Règles spéciales
Les règles spéciales plafonnent le remboursement des frais de restauration payés par un moyen de paiement personnel, selon le groupe Dolibarr du salarié. Le plafond est différent pour un repas seul et pour un repas avec invité.
Elles ne s'appliquent pas aux frais professionnels (factures fournisseurs), ni aux autres types de frais.
Configurer les règles
Le réglage se fait en deux endroits :
- Dans l'onglet Divers, option Liste des groupes concernés par des règles spéciales : choisissez les groupes d'utilisateurs Dolibarr pour lesquels vous voulez définir un plafond.
- Dans l'onglet 8. Règles spéciales :
- activez Activer les règles spéciales ;
- pour chaque groupe choisi, activez la règle de restauration du groupe, puis renseignez ses plafonds.
| Option | Effet |
|---|---|
| Activer les règles spéciales | Interrupteur général : sans lui, aucun plafond n'est appliqué |
| Activer la règle spéciale pour les frais de restauration du groupe | Active le plafonnement pour les membres de ce groupe |
| Plafond de prise en charge des frais de restauration (seul) | Montant TTC maximum remboursé pour un repas sans invité. Vide : pas de plafond |
| Plafond de prise en charge des frais de restauration (avec invité) | Montant TTC maximum remboursé pour un repas avec au moins un invité. Vide : pas de plafond |
Le nom du groupe est rappelé dans le libellé de chaque plafond. Les plafonds acceptent les centimes (par exemple 18,50).
Ce qui se passe à l'import
Un repas est considéré avec invité si le champ des invités a été rempli dans l'application DoliSCAN, et seul sinon.
Si le montant du ticket dépasse le plafond applicable :
- la ligne de note de frais est ramenée au plafond ;
- la TVA est recalculée au prorata ;
- le commentaire de la ligne indique "Montant initial de X EUR plafonné à Y EUR".
Le dépassement n'est pas remboursé et n'apparaît nulle part ailleurs : il n'y a ni ligne séparée ni facture.
Exemple : un repas seul de 30,00 EUR TTC (TVA à 10 %), avec un plafond seul de 18 EUR, donne une ligne de 18,00 EUR TTC (16,36 EUR HT et 1,64 EUR de TVA). Les 12,00 EUR restants sont à la charge du salarié.
Un salarié dans plusieurs groupes
Si un salarié appartient à plusieurs groupes dont la règle de restauration est active, c'est le plafond le plus bas qui s'applique. Créez de préférence des groupes dédiés aux règles spéciales, pour que le plafond de chaque salarié reste lisible.
Seuls les groupes de la liste de l'onglet Divers comptent : retirer un groupe de cette liste cesse de plafonner ses membres.
Pas d'effet rétroactif
Un frais déjà importé n'est jamais recalculé. Modifier ou supprimer un plafond n'agit que sur les frais importés ensuite.