking4dolibarr. Un bouton Rapprochement bancaire est affiché pour accéder directement au rapprochement dans banking4dolibarr.

Importer un bulletin de paye

Prérequis

Les modules Salaires et GRH doivent être activés, et l'option Activer l'import des bulletins de paye doit être cochée dans la configuration.

Flux d'import

1. Choisissez Bulletin de paye sur l'écran de sélection
2. Déposez le PDF du bulletin de paye
3. Le module détecte automatiquement l'établissement émetteur (par mots-clés : SIRET, nom) et l'employé (par matricule)
4. Vérifiez les champs : employé, matricule, période de début, période de fin, net à payer, salaire brut
5. Cliquez sur Créer dans Dolibarr

Si un bulletin existe déjà pour le même employé et la même période, le PDF est rattaché au document existant au lieu de créer un doublon.

Rattacher un document administratif

Le type Autre (document administratif) permet de rattacher un PDF à n'importe quel objet Dolibarr existant.

Flux

1. Choisissez Autre sur l'écran de sélection
2. Déposez le PDF
3. Dans l'éditeur, choisissez le type d'objet cible (tiers, projet, contrat, devis, commande, facture, etc.)
4. Recherchez un objet existant ou créez un nouvel objet (disponible pour les tiers et les projets)
5. Cliquez sur Rattacher le PDF

Le PDF est copié dans le répertoire de l'objet cible et indexé dans la GED (table llx_ecm_files).

Les types d'objets disponibles dépendent des modules activés dans votre Dolibarr : tiers, projet, contrat, devis, commande client, facture client, facture fournisseur, commande fournisseur, intervention, utilisateur, ticket.

Onglet ScanPdf sur les fiches

Le module ajoute un onglet ScanPdf sur les fiches suivantes :

Fiche fournisseur (tiers)

L'onglet affiche et permet de configurer :

• Le produit par défaut à utiliser pour les lignes de facture de ce fournisseur
• Le compte de charge par défaut (pré-rempli automatiquement après chaque import)
• Le schéma d'extraction (mots-clés de détection, regex d'extraction des champs)
• La section expert (accessible avec la permission « Expert ») : diagnostic des patterns appris, édition manuelle des regex, visualisation des samples

Fiche facture fournisseur

L'onglet affiche le lien vers le fichier PDF source qui a servi à créer cette facture.

Fiche compte bancaire

L'onglet affiche les paramètres d'extraction spécifiques à ce compte bancaire pour l'import des relevés.

Fonctionnalité Hub

Le Hub est une bibliothèque partagée de modèles d'extraction. Depuis l'onglet ScanPdf d'une fiche fournisseur, vous pouvez rechercher un modèle existant sur le Hub en cliquant sur Activer l'import automatique. La recherche se fait par numéro de TVA intracommunautaire (minimum 8 caractères).

Si un modèle est trouvé, vous pouvez l'importer en un clic. Le schéma d'extraction (mots-clés, regex) est alors configuré automatiquement pour ce fournisseur.

Import automatique (file d'attente)

ScanPdf propose un mode d'import automatique via une tâche planifiée Dolibarr (cron). Les documents déposés dans la file « plus tard » sont traités en arrière-plan toutes les 3 heures.

Import depuis un partage réseau

Vous pouvez configurer un dossier partagé (Nextcloud) depuis lequel les PDF sont importés automatiquement. La configuration se trouve dans l'onglet Compte :

Liste des fichiers importés

La page Imports (accessible depuis Facturation > Factures fournisseur > Imports) affiche la liste de tous les fichiers PDF importés avec leur statut :

• En attente
• Analyse en cours
• Import manuel
• Terminé (avec lien vers l'objet créé)

Vous pouvez filtrer, rechercher et consulter le détail de chaque import.