Utilisation

Préparer un tiers pour Peppol

Avant d'envoyer une facture via Peppol, le tiers destinataire doit disposer d'un identifiant Peppol.

Identifiant Peppol spécifique

Sur la fiche d'un tiers, un champ Identifiant Peppol spécifique permet de saisir un identifiant au format XXXX:YYYYYYYYYYYYYY. Cet identifiant est prioritaire sur le numéro de TVA intracommunautaire.

Recherche via PeppolFinder

L'outil PeppolFinder recherche l'identifiant Peppol d'un tiers dans l'annuaire public Peppol.

1. Ouvrez la fiche du tiers
2. Cliquez sur le bouton PeppolFinder
3. Le module interroge l'annuaire Peppol à partir du numéro de TVA ou du nom du tiers
4. Les résultats affichent l'identifiant Peppol, le nom, le pays et les types de documents acceptés
5. Cliquez sur Choisir cet identifiant pour l'attribuer au tiers

Si le nom trouvé dans l'annuaire Peppol diffère du nom enregistré dans Dolibarr, un avertissement s'affiche avec la possibilité de mettre à jour le nom du tiers.

Vérification d'un tiers

Depuis la fiche d'un tiers, le bouton Vérifier permet de contrôler que les informations sont complètes et conformes aux exigences Peppol : nom, adresse, code postal, ville, pays et numéro de TVA.

Le bouton Vérifier (annuaire public) interroge directement l'annuaire Peppol pour confirmer que le tiers est bien enregistré.

Envoyer une facture client

Génération du fichier XML

Lorsque vous validez une facture client, le module génère automatiquement un fichier XML au format UBL conforme à la norme Peppol BIS Billing 3.0. Ce fichier est attaché à la facture dans les documents liés.

Attention : si la facture ne passe pas les contrôles de conformité (TVA, adresses, arrondis), un message d'erreur détaille les problèmes à corriger.

Contrôles de conformité

Avant la génération du fichier XML, le module vérifie :

• Votre société -- Numéro de TVA, adresse, code postal, ville et pays renseignés
• Le client -- Nom, adresse, code postal, ville, pays et numéro de TVA (ou identifiant Peppol)
• La facture -- Référence, date, présence de lignes, descriptions non vides
• Les montants -- Cohérence des arrondis (maximum 2 décimales sur les totaux de ligne), correspondance entre la somme des lignes et le total de la facture (tolérance de 0,02 EUR)
• Le compte bancaire -- Présence d'un IBAN si un compte bancaire est lié à la facture
• Les contacts -- Si des contacts de facturation ou de livraison sont liés, leurs adresses doivent être complètes

Envoi vers le point d'accès

1. Ouvrez la facture client validée
2. Cliquez sur le bouton Peppol : Envoyer
3. Confirmez l'envoi dans la fenêtre de dialogue
4. Le module transmet le fichier XML à votre point d'accès Peppol

Un message de confirmation affiche l'identifiant unique (UUID) du document dans le réseau Peppol.

Attention : des frais peuvent s'appliquer selon votre contrat avec votre fournisseur Peppol.

Régénération du fichier XML

Si vous devez corriger une facture et régénérer le fichier XML, utilisez le bouton Régénérer le XML disponible dans l'onglet Suivi Peppol de la facture ou dans la liste des exports.

Suivi d'une facture envoyée

Onglet Suivi Peppol

Chaque facture client dispose d'un onglet Suivi Peppol qui affiche l'historique complet du document dans le réseau Peppol.

Les informations affichées comprennent :

• Le point d'accès utilisé
• L'identifiant Peppol du document (UUID)
• L'état du document dans le réseau (en attente, en cours, confirmé)
• Les dates d'envoi et de confirmation

Cliquez sur Peppol : État pour actualiser l'état du document depuis votre point d'accès.

Le bouton Actualiser depuis l'AP interroge directement le point d'accès pour obtenir le statut le plus récent du document.

