Créneaux de signature

Par défaut, un QR code de participant permet de signer à n'importe quelle heure de la journée. Pour une formation, ce n'est en général pas ce que l'on veut : la signature du matin doit être posée le matin, et pas le soir depuis chez soi.

Les créneaux de signature répondent à ce besoin. Un créneau décrit deux choses distinctes :

• les horaires du cours, ceux qui figurent sur la convocation et sur la feuille d'émargement ;
• la fenêtre de signature, la plage pendant laquelle la signature est réellement acceptée.

Les deux sont volontairement séparées. Un cours qui se déroule de 08h00 à 12h00 peut n'accepter les signatures que de 08h00 à 11h00, ce qui évite qu'un stagiaire arrivé à 11h45 émarge comme s'il avait suivi toute la matinée.

En dehors de la fenêtre, le QR code est refusé et le message indique au participant quand il pourra signer.

Pour une formation qui court sur plusieurs semaines ou plusieurs mois, ce n'est pas cette page qu'il faut lire mais Formations longues : la session y couvre toute la période, et le formateur ouvre l'émargement quand il le décide, au lieu de définir des plages horaires à l'avance.

Le cas type

Une formation se déroule le lundi, le jeudi et le vendredi, de 08h00 à 12h00 puis de 13h00 à 16h00. On souhaite :

• un seul QR code par stagiaire, valable les trois jours ;
• une signature possible uniquement de 08h00 à 11h00 le matin et de 13h00 à 16h00 l'après-midi ;
• le même fonctionnement pour le formateur.

Les trois sections ci-dessous couvrent exactement ces trois points.

Définir les créneaux d'une session

Ouvrez une session, puis l'onglet Créneaux de signature.

Deux façons de procéder :

Génération automatique. Le bouton Générer les créneaux par défaut construit les créneaux à partir des horaires déjà saisis sur la session. Une journée complète produit toujours deux créneaux, matin et après-midi, conformément à la façon dont le module a toujours enregistré les signatures d'une journée complète. La durée d'ouverture appliquée est celle définie dans la configuration du module (3 heures par défaut), sans jamais dépasser la fin du cours.

Si la session ne porte aucun horaire, la génération retient 08h00-17h00 par défaut et le signale dans les journaux. Vérifiez alors les créneaux produits et ajustez-les : ce sont des valeurs de convenance, pas les horaires réels de votre formation.

Avec un cours de 08h00 à 16h00, la génération produit donc :

Saisie manuelle. La dernière ligne du tableau permet d'ajouter un créneau, et chaque ligne existante est modifiable. Vous pouvez ainsi ajuster une fenêtre au cas par cas, ou créer plus de deux créneaux dans une journée.

Chaque créneau porte un code, qui est la valeur enregistrée sur la signature. Les codes morning, afternoon et fullday sont ceux utilisés historiquement par le module : les conserver garantit que les signatures déjà collectées restent correctement rattachées.

Attention : un créneau dont les deux bornes d'ouverture sont vides est toujours ouvert. C'est utile pour décrire les horaires d'un cours sans restreindre la signature.

Ce qui change une fois les créneaux définis

Le contrôle horaire s'applique dès qu'une session possède au moins un créneau. Tant qu'aucun créneau n'est défini, la session se comporte exactement comme avant : les signatures sont acceptées à toute heure. La restriction est donc volontaire, et aucune session existante ne change de comportement tant que vous n'avez rien configuré.

Une fois les créneaux en place :

• la signature est refusée en dehors des fenêtres, que ce soit par QR code individuel, en mode borne ou par synchronisation hors-ligne ;
• la signature est refusée un jour où la session n'a pas lieu ;
• le créneau enregistré sur la signature est celui déterminé par le serveur, et non celui envoyé par le navigateur.

Ce dernier point est important : le créneau n'est plus déduit de l'heure affichée sur le téléphone du participant, il est décidé côté serveur.

Un QR code pour toute la formation

Quand plusieurs sessions partagent la même référence de groupe, elles forment un parcours. Le module peut alors produire un QR code unique par personne, valable sur toutes les journées du parcours.

Pour cela :

1. Saisissez la même référence de groupe sur chaque session de la formation, dans l'onglet principal de la session.
2. Ouvrez l'onglet QR codes de l'une d'elles.
3. Cliquez sur Générer les QR codes de parcours.

Le bouton n'apparaît que si la session appartient effectivement à un groupe d'au moins deux sessions.

Une colonne QR code de parcours s'ajoute alors au tableau, à côté du QR code par session. C'est celui-là qu'il faut distribuer aux participants : ils le conservent pendant toute la formation.

Quand un participant le scanne, le module recherche la session du groupe qui a lieu ce jour-là et lui propose de signer le créneau ouvert à cet instant. Un jour sans séance, le QR code est refusé et le message indique la date de la prochaine séance.

Comment les personnes sont reconnues

Un participant est enregistré une fois par session. Pour attribuer le même QR code à la même personne sur toutes les journées, le module rapproche les fiches dans cet ordre : utilisateur Dolibarr, puis contact, puis adresse e-mail, puis nom et prénom.

En pratique, renseigner l'adresse e-mail des participants est le moyen le plus fiable d'obtenir un rapprochement correct.

Durée de validité

L'expiration d'un QR code de parcours est calée sur la fin de la dernière séance du groupe, et non sur une durée fixe comptée depuis la génération. Un QR code produit trois semaines avant le début d'une formation reste donc valable jusqu'au dernier jour.

Révoquer les QR codes de parcours

Le bouton Supprimer les QR codes de parcours révoque les jetons de toutes les sessions du groupe. Les signatures déjà collectées sont conservées. Les participants devront recevoir un nouveau QR code.

Le formateur

Le formateur signe avec le même mécanisme que les stagiaires. Il suffit de l'ajouter comme participant de la session et de renseigner son rôle avec la valeur trainer. La liste proposée à la saisie contient trainee et trainer, mais le champ reste libre : les mentions formateur et formatrice sont également reconnues.

Un participant ainsi identifié bénéficie automatiquement des créneaux et du QR code de parcours, sans réglage supplémentaire.

Signature en lot et créneaux

Dans l'onglet Participants, la signature en lot propose désormais la liste des créneaux réellement définis sur la session, au lieu d'un choix figé entre matin et après-midi. Le créneau retenu est celui que vous sélectionnez ; si vous n'en choisissez aucun, c'est celui ouvert au moment de l'opération.

Réglages liés

Dans Configuration du module, section Créneaux de signature :

• Durée par défaut d'une fenêtre de signature (heures) : durée appliquée lors de la génération automatique des créneaux. La valeur par défaut est 3 heures, ce qui reproduit le cas type décrit plus haut. Chaque créneau reste modifiable ensuite.

Étape suivante

Pour restreindre en plus la signature au lieu de la session, consultez la section Géolocalisation de la page Émargement par QR code.