FAQ

Général

Le module ne détecte pas mon fournisseur, que faire ?

Le module identifie les fournisseurs grâce aux mots-clés enregistrés dans le schéma d'extraction. Lors du premier import pour un fournisseur, la détection automatique ne fonctionne pas encore. Remplissez les champs manuellement : le module mémorise le format et reconnaîtra ce fournisseur aux prochains imports.

Vous pouvez aussi consulter le Hub de modèles depuis l'onglet ScanPdf de la fiche fournisseur. Si un modèle existe pour ce fournisseur (identifié par son numéro de TVA), vous pouvez l'importer en un clic.

Le PDF est une image scannée, comment faire ?

Si votre PDF ne contient pas de calque texte (image scannée), le module déclenche automatiquement l'OCR (reconnaissance optique de caractères) via le serveur distant configuré dans l'onglet Compte. Aucune action supplémentaire n'est nécessaire. L'étape « Extraction » affiche la progression de l'analyse OCR.

Combien de documents le serveur OCR gratuit peut-il traiter ?

Le serveur ocr.cap-rel.fr offre l'analyse de 5 documents par mois gratuitement. Au-delà, vous pouvez souscrire un abonnement ou installer votre propre serveur OCR.

Mon serveur est en liste noire, que faire ?

Si votre adresse IP est blacklistée (fréquent sur les hébergements mutualisés), un message d'erreur est affiché avec un lien pour demander le retrait de votre IP de la liste noire. Cliquez sur ce lien et suivez la procédure indiquée.

Factures fournisseur

La facture est créée avec un seul article au lieu des lignes détaillées

Par défaut, ScanPdf tente d'importer les lignes détaillées de la facture. Si l'extraction échoue ou si vous préférez un import global, vous pouvez utiliser le mode « ligne unique » dans l'éditeur de document.

Le produit/service utilisé pour la ligne unique est déterminé dans cet ordre de priorité :

1. Produit défini sur l'onglet ScanPdf de la fiche fournisseur
2. Produit par défaut global défini dans la configuration du module

Comment forcer les conditions de paiement de Dolibarr ?

Activez l'option Forcer la date de règlement due, moyen et paiement et compte avec la configuration de votre fiche de tiers dans la configuration. Les conditions de paiement configurées sur la fiche fournisseur dans Dolibarr sont alors prioritaires sur celles extraites de la facture PDF.

La validation automatique ne fonctionne pas

Vérifiez que l'option Valider automatiquement la facture après création est activée dans l'onglet Compte. Si vous souhaitez également le paiement automatique, activez Créer automatiquement le paiement (les informations de paiement doivent être renseignées sur la fiche fournisseur).

Une facture en doublon a été importée

ScanPdf détecte les doublons de deux manières : par empreinte du fichier (SHA1) et par référence fournisseur. Si un doublon est détecté au niveau du fichier, l'import est bloqué. Si la détection se fait au niveau de la référence, un avertissement non bloquant est affiché. Consultez la facture existante via le lien proposé.

Relevés bancaires

Le module banking4dolibarr n'est pas détecté

Vérifiez que le module banking4dolibarr est bien installé dans htdocs/custom/ et activé dans la configuration des modules Dolibarr. ScanPdf vérifie la présence de la table c_banking4dolibarr_bank_account en base de données.

Les colonnes du relevé ne sont pas correctement détectées

Lors du premier import pour une banque, vous devez définir manuellement la zone d'extraction et les séparateurs de colonnes. Des lignes verticales détectées dans le PDF sont proposées comme séparateurs automatiques. Ajustez les positions si nécessaire. Cette configuration est mémorisée pour les prochains relevés.

Les dates des opérations n'ont pas d'année

Les relevés bancaires affichent souvent les dates au format JJ.MM sans l'année. Le module déduit l'année depuis les dates d'en-tête du relevé (période de début et fin).

Bulletins de paye

L'employé n'est pas détecté automatiquement

La détection se fait par le matricule extrait du PDF (champ ref_employee dans Dolibarr). Si le matricule n'est pas encore renseigné sur la fiche utilisateur, sélectionnez l'employé manuellement lors du premier import. Le module enregistre le matricule sur la fiche utilisateur pour les prochains imports.

Les modules Salaires et GRH ne sont pas activés

L'import des bulletins de paye nécessite ces deux modules Dolibarr natifs. Activez-les dans Accueil > Configuration > Modules/Applications avant de configurer l'onglet Bulletins de paye dans ScanPdf.

Apprentissage et schémas d'extraction

Comment fonctionne l'apprentissage progressif ?

À chaque import, le module mémorise le contexte d'extraction (texte avant et après chaque valeur extraite). Avec plusieurs imports réussis pour le même émetteur, les parties stables du contexte sont identifiées et une regex plus précise est générée automatiquement.

Le système passe par trois modes de maturité :

Puis-je modifier manuellement les regex d'extraction ?

Oui, si vous disposez de la permission Expert. L'onglet ScanPdf sur la fiche fournisseur affiche une section de diagnostic avec les patterns appris, les regex générées et les samples. Vous pouvez éditer manuellement une regex et la tester.

Comment réinitialiser l'apprentissage pour un fournisseur ?

Dans la section expert de l'onglet ScanPdf sur la fiche fournisseur, utilisez le bouton Réinitialiser pour supprimer les samples et remettre à zéro la regex et le compteur de succès. Le contexte de base est conservé.