Configuration
La configuration du module est accessible depuis Accueil > Configuration > Modules > DoliSCAN. Elle se déroule en plusieurs onglets à parcourir dans l'ordre.
Multi-Société
Cet onglet apparaît uniquement si le module Multicompany est activé sur votre Dolibarr.
Vous choisissez ici le mode de fonctionnement :
- Compte administrateur partagé - Le compte administrateur DoliSCAN de l'entité principale gère toutes les entités. Ce mode est expérimental.
- Entités indépendantes - Chaque entité Dolibarr configure son propre compte administrateur DoliSCAN. Ce mode est recommandé.
Important : Seul le super administrateur de l'entité principale a accès à cette page.
Serveur
Première étape obligatoire : le choix du serveur DoliSCAN.
| Option | Description |
|---|---|
| Production (facturé) | Serveur officiel doliscan.fr. L'utilisation entraîne une facturation après le premier mois gratuit. |
| Tests (gratuit) | Serveur de démonstration devtemp.fr. Aucune facturation, mais l'application smartphone n'est pas utilisable. |
| Custom (auto-hébergement) | Adresse de votre propre serveur DoliSCAN. Contactez CAP-REL pour cette option. |
Paramètres avancés du serveur
| Option | Description |
|---|---|
| Autoriser les connexions HTTP non sécurisées | Très fortement déconseillé. Les échanges entre Dolibarr et DoliSCAN ne seront pas chiffrés. |
| Autoriser les connexions locales (loopback) | Utile si votre serveur DoliSCAN est hébergé sur la même machine que Dolibarr. |
Un bouton Vérifier la connexion avec DoliSCAN permet de tester que votre Dolibarr peut joindre le serveur choisi.
Administrateur
Cet onglet configure le compte administrateur qui gère la liaison entre Dolibarr et le serveur DoliSCAN.
Deux modes de configuration sont proposés :
Initialisation automatique
Le module crée automatiquement votre compte administrateur sur le serveur DoliSCAN à partir des informations de votre fiche Société/Organisation. Si un compte existe déjà avec la même adresse email, un code de sécurité est envoyé par courrier électronique pour valider la liaison.
Configuration manuelle
Vous saisissez directement :
| Champ | Description |
|---|---|
| Adresse mail du compte administrateur | L'email associé à votre compte DoliSCAN |
| Clé d'accès à l'API | La clé API fournie par le serveur DoliSCAN |
Attention : L'activation du compte sur le serveur de production entraîne une facturation. Consultez les tarifs et les conditions générales avant de valider.
Acceptation des CGV
Vous devez accepter les conditions générales de vente et d'accès au service avant de finaliser la configuration du compte administrateur.
Liens Fournisseurs
Cette section configure l'association entre les types de frais professionnels DoliSCAN et les fournisseurs Dolibarr.
Chaque frais payé avec un moyen de paiement professionnel génère une facture fournisseur dans Dolibarr. Vous associez ici chaque catégorie de frais (restauration, hébergement, transport, etc.) à un tiers fournisseur dans Dolibarr.
Astuce : Créez des fournisseurs " génériques " dans Dolibarr (par exemple " Carburant ", " Restauration ", " Divers ") pour simplifier l'association. Le module propose un bouton pour créer automatiquement ces fournisseurs par défaut.
Type de Frais
Cet onglet configure l'association entre les types de frais personnels DoliSCAN et les entrées correspondantes dans les notes de frais Dolibarr.
Les frais payés avec un moyen de paiement personnel sont importés comme lignes de note de frais Dolibarr. Vous associez ici chaque catégorie DoliSCAN au type de frais Dolibarr correspondant.
Moyens de paiement
Cet onglet configure l'association entre les moyens de paiement professionnels DoliSCAN et les comptes bancaires Dolibarr.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Compte bancaire | Le compte Dolibarr associé au moyen de paiement professionnel |
| Mode de paiement | Le type de règlement (carte bancaire, virement, etc.) |
Configuration par utilisateur
Si certains collaborateurs utilisent des cartes bancaires d'entreprise issues de banques différentes, vous configurez ici une association spécifique pour chaque utilisateur.
Carburant
Cet onglet est dédié à la gestion des règles fiscales françaises concernant le carburant.
| Option | Description |
|---|---|
| Activer les règles fiscales françaises pour le carburant | Active la création spécifique des factures fournisseurs de carburant avec récupération partielle de la TVA |
| Produit TVA récupérable à 100 % | Produit Dolibarr à affecter pour le carburant dont la totalité de la TVA est déductible (véhicules utilitaires) |
| Produit TVA récupérable à 80 % | Produit Dolibarr à affecter pour le carburant dont 80 % de la TVA est déductible (véhicules de tourisme diesel/essence) |
| Produit complément à 0 % | Produit Dolibarr pour la ligne de complément lorsque la TVA est partiellement récupérable |
Pour plus de détails sur les règles fiscales, consultez la documentation dédiée.
Règles spéciales
Cet onglet permet de définir des règles de plafonnement pour les frais de restauration, par groupe d'utilisateurs.
| Option | Description |
|---|---|
| Activer les règles spéciales | Active le système de plafonnement des frais par groupe |
| Groupes concernés | Sélectionnez les groupes Dolibarr auxquels appliquer des règles spéciales |
| Plafond restauration (seul) | Montant maximum pris en charge pour un repas seul |
| Plafond restauration (avec invité) | Montant maximum pris en charge pour un repas avec un invité |
Conseil : Créez des groupes dédiés dans Dolibarr pour les règles spéciales afin d'éviter les risques liés aux appartenances multiples.
Divers
| Option | Description |
|---|---|
| Créer automatiquement le compte DoliSCAN pour les nouveaux utilisateurs | Lorsqu'un utilisateur est ajouté dans Dolibarr, son compte DoliSCAN est créé automatiquement. Attention : chaque compte actif est facturé. |
| Autoriser les utilisateurs externes | Permet aux utilisateurs externes de Dolibarr d'avoir un compte DoliSCAN |
| Paiement automatique des factures fournisseurs | Ajoute automatiquement le paiement pour les achats professionnels. La facture fournisseur est alors validée automatiquement. |
| Date de début d'import | Date à partir de laquelle importer les notes de frais (format AAAA-MM-JJ). Permet de ne pas récupérer la totalité de l'historique. |
| Utiliser le libellé du projet tronqué | Si le code DoliSCAN n'est pas renseigné sur un projet, utilise le libellé du projet (limité à 24 caractères) |
| Masquer les projets clôturés | N'affiche pas les projets clôturés dans l'application même s'ils n'ont pas de date de clôture |
| Supprimer les NDF en brouillon avant synchronisation | Supprime les notes de frais au statut brouillon avant chaque synchronisation |
| Désactiver la synchronisation des NDF approuvées | Les notes de frais marquées " approuvées " ne sont plus synchronisées |
| Désactiver la synchronisation des factures payées | Les factures fournisseurs marquées " payées " ne sont plus synchronisées |
| Désactiver la synchronisation des factures annulées | Les factures fournisseurs marquées " annulées " ne sont plus synchronisées |
| Utiliser le produit par défaut de ScanInvoices | Utilise le produit/service configuré dans le module ScanInvoices pour les factures fournisseurs |
À propos
Le dernier onglet affiche les informations sur la version du module et l'éditeur.