Bien démarrer votre projet ScanInvoices

Vous avez un prospect qui souhaite mettre en place ScanInvoices pour améliorer son processus de numérisation des factures ? Vous trouverez ci-dessous les règles principales pour bien commencer un projet ScanInvoices.

Ces règles sont identiques si vous mettez en place un projet d'import de commandes fournisseurs, ou quel que soit le traitement et l'analyse de flux de fichiers PDF.

Ne pas oublier le premier objectif

Le premier objectif est de faire gagner du temps. Nous visons généralement le fameux 80-20 : 80 % de documents qui s'importent sans intervention humaine (uniquement vérification / contrôle) et 20 % pour lesquels il faudrait de toute façon intervenir manuellement.

Isoler le "top 10" des documents modèles

Pour atteindre rapidement le but des 80 %, le plus simple est d'isoler le "top 10" des documents les plus récurrents. Vous avez forcément des fournisseurs réguliers et d'autres qui sont ponctuels. Focalisez votre travail sur les fournisseurs réguliers et implémentez les masques d'imports automatiques.

Pour cela, regroupez entre 3 et 5 factures de chacun de ces fournisseurs, de préférence des factures "différentes" pour que le développeur puisse valider son modèle sur un périmètre large :

• Montant < 1 000 et montant > 1 000 (pour voir le séparateur des milliers)
• Date < 10 du mois et date > 10 (pour voir si c'est le 03 janvier ou le 3 janvier par exemple)
• Une page vs plusieurs pages
• etc.

Avec ce corpus de documents, votre développeur préféré implémentera les masques d'imports automatiques pour ces fournisseurs si c'est possible (voir l'éditeur d'expressions régulières et extraction des lignes et références des articles).