Émargement par QR code

Le module Présence propose deux méthodes complémentaires pour la collecte des signatures via QR code :

• QR code individuel : un QR code par participant. Chaque personne flashe le sien et signe sur son propre smartphone.
• Mode borne : un seul écran partagé (tablette ou ordinateur) où les participants signent à tour de rôle.

Aucune application à installer côté participant : un simple navigateur récent suffit.

QR codes individuels

Générer les QR codes

1. Ouvrez la fiche de la session de présence.
2. Cliquez sur l'onglet QR codes.
3. Cliquez sur Générer tous les QR codes.

Un QR code unique est généré pour chaque participant, avec une durée de validité paramétrée dans la configuration du module (par défaut 24 heures).

Sur une session couvrant une période, c'est-à-dire portant une date de fin, ce réglage ne s'applique pas : le QR code expire à la fin de la formation, pour que la carte remise le premier jour reste valable jusqu'au dernier. Voir Formations longues.

Distribuer les QR codes

Plusieurs options pour transmettre les QR codes aux participants :

• Télécharger la planche PDF : deux boutons en haut de la page produisent une feuille A4 prête à imprimer. Ils n'apparaissent que si au moins un QR code a été généré.
  • Télécharger le PDF (cartes) : 6 cartes par page, QR code de 55 mm. Chaque carte rappelle l'intitulé et la date de la session, puis affiche le nom du participant, sa société et son rôle. Des traits de découpe permettent de séparer les cartes et de les remettre en main propre.
  • Télécharger le PDF (compact) : 12 QR codes par page, en format réduit, pour les groupes nombreux.
• Imprimer la page : le bouton Imprimer lance l'impression du tableau affiché à l'écran. Les autres éléments de l'interface sont masqués automatiquement à l'impression. Pour une feuille à distribuer, préférez la planche PDF.
• Affichage au vidéoprojecteur : projetez la page sur un écran. Les participants flashent depuis leur place.
• Envoi par email : depuis la fiche de chaque participant, copiez l'URL de signature et envoyez-la par email. Cette URL pointe vers la page de signature et peut être ouverte directement, sans passer par un QR code.

Côté participant : signer

1. Le participant ouvre l'appareil photo de son smartphone et flashe le QR code.
2. Il clique sur la notification ou suit le lien proposé pour ouvrir la page de signature.
3. La page affiche son nom, le titre de la session et un pad de signature.
4. Il signe avec son doigt ou un stylet.
5. Il clique sur Enregistrer.

La signature est enregistrée immédiatement. Le participant voit une confirmation et peut fermer l'onglet.

Régénérer un QR code

Si un QR code a été perdu, dévoilé à une personne non autorisée, ou s'il a expiré, vous pouvez le régénérer individuellement :

1. Sur la page QR codes de la session, identifiez le participant concerné.
2. Cliquez sur l'icône Régénérer.

Un nouveau code est généré avec une nouvelle durée de validité. L'ancien QR code devient invalide.

Supprimer les QR codes

Après une série d'essais, ou lorsqu'une session préparée est finalement reportée, vous pouvez effacer les QR codes sans toucher aux participants :

• Pour un seul participant : sur la page QR codes, cliquez sur l'icône de suppression au bout de sa ligne, puis confirmez.
• Pour toute la session : cliquez sur Supprimer tous les QR codes en haut de la page, puis confirmez.

Ce que la suppression change :

• Le jeton est effacé. Les QR codes déjà imprimés ou envoyés ne fonctionnent plus : la page de signature affiche un message de jeton invalide.
• Les participants restent inscrits à la session.
• Les signatures déjà collectées sont conservées.
• Chaque participant concerné repasse au statut Non généré. Un clic sur Générer tous les QR codes produit de nouveaux codes.

La différence avec Régénérer : régénérer remplace immédiatement l'ancien code par un nouveau, alors que supprimer laisse le participant sans QR code jusqu'à une nouvelle génération.

