Créer un tiers depuis un mail

Créer un tiers depuis un mail

C'est l'action centrale du module : un inconnu vous écrit, et sa fiche client existe en un clic, pré-remplie avec ce que Capmail a su extraire du message.

Avant de commencer

Il vous faut le droit Tiers : créer.

Étapes

  1. Ouvrez le mail dans le Lead Mode.
  2. Dans la colonne de droite, onglet Créer.
  3. Vérifiez les champs pré-remplis, corrigez si besoin.
  4. Validez.

Les champs pré-remplis

Capmail analyse le message et propose ce qu'il a trouvé : nom, email, téléphone, adresse, code postal, ville, pays, SIREN, numéro de TVA, site web.

Les champs remplis automatiquement sont signalés visuellement. C'est volontaire : une extraction reste une supposition, et vous devez pouvoir repérer d'un coup d'oeil ce qui vient du message et ce que vous avez saisi.

Si un modèle d'extraction correspond au message (formulaire de contact de votre site, par exemple), ce sont ses règles qui s'appliquent. Sinon, une analyse générique prend le relais.

Deux cases qui font gagner du temps

Le formulaire permet de créer, dans le même mouvement :

  • un contact rattaché au nouveau tiers (nom, prénom, email, téléphone) ;
  • un projet, avec la possibilité de copier les pièces jointes du mail dedans.

Cochez ce dont vous avez besoin : tout est créé et relié en une seule validation.

Ce que Capmail applique automatiquement

  • Client ou prospect selon le réglage choisi dans l'administration (onglet Leads et tiers).
  • Code client généré par Dolibarr.
  • Commercial, conditions de règlement et mode de paiement par défaut, s'ils sont configurés dans l'administration.
  • Le mail est lié au tiers créé, et passe en état lu.

La liaison s'étend à toute la conversation

Point important : le tiers n'est pas rattaché au seul message affiché, mais à tous les messages du même fil. Si l'échange comportait déjà trois allers-retours, les trois sont rattachés d'un coup. Seuls les messages du fil que vous avez le droit de voir sont modifiés : un message d'une boîte qui ne vous est pas ouverte, ou un message privé de la boîte personnelle d'un collègue, garde son rattachement.

C'est ce qui évite d'avoir à refaire l'opération message par message.

Voir aussi

Créer un ticket depuis un mail Écrire un nouveau message