Rattrapage des frais manquants

Un ancien défaut de déduplication considérait comme doublons deux frais personnels identiques, par exemple deux péages de même montant sur un aller-retour le même jour. Le second n'était pas importé et le salarié était sous-remboursé. Cette page retrouve ces frais et les reconstruit sur une note de frais de rattrapage en brouillon, une par salarié.

Aucune note de frais existante n'est modifiée. Les frais professionnels (factures fournisseurs) ne sont pas concernés.

Accès

Ouvrez la page de diagnostic, puis cliquez sur Rattrapage des doublons (frais manquants) en haut de page. Comme la page de diagnostic, elle est réservée aux super administrateurs, et ne traite que la société (entité) courante.

Analyse

Choisissez la date de départ dans le champ Analyser les frais à partir du (par défaut, le 1er janvier de l'année en cours), puis lancez l'analyse.

Pour chaque note DoliSCAN de la période, le module interroge le serveur DoliSCAN et compare les frais du salarié à ce qui a été importé dans Dolibarr. Un frais est déclaré manquant s'il est personnel, que son type de frais est associé à un type Dolibarr dans l'onglet Types de frais, et qu'aucune ligne de note de frais ne lui correspond.

[!NOTE] L'analyse fait un appel au serveur DoliSCAN par note de frais : sur une longue période, elle peut prendre du temps.

La page affiche ensuite :

• un tableau par salarié : nombre de frais manquants et montant à rembourser, avec le total ;
• le détail des frais manquants de chaque salarié (date, libellé, note d'origine, montant TTC) ;
• la liste des notes qui n'ont pas pu être analysées et la raison (compte introuvable, erreur de communication avec le serveur, etc.).

Le montant affiché est une estimation : c'est la somme des montants TTC saisis dans l'application, avant application des plafonds et des règles de TVA.

Exporter en CSV

Le bouton Exporter en CSV télécharge la liste des frais manquants (salarié, note d'origine, date, libellé, montant TTC) pour la vérifier dans un tableur ou la transmettre au service comptable. Il ne modifie rien.

Générer les notes de frais de rattrapage

Le bouton Générer les notes de frais de rattrapage (brouillon), après confirmation :

1. relance l'analyse ;
2. pour chaque salarié concerné, crée une note de frais de rattrapage en brouillon, ou complète celle déjà créée lors d'un passage précédent ;
3. y ajoute chaque frais manquant avec les règles d'import habituelles (TVA, plafonds, carburant), sous un libellé de la forme "Rattrapage doublon DoliSCAN - frais du JJ/MM/AAAA - libellé d'origine" ;
4. recalcule le total de la note.

Vous pouvez relancer la génération sans risque : un frais déjà reconstruit n'est jamais ajouté deux fois.

Les notes générées restent en brouillon. Relisez-les, puis faites-les valider et approuver par le circuit habituel. Une note de rattrapage dont vous ne voulez pas se supprime comme n'importe quelle note de frais brouillon.