Utilisation au quotidien

Cette page décrit le cycle de vie d'une session de présence : création, ajout des participants, validation, collecte des signatures, clôture.

Créer une session

1. Dans le menu principal, cliquez sur Présence > Nouvelle session.
2. Remplissez le formulaire :
   • Libellé : intitulé court de la session (par exemple "Comité de pilotage du 15 mars").
   • Type de session : Réunion, Formation, Assemblée générale, Événement, Intervention ou Autre.
   • Date : jour de la session.
   • Créneau horaire : Matin, Après-midi, Journée complète ou Personnalisé. Si vous choisissez Personnalisé, renseignez les heures de début et de fin.
   • Lieu : adresse ou nom du lieu (utile si la géolocalisation est activée).
   • Projet et Tiers : champs facultatifs pour rattacher la session à un projet Dolibarr ou à un client/fournisseur.
3. Cliquez sur Créer. La session est créée à l'état Brouillon.

Ajouter des participants

Une fois la session créée, ouvrez son onglet Participants. Plusieurs méthodes sont disponibles pour ajouter les participants :

Ajouter un participant manuellement

1. Cliquez sur Ajouter un participant.
2. Choisissez le type de participant :
   • Utilisateur Dolibarr : sélectionnez un utilisateur existant. Ses informations (nom, prénom, email) sont récupérées automatiquement.
   • Contact : sélectionnez un contact rattaché à un tiers Dolibarr.
   • Externe : saisissez librement les coordonnées (utile pour des participants ponctuels qui ne sont pas dans Dolibarr).
3. Renseignez le rôle dans la session (par exemple "Animateur", "Stagiaire", "Invité").
4. Cliquez sur Enregistrer.

L'entreprise cliente du participant

Le formulaire d'ajout manuel propose deux champs distincts pour l'entreprise :

• Tiers : le tiers Dolibarr pour lequel la personne assiste à la séance. C'est ce champ qui permet ensuite de produire une feuille d'émargement par société, décrite plus bas dans cette page, et lui seul donne accès à l'adresse et au numéro d'identification de l'entreprise pour l'en-tête du PDF. Le champ n'apparaît que si le module Tiers est activé.
• Société : le nom de l'entreprise en texte libre, pour les participants qui n'ont pas de tiers dans Dolibarr.

Si les deux sont remplis, le tiers l'emporte : le nom du tiers est recopié dans le champ texte, et la feuille survit à un renommage ultérieur du tiers.

Selon la méthode d'ajout, ce rattachement se fait tout seul ou non :

Attention : le tiers d'un participant déjà enregistré ne se modifie pas depuis la liste des participants. Si vous vous êtes trompé, supprimez le participant et ajoutez-le à nouveau avec le bon tiers, tant qu'il n'a pas signé.

Ajouter plusieurs contacts d'un tiers

Si la session est rattachée à un tiers, le bouton Importer les contacts du tiers ajoute en une seule fois tous les contacts liés au tiers.

Importer une liste de participants

Le module supporte l'import CSV via Outils système > Imports dans Dolibarr. Le format attendu est documenté dans la liste des modèles d'import. Cette méthode est utile pour des sessions à grande échelle (assemblée générale avec plusieurs centaines de membres).

Valider la session

La session reste à l'état Brouillon tant que vous n'avez pas confirmé sa configuration. Quand la liste des participants est complète :

1. Ouvrez la fiche de la session.
2. Cliquez sur Valider.

La session passe à l'état Validée. C'est cet état qui autorise la collecte des signatures via QR code ou en mode borne.

Note : Vous pouvez ajouter ou retirer des participants même après validation, tant que la session n'est pas clôturée.

Collecter les signatures

Plusieurs méthodes sont disponibles, détaillées dans la page Émargement par QR code :

• QR code individuel : chaque participant flashe son QR code et signe sur son smartphone.
• Mode borne : tablette partagée affichant la liste des participants pour signer à tour de rôle.
• Saisie manuelle : depuis l'onglet Signatures de la session, vous pouvez enregistrer manuellement la présence ou l'absence d'un participant si la signature numérique n'est pas possible.

Suivre les signatures en temps réel

L'onglet Signatures de la session affiche pour chaque participant :

• Statut : Présent, Absent, Excusé, En retard ou non signé.
• Heure de signature.
• Adresse IP et coordonnées GPS si la géolocalisation est activée.
• Aperçu de la signature collectée.

