Import des bulletins

Une fois le module configuré et les fiches salariés préparées, vous pouvez importer vos bulletins de paye au format PDF.

Procédure d'import

Étape 1 : Déposer les fichiers

Rendez-vous sur la page d'import de ScanPay. Glissez-déposez les fichiers PDF des bulletins à importer dans la zone prévue à cet effet.

Zone de glisser-déposer pour l'import des fichiers PDF de bulletins de paye

Étape 2 : Traitement par le serveur

Le serveur analyse chaque fichier PDF, extrait les informations (salarié, période, montant) et crée les fiches de salaire correspondantes. Patientez pendant le traitement.

Écran de traitement en cours lors de l'analyse des bulletins PDF par le serveur

Étape 3 : Vérifier le résultat

Une fois le traitement terminé, un récapitulatif s'affiche. Les bulletins sont créés avec le statut "non payé". La banque par défaut et le moyen de paiement sont issus de la configuration du module.

Résultat de l'import avec la liste des bulletins créés, marqués comme non payés

Consultation d'un bulletin importé

Vous pouvez consulter le détail de chaque bulletin créé en cliquant dessus.

Fiche détaillée d'un bulletin de paye importé dans Dolibarr

Accès par le salarié

Le salarié peut retrouver ses bulletins dans son espace RH personnel après s'être authentifié avec son mot de passe.

Espace RH du salarié affichant ses bulletins de paye après authentification

Détection des doublons

ScanPay intègre un mécanisme de détection des doublons pour éviter les imports en double. La vérification s'appuie sur deux critères :

Le nom du fichier PDF : si un fichier portant le même nom a déjà été versé dans Dolibarr, il est signalé comme doublon.
La combinaison salarié + période : si un bulletin existe déjà pour le même salarié avec les mêmes dates de début et de fin, il est également signalé.

Message d'avertissement lors de la détection d'un doublon à l'import

Note : Si un bulletin est détecté comme doublon, il n'est pas importé. Vous pouvez forcer l'import si nécessaire, mais vérifiez au préalable qu'il ne s'agit pas réellement d'un doublon.