Les boutons de suppression n'apparaissent que si au moins un QR code existe, et demandent une permission de modification sur les sessions.

Mode borne

Le mode borne est conçu pour une tablette ou un ordinateur portable posé à l'accueil d'une session. Les participants signent à tour de rôle sur le même écran.

Activer le mode borne

1. Sur la fiche de la session, cliquez sur Ouvrir le mode borne (depuis l'onglet QR codes).
2. Un lien secret est créé pour cette session au premier clic, puis la page de borne s'ouvre dans un nouvel onglet.

Le lien de borne est un secret

La borne est une page publique : elle affiche la liste des participants et permet de signer à leur place. Son adresse ne contient donc pas le numéro de la session, mais un secret de 32 caractères propre à celle-ci.

Concrètement :

• L'adresse complète est affichée dans l'onglet QR codes une fois le lien créé. Copiez-la sur la tablette qui restera dans la salle.
• Toute personne qui possède ce lien peut ouvrir la liste des participants et signer à leur place. Ne le diffusez pas au-delà de la tablette.
• Une adresse de la forme kiosk.php?id=12 n'ouvre plus rien : connaître le numéro d'une session ne suffit plus.
• Le lien expire automatiquement à la fin de la séance. Vous pouvez donc préparer la tablette la veille sans que le lien reste actif ensuite.
• Le bouton Révoquer le lien de borne invalide immédiatement l'adresse en cours. Les signatures déjà collectées sont conservées. Un nouveau clic sur Ouvrir le mode borne en crée un nouveau.

Révoquez le lien si la tablette est perdue, prêtée, ou si l'adresse a été transmise par erreur.

Côté participant : signer en mode borne

1. Le participant choisit son nom dans la liste affichée.
2. La page bascule sur le pad de signature.
3. Il signe et valide.
4. La page revient automatiquement à la liste des participants, prête pour le suivant.

La page de borne se rafraîchit automatiquement à intervalle régulier (paramétrable dans la configuration) pour refléter les nouvelles signatures.

Plein écran et accès restreint

Pour éviter qu'un participant n'accède à d'autres parties du site Dolibarr depuis la borne :

• Ouvrez la page de borne en plein écran (F11 sur la plupart des navigateurs).
• Pour une tablette dédiée, utilisez le mode "kiosque" du navigateur ou de l'OS pour interdire la sortie du navigateur.

Géolocalisation

Si l'option Géolocalisation requise est activée dans la configuration du module, le navigateur du participant lui demande l'autorisation de partager sa position au moment de signer.

Pour que la distance puisse être vérifiée, la session doit porter les coordonnées de son lieu. Elles se saisissent sur la fiche de la session, sous le champ Lieu, en degrés décimaux (par exemple 48.852968 et 2.349902). La virgule décimale est acceptée, 48,852968 convient donc également. Une valeur qui n'est pas une coordonnée valide est ignorée et signalée dans les journaux plutôt que d'être ramenée à zéro. Sans coordonnées, la position du participant est enregistrée pour la traçabilité mais aucune distance n'est calculée.

Le comportement est alors le suivant :

• Le participant accepte de partager sa position et se trouve dans le rayon autorisé : la signature est acceptée et marquée comme vérifiée.
• Le participant accepte mais se trouve au-delà de la distance maximale configurée : la signature est refusée.
• Le participant refuse de partager sa position : la signature est refusée, puisque l'option exige justement cette information.

Le rayon autorisé se règle avec le paramètre Distance maximale autorisée, exprimé en mètres. Sa valeur par défaut est de 500 mètres.

Cette fonctionnalité est utile pour les sessions où la présence physique sur place est exigée (formations Qualiopi notamment).

Placer la session sur la position du formateur

Saisir des coordonnées GPS à la main sur chaque session est fastidieux, et pour une formation qui se déroule chez le client la salle change à chaque fois. Le réglage Placer la session sur la position du formateur répond à ce cas.

