Export Qualiopi

Le module Présence propose plusieurs exports orientés conformité Qualiopi pour les organismes de formation : feuille d'émargement PDF avec signatures, export CSV des signatures, données pour le bilan pédagogique et financier (BPF).

Feuille d'émargement PDF

Générer le PDF d'une session

1. Ouvrez la fiche de la session de présence.
2. Allez dans l'onglet Documents.
3. Cliquez sur Générer le document avec le modèle standard_presencesession.

Le PDF généré contient :

• L'en-tête de l'organisme (récupéré de la configuration Dolibarr).
• Les informations de la session : libellé, date, créneau, lieu, type, intervenant.
• La liste des participants avec leur signature (image scannée et horodatage).
• Pour les participants n'ayant pas signé : le statut (Absent, Excusé, En retard) saisi manuellement.
• Le pied de page avec mention légale et page courante / total.

Modèle de PDF

Le modèle PDF par défaut est défini par la constante PRESENCE_DOC_TEMPLATE dans la configuration. Vous pouvez basculer entre les modèles standards depuis Configuration > Modules > Présence > Configurer.

Pour personnaliser un modèle (logo, mentions, formulaire complémentaire), créez un nouveau modèle dans core/modules/presence/doc/ en s'inspirant du modèle standard. Le nouveau modèle apparaît automatiquement dans la liste des modèles disponibles.

Export Qualiopi global

L'export Qualiopi génère un fichier consolidé regroupant toutes les sessions d'une période, avec les indicateurs attendus par les auditeurs Qualiopi.

Lancer l'export

1. Dans le menu principal, cliquez sur Présence > Export Qualiopi.
2. Sélectionnez les filtres :
   • Période : date de début et date de fin.
   • Type de session (facultatif) : Formation, Réunion, etc.
   • Projet ou Tiers (facultatif) pour limiter à un client ou à un projet.
   • Format : CSV, ODS ou XLSX.
3. Cliquez sur Exporter.

Champs exportés

Le fichier d'export contient :

• Référence et libellé de la session.
• Date, créneau, durée.
• Lieu et type de session.
• Pour chaque participant : nom, prénom, email, société, rôle, statut de présence, heure de signature, IP, géolocalisation.
• Indicateur de signature collectée (Oui/Non).
• Référence du projet ou du tiers rattaché.

Les colonnes sont conformes aux exigences habituelles des auditeurs Qualiopi pour la traçabilité de l'émargement.

Export CSV simple

Pour un export CSV brut sans mise en forme Qualiopi, utilisez le mécanisme d'export standard de Dolibarr :

1. Rendez-vous dans Outils système > Exports.
2. Sélectionnez le jeu d'export Sessions de présence ou Signatures de présence.
3. Cochez les champs à exporter.
4. Lancez l'export.

Cette méthode est utile si vous avez besoin d'une extraction sur mesure (par exemple uniquement les emails des participants présents pour envoyer un questionnaire de satisfaction).

Bilan pédagogique et financier (BPF)

Pour les organismes de formation soumis au BPF annuel, l'export Qualiopi remonte les volumes horaires cumulés par stagiaire et par session, prêts à être agrégés dans le formulaire BPF.

Les colonnes utiles pour le BPF :

• Volume horaire prévu (calculé à partir des créneaux des sessions).
• Volume horaire réalisé (basé sur les signatures effectives).
• Nombre de stagiaires inscrits.
• Nombre de stagiaires ayant émargé.

Note : Le module Présence calcule ces volumes à partir des sessions et des signatures. Si vous utilisez aussi le module Agefodd, son propre export BPF reste utilisable et reflète les signatures propagées (si la propagation Agefodd est activée). Voir Intégration Agefodd.

Archivage et conservation

Les signatures et les sessions clôturées sont conservées sans limite de durée dans la base Dolibarr. Pour archivage longue durée :

• Générez et archivez les PDF d'émargement de chaque session après clôture.
• Exportez périodiquement les CSV Qualiopi.
• La sauvegarde Dolibarr standard (dump SQL + dossier documents/) couvre l'ensemble des données.

Étape suivante

Pour automatiser la création de sessions à partir d'un calendrier externe, consultez la page Import ICS.