Liens fournisseurs (frais professionnels)
Un frais payé par un moyen de paiement professionnel (carte bancaire de l'entreprise, par exemple) n'a pas à être remboursé au salarié : il devient une facture fournisseur dans Dolibarr. L'onglet 3. Liens Fournisseurs indique, pour chaque type de frais de l'application DoliSCAN, le fournisseur Dolibarr sur lequel créer cette facture.
C'est l'application DoliSCAN qui indique si un moyen de paiement est professionnel ou personnel. Les frais personnels sont traités dans l'onglet Types de frais.
Configurer l'association
- Cliquez sur Initialiser la première fois, ou sur Modifier ensuite. À chaque fois, le module télécharge la liste à jour des types de frais professionnels depuis le serveur DoliSCAN : un type ajouté dans l'application apparaît donc dès le clic suivant sur Modifier. Si le serveur est injoignable, la liste déjà connue est conservée.
- Pour chaque type DoliSCAN (colonne DoliSCAN), choisissez un tiers fournisseur Dolibarr (colonne Dolibarr).
- Cliquez sur Enregistrer.
Seuls les tiers marqués comme fournisseurs sont proposés. Avec le module Multicompany, sans partage des tiers entre sociétés, seuls les fournisseurs de la société courante sont proposés.
[!IMPORTANT] Associez tous les types de la liste. Un frais professionnel dont le type n'a pas de fournisseur associé (ou dont le fournisseur a été supprimé) n'est pas importé : le compte rendu de synchronisation le signale en nommant le frais, la synchronisation est comptée en erreur, et la note DoliSCAN reste ouverte. Une fois l'association faite, la synchronisation suivante importe le frais.
Si votre utilisateur n'a pas le droit Tiers : Lire, la saisie assistée est désactivée et une simple liste déroulante est proposée à la place : un message vous le signale.
Créer des fournisseurs génériques
Il est conseillé de créer des fournisseurs "génériques" (un par type de frais) plutôt qu'un fournisseur par station-service ou par restaurant. Si votre Dolibarr ne contient encore aucun fournisseur, la page propose le lien Créer tous les comptes fournisseurs dans dolibarr, qui crée sept fournisseurs :
- Divers Restauration
- Divers PéageParking
- Divers Hotel
- Divers TrainAvion
- Divers Taxi
- Divers Carburant
- Divers Autres
Ils sont créés assujettis à la TVA, avec une adresse générique. Un fournisseur du même nom déjà présent est réutilisé. Une fois créés, il reste à les associer : cliquez sur Modifier et choisissez-les un par un.
Comment la facture fournisseur est construite
En-tête
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Fournisseur | Celui associé au type de frais dans cet onglet |
| Référence fournisseur | Date du frais et identifiant DoliSCAN, sous la forme AAAAMMJJ/numéro |
| Libellé | Libellé du frais |
| Date et échéance | Date du frais |
| Note privée | "Importé depuis DoliSCAN" suivi du libellé de la note de frais et du nom du salarié |
| Compte bancaire, mode et conditions de règlement | Ceux de la fiche du fournisseur s'ils sont renseignés, sinon ceux de l'onglet Moyens de paiement |
| Projet | Le projet Dolibarr dont la référence correspond au premier projet choisi dans l'application, si le module Projets est actif |
| Justificatif | La photo du ticket, jointe à la facture |
La facture reste en brouillon, sauf si le paiement automatique est activé (voir plus bas).
Lignes
Les lignes sont des lignes libres de type service, sans produit, sauf si l'option ScanInvoices de l'onglet Divers est activée. Leur libellé reprend celui du frais, complété par les invités, le trajet ou le carburant.
| Ticket | Lignes créées |
|---|---|
| Sans TVA | Une ligne à 0 % du montant TTC |
| Un seul taux | Une ligne au montant HT du ticket avec ce taux. Dolibarr recalcule le TTC, qui peut différer d'un centime de celui du ticket |
| Plusieurs taux | Une ligne par taux, dont le libellé indique "Partie de la facture avec taux de TVA à X %". La dernière ligne absorbe l'écart d'arrondi pour retrouver le TTC du ticket |
Exemple : un ticket de 30,00 EUR TTC avec 2,00 EUR de TVA à 10 % et 1,00 EUR de TVA à 20 % donne une ligne de 20,00 EUR HT à 10 % (22,00 EUR TTC) et une ligne de 6,67 EUR HT à 20 % (8,00 EUR TTC).
[!NOTE] Sur un ticket à plusieurs taux, une part sans TVA (une taxe de séjour par exemple) est intégrée à la dernière ligne, au taux de celle-ci. Vérifiez ces factures avant de les comptabiliser.
Le carburant suit ses propres règles lorsque l'onglet Carburant est activé.
Synchronisations suivantes
Une facture déjà créée n'est jamais recréée ni modifiée : ses lignes restent telles quelles, même si vous changez la configuration. Seuls le justificatif, le projet et le paiement automatique sont réappliqués. Deux options de l'onglet Divers permettent de ne plus toucher du tout aux factures payées ou abandonnées.
<!-- Ancre référencée depuis docs/users/configuration/divers.md --> <a id="fournisseurs-paiement-automatique"></a>
Paiement automatique
L'option Ajouter automatiquement le paiement pour les achats réalisés avec un moyen de paiement professionnel se règle dans l'onglet Divers. Lorsqu'elle est active, et si la facture n'a encore aucun paiement :
- la facture est validée ;
- un règlement du montant restant dû est enregistré à la date du frais, avec le compte bancaire et le mode de règlement de l'onglet Moyens de paiement ;
- l'écriture correspondante est ajoutée au compte bancaire si le module Banque est actif.
Une facture qui porte déjà un paiement n'en reçoit pas d'autre. Si d'anciennes versions du module ont créé des paiements en double, voyez la page Paiements fournisseurs en double.
[!NOTE] Le règlement automatique utilise toujours le compte et le mode de l'onglet Moyens de paiement, même si la fiche du fournisseur en indique d'autres.