Consulter les échanges depuis la fiche d'un tiers

Avant d'appeler un client ou de lui envoyer un devis, vous voulez savoir ce qui s'est dit. L'onglet CapMails de sa fiche réunit tous les mails rattachés à ce tiers, reçus comme envoyés.

Avant de commencer

Il vous faut deux droits : la lecture des données Capmail (permission Lire les données Capmail), et le droit de consulter ce tiers dans Dolibarr. Sans eux, l'onglet affiche un refus d'accès.

Étapes

Ouvrez la fiche du tiers dans Dolibarr.
Cliquez sur l'onglet CapMails. Un chiffre à côté du nom de l'onglet indique le nombre de mails encore non lus.
Choisissez la présentation en haut de l'onglet :
- Liste : un mail par ligne, les non-lus en gras, les mails déjà lus en grisé ;
- Conversations : les mails regroupés par échange, du plus récent au plus ancien. Cliquez sur le sujet d'un échange pour le déplier ; une pastille bleu clair indique combien de messages il contient, une pastille bleu vif combien restent non lus.
Cliquez sur le sujet d'un mail pour ouvrir sa fiche. Sur la fiche, le bouton en forme de boîte de réception, en haut, vous ramène à l'onglet du tiers.

Capmail retient la présentation choisie pour la suite de votre session.

Ce que montre l'onglet

les mails rattachés à ce tiers comme tiers principal ;
les mails où il figure comme tiers secondaire (voir plus bas) ;
les mails reçus et envoyés, y compris ceux mis en attente ;
les mails archivés, dans une seconde section intitulée Archives, sous la première.

En vue Liste, les filtres en tête de colonne permettent d'affiner, par exemple par expéditeur ou par sujet.

Ce que l'onglet ne montre pas

les mails des boîtes que vous n'avez pas le droit de lire : chacun ne voit que ce que la matrice des droits lui ouvre. Deux collègues peuvent donc voir un nombre de mails différent sur la même fiche ;
les mails privés des boîtes personnelles de vos collègues ;
les mails qui ne sont rattachés à aucun tiers, même si l'expéditeur est un contact de ce tiers. Pour les rattacher, voir Lier un mail à un tiers existant.

Agir sur plusieurs mails depuis l'onglet

En vue Liste, cochez les mails puis choisissez l'action dans la liste déroulante :

Archiver dans la première section, Désarchiver dans la section Archives. Un mail désarchivé revient à l'état lu ;
Appliquer les filtres, pour passer les mails choisis dans vos filtres automatiques ;
Supprimer, si vous avez le droit de supprimer des mails Capmail (permission Supprimer les messages Capmail). La suppression est définitive.

Un mail, plusieurs tiers

Un mail peut concerner plusieurs tiers : un échange entre votre client et son expert-comptable, par exemple. Il garde un tiers principal, et vous pouvez lui ajouter des tiers secondaires :

Ouvrez la fiche du mail.
Dans le bloc Tiers, cliquez sur le + (Ajouter un tiers secondaire).
Choisissez le tiers et cliquez sur Ajouter.

Le mail apparaît alors aussi dans l'onglet CapMails de ce second tiers. La croix à côté d'un tiers secondaire (Retirer la liaison) le retire, sans toucher au tiers principal ni aux autres liaisons du mail.

Bon à savoir

La vue Conversations de l'onglet regroupe les mails par réponses successives, mais aussi par sujet identique une fois retirés les préfixes Re:, Fwd: ou Tr:. Deux demandes distinctes portant le même sujet y sont donc réunies.