Types de frais (frais personnels)
Un frais payé par un moyen de paiement personnel (la carte ou les espèces du salarié) doit lui être remboursé : il devient une ligne de note de frais Dolibarr. L'onglet 4. Type de Frais indique, pour chaque type de frais de l'application DoliSCAN, le type de frais Dolibarr à utiliser sur cette ligne.
Les frais payés par un moyen de paiement professionnel ne passent pas par cet onglet : ils deviennent des factures fournisseurs (voir Fournisseurs).
Configurer l'association
- Cliquez sur Initialiser la première fois, ou sur Modifier ensuite. Le module télécharge la liste des types de frais personnels depuis le serveur DoliSCAN.
- Pour chaque type DoliSCAN, choisissez le type de frais Dolibarr correspondant. La liste proposée est celle du dictionnaire des types de notes de frais de Dolibarr (Accueil > Configuration > Dictionnaires > Types de notes de frais).
- Cliquez sur Enregistrer.
[!IMPORTANT] Associez tous les types de la liste. Un frais dont le type n'est pas associé n'est pas importé : le compte rendu de synchronisation le signale en nommant le frais, la synchronisation est comptée en erreur, et la note DoliSCAN reste ouverte. Une fois l'association faite, la synchronisation suivante importe le frais.
La liste est retéléchargée à chaque clic sur Modifier. Si un nouveau type de frais apparaît dans l'application, il n'est proposé ici qu'après Modifier puis Enregistrer : pensez à revenir sur cet onglet lorsque l'application évolue.
Si le serveur DoliSCAN est injoignable au moment où vous cliquez sur Modifier, un message d'erreur s'affiche et la liste déjà connue est conservée, avec vos associations. Vérifiez la connexion depuis l'onglet Administrateur.
Comment la note de frais est construite
Une note de frais Dolibarr par note DoliSCAN
Chaque note de frais DoliSCAN (une par salarié et par mois) donne une note de frais Dolibarr :
- au nom du salarié propriétaire du compte DoliSCAN ;
- avec les mêmes dates de début et de fin que la note DoliSCAN ;
- en brouillon, sans valideur, sauf si la validation automatique est activée (voir plus bas).
S'il existe déjà, pour le même salarié et la même société, une note de frais Dolibarr avec exactement les mêmes dates, le module la complète au lieu d'en créer une nouvelle. Une note saisie à la main sur la même période recevra donc aussi les frais DoliSCAN.
Les lignes
Chaque frais donne une ou plusieurs lignes :
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Date | Date du frais |
| Type | Le type Dolibarr associé dans cet onglet |
| Quantité et prix | Quantité 1, prix unitaire égal au montant TTC |
| Commentaire | Libellé du frais, complété par les invités, le trajet (départ -> arrivée et distance) ou les informations du véhicule pour le carburant |
| Justificatif | La photo du ticket, rattachée à la ligne |
| Projet | Le projet Dolibarr dont la référence correspond au premier projet choisi dans l'application, si le module Projets est actif |
Un frais déjà importé n'est jamais recréé ni recalculé, même si vous modifiez la configuration ensuite : les changements de configuration ne s'appliquent qu'aux frais importés après coup.
Si le téléchargement du justificatif échoue, la ligne est créée sans pièce jointe et le problème est signalé dans le compte rendu de synchronisation.
La TVA
| Ticket | Lignes créées |
|---|---|
| Sans TVA | Une ligne à 0 % |
| Un seul taux | Une ligne, HT et TVA déduits du ticket |
| Plusieurs taux (par exemple un repas avec boissons) | Une ligne par taux, dont le commentaire indique "Partie avec taux de TVA à X %" |
Pour un ticket à plusieurs taux :
- un écart d'arrondi de moins d'un euro est corrigé sur la dernière ligne ;
- une part sans TVA (une taxe de séjour par exemple) donne une ligne supplémentaire à 0 % ;
- si les montants du ticket sont incohérents, le ticket entier est mis sur une seule ligne à 0 % avec un commentaire qui le signale : la TVA n'est alors pas récupérée, vérifiez le ticket.
[!NOTE] Les lignes d'un ticket à plusieurs taux sont créées sans projet.
Le carburant suit ses propres règles lorsque l'onglet Carburant est activé. Les frais kilométriques sont importés avec le montant calculé par l'application DoliSCAN : le module n'applique pas de barème.
Le récapitulatif PDF
Le PDF récapitulatif de la note DoliSCAN est joint à la note de frais Dolibarr. La version provisoire est remplacée par la version définitive après la clôture de la note par le serveur DoliSCAN, au début du mois suivant.
Validation et approbation automatiques
Par défaut, les notes de frais restent en brouillon et suivent votre circuit habituel. L'onglet Divers propose de les valider, et éventuellement de les approuver, automatiquement :
- la validation n'a lieu qu'une fois la période de la note terminée : une note du mois en cours reste en brouillon et sera validée lors d'une synchronisation ultérieure ;
- l'approbation exige que la validation automatique soit aussi activée, et qu'un utilisateur approbateur soit choisi ;
- cet approbateur doit avoir la permission Dolibarr Approuver les notes de frais. Sans elle, l'approbation est ignorée et la note reste validée en attente d'approbation ; un message le signale dans le journal, et à l'écran si la synchronisation est lancée depuis l'interface.
Les règles de plafonnement de l'onglet Règles spéciales s'appliquent aux lignes de restauration avant leur création.