Vous pouvez à tout moment :

• Modifier le statut manuellement (par exemple marquer "Excusé" un participant qui a prévenu de son absence).
• Régénérer un QR code expiré ou compromis.
• Renvoyer le lien de signature par email.

Pointer plusieurs participants en une fois

L'onglet Participants propose une colonne Signé qui donne l'état par créneau : une seule valeur pour une session d'une demi-journée, deux lignes (matin et après-midi) pour une session d'une journée entière. Un participant enregistré comme absent ou excusé y apparaît avec son statut plutôt qu'avec un "non".

Pour pointer plusieurs personnes d'un coup, cochez-les dans la première colonne, choisissez le créneau et le statut, puis validez. Les participants ayant déjà signé restent sélectionnables, ce qui permet de pointer l'après-midi quelqu'un qui a signé le matin : le module ignore ceux qui ont déjà une signature sur le créneau choisi, il n'y a donc pas de risque de double saisie.

Clôturer la session

Une fois la session terminée et toutes les signatures collectées, clôturez-la pour figer les données :

1. Ouvrez la fiche de la session.
2. Cliquez sur Clôturer.

La session passe à l'état Clôturée. Plus aucune signature ne peut être ajoutée. Cette étape est nécessaire avant l'export Qualiopi définitif.

Annuler une session

Si une session a été créée par erreur ou si l'événement n'a finalement pas eu lieu, vous pouvez l'Annuler depuis la fiche. Une session annulée est conservée dans l'historique mais marquée comme telle. Les signatures déjà collectées sont préservées.

Agir sur plusieurs sessions à la fois

La liste des sessions (Présence > Sessions) permet de traiter plusieurs sessions en une seule opération, sans ouvrir chaque fiche. C'est le confort attendu quand une formation compte des dizaines de séances.

1. Cochez les sessions concernées dans la colonne de sélection.
2. Choisissez l'opération dans la liste déroulante en haut à droite.
3. Confirmez : aucune opération de masse ne s'exécute sans confirmation.

Les opérations disponibles :

Chaque session est traitée indépendamment des autres : une session dont le statut ne permet pas l'opération est simplement ignorée, et le compte des sessions traitées, ignorées et en erreur est affiché à la fin. Une session en erreur n'annule pas le travail déjà fait sur les précédentes.

Attention à l'opération Générer les QR codes : elle remplace les jetons existants, donc les QR codes déjà imprimés ou envoyés aux participants cessent immédiatement de fonctionner.

Le regroupement est détaillé dans Formations longues. Il n'est pas réversible : simulez-le d'abord et faites une sauvegarde.

Documents générés

Depuis la fiche d'une session, l'onglet Documents permet de générer :

• La feuille d'émargement au format PDF avec les signatures collectées.
• Une feuille vierge au format PDF, avec des cases de signature vides, à faire signer à la main.
• Une feuille par société et une feuille vierge par société : les deux mêmes documents, mais découpés en un fichier par entreprise cliente. Voir la section ci-dessous.
• Les attestations de présence, une par participant effectivement présent : ceux qui ont signé, ou qui ont été pointés comme présents ou en retard. Les participants absents ou excusés n'en reçoivent pas. Sur une session d'une journée entière, une signature du matin ou de l'après-midi suffit.
• Un export CSV de la liste des participants.

Chaque fichier généré est déposé dans la liste de documents de la session, en bas de l'onglet, d'où il peut être téléchargé ou supprimé.

Contenu de la feuille d'émargement

• Une colonne de signature par créneau de la session : une seule colonne pour une demi-journée, deux colonnes (matin et après-midi) pour une journée entière.
• La signature manuscrite de chaque participant, telle qu'elle a été tracée depuis son QR code ou sur la tablette du mode borne, avec la date et l'heure de sa collecte juste en dessous : c'est la preuve de présence attendue lors d'un audit.
• Le statut enregistré (Absent, Excusé, Retard) pour les participants pointés depuis Dolibarr sans signature manuscrite.
• Une case vide pour les participants qui n'ont ni signé ni été pointés.