Colonne dans la liste des factures

Si l'option est activée dans la configuration, une colonne Statut Peppol apparaît dans la liste des factures clients pour un suivi rapide de l'ensemble de vos envois.

Envoi par lot

Actions de masse

Depuis la liste des factures clients, vous pouvez effectuer des actions de masse sur plusieurs factures simultanément :

1. Cochez les factures à traiter
2. Choisissez l'action souhaitée dans le menu déroulant :
   • Envoyer vers PEPPOL -- Envoie toutes les factures sélectionnées vers le point d'accès
   • Créer un ZIP avec tous les fichiers Peppol -- Télécharge une archive contenant les fichiers XML Peppol des factures sélectionnées

Un rapport s'affiche à la fin de l'opération indiquant le nombre de factures envoyées avec succès, en erreur ou ignorées (déjà envoyées, non validées ou sans fichier XML).

Liste des exports Peppol

La page Export Peppol, accessible via le menu Facturation > Factures clients > Export Peppol, affiche la liste de toutes les factures envoyées via le réseau Peppol.

Cette page permet de :

• Consulter l'historique des envois avec la date d'envoi et l'état
• Actualiser l'état de plusieurs documents en une seule opération
• Régénérer le XML de plusieurs factures
• Renvoyer au point d'accès des documents déjà envoyés (si l'option est activée dans la configuration)
• Actualiser les factures en attente pour vérifier leur état auprès du point d'accès

Réception de factures fournisseurs

Liste des imports

La page Import AP Peppol, accessible via le menu Facturation > Factures fournisseurs > Import AP Peppol, affiche les documents disponibles sur votre point d'accès Peppol.

Consultation d'un document reçu

Cliquez sur un document dans la liste pour afficher ses détails : fournisseur, montant, lignes de facture et fichier XML source. Vous pouvez télécharger le PDF joint si le fournisseur l'a inclus dans le fichier Peppol.

Création de la facture fournisseur

Depuis la fiche d'un document reçu, créez la facture fournisseur correspondante dans Dolibarr. Le module pré-remplit les informations à partir du fichier XML : fournisseur, référence, date, lignes et montants.

Si l'option est activée dans la configuration, l'annotation saisie sur l'import est transférée vers la note privée ou le libellé de la facture fournisseur créée.

Confirmation et rejet

Pour les documents reçus, vous pouvez :

• Confirmer la réception -- Signale au fournisseur que le document a bien été reçu et traité (automatique à l'import)
• Refuser la facture via Peppol -- Depuis la fiche de la facture fournisseur Dolibarr (et non depuis la fiche d'import), un bouton Refuser via Peppol permet de rejeter la facture. Voir Refus d'une facture fournisseur pour les détails

Import via ScanInvoices

Si le module ScanInvoices est installé, un bouton Importer (ScanInvoices) permet d'analyser automatiquement les documents reçus via la reconnaissance optique de caractères.

Historique Peppol

La page Peppol (Historique), accessible via le menu Outils > Peppol (Historique), affiche un historique global de tous les échanges Peppol (envois et réceptions).

Avoirs

Le module prend en charge l'envoi d'avoirs via Peppol. Le fichier XML généré est de type avoir (Credit Note) conforme à la norme Peppol BIS Billing 3.0.

Attention : si l'avoir ne fait pas référence à la facture d'origine, un avertissement est affiché. Il est recommandé de toujours lier l'avoir à la facture source pour une meilleure traçabilité dans le réseau Peppol.

Champs spécifiques sur la facture

Le module ajoute des champs sur la fiche facture :

• Date de livraison -- Date de livraison des biens ou services facturés, utilisée dans le fichier Peppol
• Référence commande client -- Référence de la commande du client (BuyerReference dans le fichier Peppol)
• Code d'exonération de TVA -- Code VATEX à sélectionner lorsque la facture comporte des lignes à TVA nulle

Droits et permissions

Le module définit quatre niveaux de permissions :

Les permissions sont configurables depuis Accueil > Configuration > Utilisateurs > Permissions.