Lorsqu'il est activé et que la session ne porte aucune coordonnée, la première signature d'un participant dont le rôle est trainer enregistre sa position sur la session. Les participants suivants sont alors contrôlés par rapport à ce point. Le formateur est lui-même vérifié par rapport à sa propre position : il n'est jamais refusé par le repère qu'il vient de poser.

Ce qu'il faut savoir avant de l'activer :

• La question vérifiée change de nature. On ne contrôle plus "étaient-ils au lieu déclaré ?" mais "étaient-ils avec le formateur ?". Si le formateur signe de chez lui, tout le périmètre se déplace avec lui. C'est plus faible face à un contrôle, mais cela empêche une classe dispersée de signer à distance, ce que rien n'empêche sans coordonnées.
• Tant que le formateur n'a pas signé, personne n'est bloqué. Les signatures des participants arrivés avant lui sont acceptées, leur position est enregistrée mais marquée non vérifiée. Un formateur retardé ne paralyse pas la séance.
• Un relevé GPS trop imprécis est ignoré. En intérieur, un téléphone annonce souvent 20 à 50 mètres, parfois bien plus quand la position vient du Wi-Fi. Au-delà du seuil défini par Précision minimale pour placer une session (100 mètres par défaut), la session reste sans position et le refus est consigné dans les journaux. Mieux vaut aucun périmètre qu'un périmètre centré au mauvais endroit.
• Les coordonnées saisies à la main ne sont jamais écrasées. Elles restent prioritaires.
• Le mode borne n'y gagne presque rien : tout le monde y signe sur la même tablette, la position comparée est donc toujours la même.

La fiche de la session indique l'origine des coordonnées, avec la précision du relevé. Quand elles proviennent d'un téléphone de formateur, un bouton permet de les réinitialiser : le prochain formateur qui signe replacera la session. C'est le recours si quelqu'un a ancré la position depuis le parking ou la mauvaise salle.

Comme une session correspond à une journée, une formation sur plusieurs jours se replace naturellement chaque jour.

Mode hors-ligne

L'option Autoriser les signatures hors-ligne commande le point d'entrée de synchronisation. Tant qu'elle est désactivée, toute signature différée est refusée.

Lorsqu'elle est activée, une signature synchronisée après coup est contrôlée sur l'heure à laquelle elle a réellement été tracée, et non sur l'heure d'arrivée au serveur. Une signature posée hors du créneau ouvert est donc refusée même si elle est transmise plus tard, et une signature posée dans le créneau reste acceptée quand le réseau revient après la fermeture de la fenêtre.

La synchronisation exige le jeton de signature du participant, c'est-à-dire celui contenu dans son QR code. Le participant est identifié par ce jeton, et non par les numéros de ligne transmis par le navigateur : envoyer le numéro d'un autre participant ne permet pas de signer à sa place. Sont également refusés un jeton expiré, un horodatage situé dans le futur, et une signature datée d'un autre jour que celui de la séance.

Sécurité des QR codes

• Chaque QR code contient un jeton aléatoire de 32 caractères, unique par participant.
• Le jeton est invalidé automatiquement à expiration.
• Une signature ne peut être enregistrée qu'une seule fois par participant et par créneau (le mécanisme empêche la re-signature accidentelle).
• Lorsque des créneaux de signature sont définis, le QR code est refusé en dehors des plages d'ouverture et les jours sans séance.
• Le créneau enregistré est celui déterminé par le serveur : modifier la requête envoyée depuis le navigateur ne permet pas de signer un autre créneau.
• L'adresse IP et le navigateur du participant sont enregistrés à chaque signature pour traçabilité, ainsi que le résultat du contrôle de géolocalisation lorsqu'il a eu lieu.

Étape suivante

Pour générer une feuille d'émargement PDF conforme Qualiopi à partir des signatures collectées, consultez la page Export Qualiopi.