Une feuille par société cliente

Une formation inter-entreprises réunit dans la même salle les stagiaires de plusieurs clients. La feuille d'émargement unique liste tout le monde, ce qui est gênant à deux titres : chaque client y lit les noms des salariés de ses concurrents, et le financeur attend une feuille ne portant que les stagiaires qu'il finance.

Le bouton Une feuille par société de l'onglet Documents répond à ce besoin : il génère en un clic autant de PDF que d'entreprises clientes présentes sur la session, chacun ne contenant que les participants de l'entreprise concernée.

Comment faire :

1. Vérifiez que chaque participant porte bien son entreprise cliente, via le champ Tiers décrit plus haut. Un participant sans entreprise n'empêche pas la génération, il se retrouve sur une feuille à part.
2. Ouvrez l'onglet Documents de la session.
3. Cliquez sur Une feuille par société pour la version avec les signatures collectées, ou sur Une feuille vierge par société pour celle à faire signer à la main sur place.
4. Les fichiers apparaissent dans la liste des documents en bas de page, prêts à être téléchargés et envoyés à chaque client. Un message confirme le nombre de feuilles produites.

Ce que contient chaque feuille :

• L'en-tête reprend le nom de l'entreprise cliente, et, lorsque le participant est rattaché à un vrai tiers Dolibarr, son adresse et son numéro d'identification (SIRET en France). Deux feuilles de la même session restent ainsi distinguables une fois imprimées.
• Seuls les participants de cette entreprise, avec les mêmes colonnes de signature et le même contenu que la feuille classique.

Regroupement et nommage :

• Les participants sont regroupés sur le tiers Dolibarr quand il est renseigné. À défaut, le regroupement se fait sur le nom d'entreprise en texte libre, sans tenir compte de la casse : "ACME" et "Acme" produisent bien une seule feuille.
• Les fichiers portent la référence de la session suivie du nom de l'entreprise, avec le suffixe _blank pour la version vierge.
• Les participants rattachés à aucune entreprise sont regroupés dans un fichier séparé, suffixé _nocompany, listé en dernier.
• Une session sans aucun participant n'a rien à répartir : le module l'indique par un message d'erreur plutôt que d'écrire un fichier vide.

À savoir :

• Sur une formation longue, ces feuilles couvrent un mois, celui qui est en train d'être vécu (ou le mois du premier jour si la formation n'a pas commencé, celui du dernier jour si elle est terminée), exactement comme la feuille classique générée sans choisir de plage. Le sélecteur de plage de jours affiché au-dessus des boutons ne s'applique qu'à la feuille unique, pas au découpage par société : pour un autre mois, générez les feuilles pendant le mois voulu, ou utilisez la feuille unique avec la plage choisie.
• Les feuilles se régénèrent autant de fois que nécessaire : le nom de fichier étant construit à l'identique, une nouvelle génération remplace la précédente. Si un tiers a été renommé entre-temps, la feuille prend son nouveau nom et l'ancien fichier reste dans la liste des documents, à supprimer à la main.

L'export Qualiopi est documenté séparément : voir Export Qualiopi.

Sessions multi-jours

Pour une formation qui s'étale sur plusieurs jours, renseignez simplement la date de fin de la session : une seule ligne suffit, quelle que soit la durée, et le formateur ouvre l'émargement à chaque fois qu'il veut faire signer. Tout est décrit dans Formations longues.

Deux autres façons de faire restent disponibles :

• Une session par jour, reliées par le champ Groupe de sessions avec une référence commune (par exemple FORMATION-PHP-2026-03). C'est la méthode d'avant la version 1.3 ; elle fonctionne toujours, mais elle produit autant de lignes que de journées. Les sessions déjà saisies ainsi se regroupent en une formation depuis la liste des sessions.
• L'intégration Agefodd, qui gère nativement les sessions multi-jours : voir Intégration Agefodd.

Calendrier

Le menu Présence > Calendrier affiche toutes les sessions sous forme d'agenda mensuel ou hebdomadaire. Cliquez sur une session pour ouvrir sa fiche.

Statistiques

Le menu Présence > Historique des participants permet de rechercher un participant et de consulter son taux de présence, le nombre de sessions suivies, son taux de signature et la répartition par type de session.

Étape suivante

Pour le détail de la collecte des signatures par QR code, consultez la page Émargement par QR code.