Utilisation
Le module DoliSCAN est accessible depuis le menu GRH > Application DoliSCAN dans Dolibarr. Il comporte quatre sous-menus : la page d'accueil, la liste de tous les comptes, votre compte personnel et la liste de vos notes de frais.
Page d'accueil
La page d'accueil affiche les statistiques globales de DoliSCAN :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Nombre de comptes utilisateurs | Nombre total de comptes DoliSCAN configurés |
| Notes de frais en attente | Notes de frais synchronisées mais pas encore importées dans Dolibarr |
| Notes de frais synchronisées | Total des notes de frais récupérées depuis le serveur DoliSCAN |
| Date de dernière synchronisation | Horodatage de la dernière synchronisation réussie |
| Date de dernier import | Horodatage du dernier import d'une note de frais dans Dolibarr |
Actions disponibles depuis la page d'accueil
- Synchroniser les projets - Envoie les codes projets Dolibarr vers le serveur DoliSCAN pour qu'ils apparaissent dans l'application smartphone
- Synchroniser les pièces justificatives manquantes - Retélécharge les PDF et photos de justificatifs absents du serveur Dolibarr
- Vérifier / Corriger les erreurs de TVA - Lance une vérification des calculs de TVA et corrige les incohérences détectées
Gestion des comptes utilisateurs
Tous les comptes (administrateur)
La page Tous les comptes est réservée aux utilisateurs disposant du droit "Lecture de tous les comptes DoliSCAN". Elle affiche la liste de tous les comptes DoliSCAN liés aux utilisateurs Dolibarr.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez :
- Créer le lien avec un compte DoliSCAN si l'utilisateur n'en a pas encore
- Supprimer le lien entre le compte Dolibarr et le compte DoliSCAN (le compte DoliSCAN est conservé sur le serveur)
- Supprimer complètement le compte sur le serveur DoliSCAN (les archives sont définitivement perdues)
- Lancer la synchronisation pour un compte spécifique
- Synchroniser tous les utilisateurs en une seule action
Attention : La suppression complète d'un compte sur le serveur DoliSCAN est irréversible. Vérifiez que toutes les archives ont été téléchargées avant de procéder.
Mon compte (utilisateur)
La page Mon compte permet à chaque utilisateur de gérer son propre compte DoliSCAN.
Si le compte n'existe pas encore, un lien permet de l'activer. L'activation crée le compte sur le serveur DoliSCAN à partir des informations du profil utilisateur Dolibarr (nom, prénom, adresse email).
Important : Chaque compte actif sur le serveur de production est facturé. Consultez les tarifs sur doliscan.fr avant l'activation.
Une fois le compte créé, la page affiche les informations du compte et propose un bouton Synchroniser mes notes de frais pour lancer manuellement la récupération des données depuis le serveur DoliSCAN.
Le jeton d'accès de chaque utilisateur expire périodiquement : le module le renouvelle automatiquement avant chaque synchronisation, sans aucune action de votre part. En cas d'échec persistant du renouvellement, reportez-vous à la FAQ.
Notes de frais DoliSCAN
Liste des notes de frais
La page Liste affiche toutes les notes de frais synchronisées depuis DoliSCAN pour les utilisateurs de votre entité.
Chaque note de frais affiche :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Réf. | Identifiant unique de la note de frais DoliSCAN |
| Utilisateur | Collaborateur titulaire de la note de frais |
| Libellé | Période de la note de frais (mois et année) |
| Note de frais Dolibarr | Note de frais Dolibarr liée une fois l'import réalisé (vide tant que la note n'est pas importée) |
| Montant | Montant total de la note de frais |
| Payé perso. | Montant des frais payés avec un moyen de paiement personnel |
| Payé pro. | Montant des frais payés avec un moyen de paiement de l'entreprise |
| État | Prête à être importée, importée, gelée ou annulée |
Statuts des notes de frais
| Statut | Description |
|---|---|
| Prête à être importée | La note de frais est synchronisée et attend d'être importée dans Dolibarr |
| Importée | La note de frais a été transformée en note de frais Dolibarr et/ou en factures fournisseurs |
| Gelée | La note de frais est verrouillée et ne sera plus modifiée |
| Annulée | La note de frais a été annulée |
Fiche d'une note de frais
En cliquant sur une note de frais, vous accédez à sa fiche détaillée. Celle-ci affiche :
- Les informations générales (référence, utilisateur, montants, statut)
- La prévisualisation de l'import avec le détail de chaque ligne de dépense
- La note de frais Dolibarr liée (si l'import a été réalisé)
- La liste des factures fournisseurs liées (pour les frais professionnels)
- Les justificatifs attachés (PDF et photos)
Le bouton Importer dans Dolibarr lance l'import de la note de frais. Cette action crée :
- Une note de frais Dolibarr avec les lignes correspondant aux dépenses payées par un moyen de paiement personnel
- Des factures fournisseurs pour chaque dépense payée par un moyen de paiement professionnel, associées au fournisseur configuré dans l'onglet "Liens Fournisseurs" de la configuration
Onglet Documents
L'onglet Documents d'une note de frais affiche les pièces justificatives (PDF, photos) téléchargées depuis le serveur DoliSCAN. Si des justificatifs sont manquants, un avertissement est affiché avec le nombre de pièces absentes.
