Rechercher un mail

Rechercher un mail

Retrouve un message précis quand vous ne savez plus où il est rangé : un mot du sujet, le nom d'un expéditeur, une période, la présence d'une pièce jointe.

Étapes

  1. Ouvrez le Lead Mode.
  2. Si vous avez plusieurs boîtes mail, choisissez en haut de la liste la boîte où chercher, ou Toutes les boîtes mail. La recherche reste limitée à la boîte affichée.
  3. Cliquez sur la barre Rechercher, sous les bulles de statut, pour déplier le panneau de recherche.
  4. Tapez votre texte. La liste déroulante à sa gauche permet de limiter la recherche au sujet, à l'expéditeur, au destinataire ou au contenu du message ; par défaut, elle porte sur tout à la fois.
  5. Précisez si besoin les critères de la seconde ligne (voir ci-dessous).
  6. Cliquez sur la loupe, ou appuyez sur Entrée.

Le panneau reste ouvert tant qu'une recherche est active. Pour revenir à la liste normale, cliquez sur la croix Effacer les filtres à droite de la loupe.

Les critères de la seconde ligne

  • deux dates : début et fin de la période. La date de fin est incluse jusqu'à 23 h 59 ;
  • le trombone : seulement les mails qui ont au moins une pièce jointe ;
  • le maillon brisé : seulement les mails qui ne sont rattachés à aucun tiers. Pratique pour retrouver ce qui reste à traiter ;
  • l'archive barrée : exclure les mails archivés ;
  • la liste lu/non lu : Tous (lus + non lus), Non lus uniquement ou Lus uniquement. Ces deux derniers choix ne retiennent que le courrier reçu, jamais les messages envoyés.

Vous pouvez remplir un critère sans taper de texte : une période seule, ou "avec pièce jointe" seul, suffit à lancer une recherche.

La recherche fouille partout

C'est le point à retenir : dès qu'une recherche est active, Capmail ne se limite plus à la boîte de réception. Les résultats incluent :

  • les messages archivés (sauf si vous cochez l'archive barrée) ;
  • les messages en corbeille ;
  • les messages envoyés ;
  • les messages mis en attente, qui sont pourtant masqués de la liste habituelle.

Un mail rangé par erreur se retrouve donc par une simple recherche.

Les bulles et les étiquettes

Les bulles au-dessus de la recherche sont des raccourcis vers une catégorie : Tous, Non lus, Envoyés, Archivés, Indésirables, Masqués (les mails en attente). Le chiffre d'une bulle compte des non-lus, pas le total de la catégorie : Tous et Non lus comptent les mails reçus non lus, sans ceux mis en attente, et Masqués les mails en attente encore non lus. Envoyés, Archivés et Indésirables n'affichent pas de chiffre, un mail de ces catégories n'étant jamais en état non lu.

Cliquer sur une bulle repart de zéro : le texte recherché et les critères sont abandonnés.

Cliquer sur une étiquette, en revanche, filtre la liste sur cette étiquette, et une recherche lancée ensuite reste limitée aux mails qui la portent.

Ce que la recherche ne trouve pas

  • le contenu des pièces jointes : seul le texte du message est parcouru, pas celui d'un PDF ou d'un document joint ;
  • les boîtes mail que vous n'avez pas le droit de lire : la recherche respecte la matrice des droits, un mail d'une boîte qui ne vous est pas ouverte n'apparaît jamais. Un administrateur Dolibarr voit toutes les boîtes ;
  • les mails privés des boîtes personnelles de vos collègues ;
  • les mails des expéditeurs exclus dans la configuration du module (réglage Expéditeurs à exclure) : ils sont écartés partout, recherche comprise ;
  • les mails d'une autre entité, si votre Dolibarr en gère plusieurs ;
  • les mails supprimés : la suppression est définitive, contrairement à la corbeille.

Bon à savoir

Il n'existe pas de recherche Capmail dans la barre de recherche générale de Dolibarr : la recherche des mails se fait depuis le Lead Mode ou la liste classique.

Pour une recherche colonne par colonne (référence, expéditeur, destinataire, statut...), le bouton Mode liste classique (icône liste, en haut du Lead Mode) ouvre la vue en tableau de Dolibarr. Attention, elle se comporte autrement : les archives, la corbeille et les mails en attente n'y apparaissent pas. Pour eux, utilisez la recherche du Lead Mode. Le bouton Mode Lead (icône colonnes) vous ramène au Lead Mode.

Pour retrouver tous les échanges avec un client, la fiche du tiers est souvent plus directe que la recherche : voir Consulter les échanges depuis la fiche d'un tiers.

Voir aussi

Réaffecter un mail à un autre tiers Répondre à un mail