Créer un projet depuis un mail

Une demande arrive par mail et mérite un projet : cette action l'ouvre, le rattache au client, et y dépose les pièces jointes du message.

Avant de commencer

Droit Projet : créer.
Le projet se crée en même temps que le tiers, depuis le formulaire de création : cochez la case Créer un projet.

Étapes

Ouvrez le mail dans le Lead Mode.
Onglet Créer, renseignez le tiers.
Cochez Créer un projet et donnez-lui un titre. Une description est possible.
Si le mail a des pièces jointes, cochez celles à copier dans le projet. Vous pouvez les renommer au passage : un fichier nommé scan001.pdf devient Cahier des charges.pdf.
Validez.

Ce que Capmail remplit automatiquement

Référence générée par le module de numérotation des projets configuré dans Dolibarr.
Client : celui du mail.
Date de début : aujourd'hui.
Statut : ouvert.
Visibilité : projet privé.
Note interne rappelant qu'il a été créé depuis tel email, ce qui permet de remonter à l'origine de la demande des mois plus tard.

Les pièces jointes sont copiées, pas déplacées

Les fichiers cochés sont copiés dans le répertoire de documents du projet. Le mail conserve les siens.

C'est volontaire : le mail reste une archive fidèle de ce que le client a envoyé. Si vous renommez un fichier en le versant dans le projet, l'original garde son nom d'origine dans le mail.

Limite à connaître

Cette copie n'a lieu qu'à la création du projet depuis le mail. Si vous rattachez un mail à un projet déjà existant, la liaison se fait mais les pièces jointes ne suivent pas.