Vous pouvez relancer le téléchargement des justificatifs manquants depuis la page d'accueil du module via le bouton Synchroniser les pièces justificatives manquantes.
Synchronisation
Synchronisation automatique
Une tâche planifiée (cron) synchronise automatiquement les données une fois par jour. Elle effectue les opérations suivantes :
- Envoi des codes projets vers le serveur DoliSCAN (si des modifications sont en attente)
- Synchronisation des notes de frais de tous les comptes actifs
- Téléchargement des pièces justificatives manquantes
Conseil : Configurez la tâche planifiée pour qu'elle s'exécute après 16 h afin que les PDF du serveur DoliSCAN soient disponibles. La fréquence de synchronisation est limitée à une fois par 23 heures par le serveur.
Synchronisation manuelle
Vous pouvez lancer une synchronisation manuelle depuis :
- La page Tous les comptes - Bouton "Synchroniser les notes de frais de tous les utilisateurs"
- La page Mon compte - Bouton "Synchroniser mes notes de frais"
- La page Tous les comptes - Bouton "Synchroniser" sur une ligne de compte spécifique
Actions de masse
Depuis la liste des notes de frais, vous pouvez sélectionner plusieurs notes de frais et lancer l'action Valider les notes de frais Dolibarr pour valider en masse les notes de frais importées dans Dolibarr.
Synchronisation des projets
Si le module Projets est activé dans Dolibarr, vous pouvez synchroniser vos projets avec l'application smartphone DoliSCAN.
Chaque projet Dolibarr validé dispose d'un champ Code DoliSCAN (ajouté automatiquement à l'activation du module). Ce code apparaît dans l'application smartphone et permet à vos collaborateurs d'affecter une dépense à un projet.
- Si le code DoliSCAN n'est pas renseigné et que l'option correspondante est activée dans la configuration, le libellé du projet (tronqué à 24 caractères) est utilisé à la place
- Les projets clôturés peuvent être masqués via une option de configuration
La synchronisation des projets est déclenchée :
- Automatiquement par la tâche planifiée quotidienne
- Manuellement depuis la page d'accueil via le bouton Synchroniser les projets
Droits et permissions
Le module DoliSCAN définit les permissions suivantes, configurables depuis Accueil > Configuration > Utilisateurs et groupes > Permissions :
Permissions sur le compte personnel
| Permission | Description |
|---|---|
| Lecture de son propre compte | Accès en lecture à la fiche du compte DoliSCAN personnel |
| Création de son compte individuel | Droit de créer son propre compte DoliSCAN (chaque compte actif est facturé) |
| Suppression de son propre compte | Droit de supprimer le lien avec son compte DoliSCAN |
Permissions sur les notes de frais
| Permission | Description |
|---|---|
| Lecture de ses notes de frais | Accès à la liste de ses propres notes de frais DoliSCAN |
| Suppression de ses notes de frais | Droit de supprimer ses propres notes de frais DoliSCAN |
| Téléchargement des notes de frais des autres | Droit de synchroniser les notes de frais de tous les utilisateurs (administrateur) |
Permissions d'administration
| Permission | Description |
|---|---|
| Lecture de tous les comptes | Accès à la liste de tous les comptes DoliSCAN |
| Création de tous les comptes | Droit de créer des comptes DoliSCAN pour d'autres utilisateurs |
| Suppression de tous les comptes | Droit de supprimer les comptes DoliSCAN des autres utilisateurs |