Archiver un mail
Range un mail dont vous avez fini de vous occuper. Il quitte la liste principale mais reste dans Capmail, consultable à tout moment.
Étapes
- Ouvrez le mail dans le Lead Mode.
- Dans la barre d'icônes au-dessus du mail, cliquez sur la boîte d'archive bleue (Archiver).
- Confirmez.
Le mail disparaît de la liste et le suivant s'affiche. Une notification en bas de l'écran propose Annuler pendant quelques secondes (voir Annuler une action).
Autres façons d'archiver :
- au clavier, la touche
aarchive le mail affiché sans demander de confirmation, avec la même notification Annuler ; - glissez le mail de la liste sur la bulle Archivés, en haut de la liste ;
- depuis la fiche du mail, l'icône Archiver en haut de la page ;
- pour plusieurs mails, voir Agir sur plusieurs mails à la fois.
Ce que ça fait
- Le mail passe à l'état archivé et n'apparaît plus dans la liste principale.
- Il reste visible dans la bulle Archivés et dans les échanges de la fiche du tiers auquel il est lié.
Sur le serveur de messagerie, tout dépend d'un réglage de votre administrateur, Déplacer les mails archivés sur le serveur IMAP (onglet Comportement de la configuration) :
- désactivé (par défaut) : rien ne change sur le serveur, le mail reste dans votre boîte de réception côté webmail ;
- activé : le mail est déplacé dans le Dossier archives de la boîte mail, ou à défaut dans un dossier
capmail-archives-<année>créé sous la boîte de réception. Il est aussi marqué lu sur le serveur.
Le déplacement est fait au mieux : si le serveur est injoignable, le mail est quand même archivé dans Capmail.
Bon à savoir
Un mail n'a qu'un seul état à la fois : un mail archivé n'est plus "non lu", même si vous ne l'avez jamais ouvert.
Pour le remettre dans la liste principale, ouvrez la bulle Archivés, affichez le mail et cliquez sur l'icône verte Désarchiver (une boîte de réception), à la place du bouton d'archive. Il revient en état lu. Désarchiver ne le ramène pas dans la boîte de réception du serveur : s'il avait été déplacé dans le dossier d'archives, il y reste.
Vous pouvez aussi faire archiver automatiquement chaque mail auquel vous répondez : icône d'engrenage du Lead Mode, onglet Envoi, option Archiver automatiquement après réponse.