Réception de factures via Peppol

Le module Peppol permet de recevoir automatiquement les factures fournisseurs transmises via le réseau Peppol et de les importer dans Dolibarr.

Le processus se déroule en deux étapes :

1. Récupération : Les factures sont téléchargées depuis le point d'accès
2. Import : Les factures sont converties en factures fournisseur Dolibarr

Récupération des factures

Récupération automatique

La tâche planifiée récupère automatiquement les nouvelles factures. Voir Tâche planifiée Peppol.

Récupération manuelle

1. Accédez à Facturation > Import Peppol
2. Cliquez sur le bouton Actualiser
3. Le module interroge le point d'accès et télécharge les nouvelles factures

Liste des imports

Accédez à Facturation > Import Peppol pour voir toutes les factures reçues.

Colonnes affichées

Statuts possibles

Import des factures

Import individuel

1. Cliquez sur la référence de l'import pour ouvrir la fiche
2. Vérifiez les informations extraites du XML
3. Cliquez sur Importer pour créer la facture fournisseur

Import en masse

1. Dans la liste des imports, cochez les factures à importer
2. Sélectionnez Importer via ScanInvoices dans le menu d'actions
3. Confirmez l'import

L'import en masse utilise un système progressif qui :

• Traite les factures une par une
• Affiche la progression en temps réel
• Permet de mettre en pause ou annuler
• Reprend automatiquement en cas d'erreur temporaire

Traitement automatique

Lors de l'import, le module effectue automatiquement :

1. Identification du fournisseur

Le module recherche le fournisseur par :

1. Identifiant Peppol (champ peppol_id du tiers)
2. Numéro de TVA intracommunautaire
3. SIRET/SIREN (pour les fournisseurs français)
4. Nom de l'entreprise

Si le fournisseur n'est pas trouvé, il peut être créé automatiquement avec les informations du XML.

2. Création de la facture fournisseur

La facture fournisseur est créée avec :

• Référence fournisseur (numéro de facture original)
• Date de facture
• Date d'échéance
• Lignes de facture avec :
  • Description
  • Quantité
  • Prix unitaire
  • Taux de TVA
• Totaux

3. Attachement du fichier

Le fichier XML original et le PDF (si disponible) sont attachés à la facture fournisseur.

4. Annotations (optionnel)

Si configuré, le module peut ajouter des annotations :

• Dans la note privée de la facture
• Ou dans le libellé de la facture

Configuration dans Configuration > Modules > Peppol > Réglages :

• Activer les annotations : Oui/Non
• Cible des annotations : Note privée ou Libellé

Fiche d'import

La fiche d'import détaille les informations extraites du XML :

Informations fournisseur

• Nom de l'entreprise
• Adresse complète
• Numéro de TVA
• Identifiant Peppol

Informations facture

• Numéro de facture
• Date d'émission
• Date d'échéance
• Devise

Lignes de facture

• Description de chaque ligne
• Quantité et prix unitaire
• Taux de TVA

Totaux

• Total HT
• Total TVA par taux
• Total TTC

Fichiers

• XML original (téléchargeable)
• PDF joint si disponible

Gestion des erreurs

Erreurs courantes

Traitement des erreurs

1. Ouvrez la fiche de l'import en erreur
2. Consultez le message d'erreur détaillé
3. Corrigez le problème (créer fournisseur, etc.)
4. Cliquez sur Réimporter

Refus d'une facture fournisseur

Si une facture reçue via Peppol est erronée, vous pouvez la refuser directement depuis la fiche de la facture fournisseur dans Dolibarr (et non depuis la fiche d'import Peppol) :

1. Ouvrez la facture fournisseur concernée (elle doit être en statut Validée)
2. Cliquez sur le bouton Refuser via Peppol dans la barre d'actions
3. Saisissez le motif du refus (obligatoire)
4. Confirmez

Le module effectue alors automatiquement :

• Notification au point d'accès : le fournisseur est informé du refus via le réseau Peppol (si le point d'accès supporte cette fonctionnalité)
• Passage en statut Abandonnée : la facture fournisseur passe en statut "Abandonnée" dans Dolibarr avec le motif du refus
• Traçabilité : un événement est créé dans l'historique de la facture avec le détail du refus
• Mise à jour de l'import : l'enregistrement d'import Peppol passe en statut "Annulé"

Attention : le bouton n'apparaît que si la facture est en statut Validée, qu'elle est liée à un import Peppol et que vous disposez des droits nécessaires (Peppol : Écrire + Factures fournisseur : Créer).

Attention : tous les points d'accès ne supportent pas le refus. Si votre point d'accès ne le gère pas, un message d'avertissement vous en informera.

Confirmation de réception

Après import réussi, le module peut confirmer la réception auprès du point d'accès. Cette confirmation :

• Indique au fournisseur que sa facture a été reçue
• Supprime la facture de la file d'attente du point d'accès

La confirmation est automatique lors de l'import.

Bonnes pratiques

Organisation

1. Traitez régulièrement les imports en attente
2. Vérifiez les factures importées avant validation comptable
3. Configurez les notifications email pour être alerté des nouvelles réceptions

Correspondance fournisseurs

Pour faciliter l'identification automatique :

1. Renseignez l'identifiant Peppol de vos fournisseurs habituels
2. Vérifiez que les numéros de TVA sont corrects
3. Utilisez des noms d'entreprise cohérents

Workflow recommandé

1. Récupération : Automatique via tâche planifiée (quotidienne)
2. Vérification : Consultation de la liste des imports
3. Import : Import en masse des factures valides
4. Validation : Vérification et validation des factures fournisseur créées
5. Comptabilisation : Intégration dans le processus comptable habituel

Droits d'accès

Pour accéder à l'import Peppol, l'utilisateur doit avoir les droits suivants :

• Peppol : Import
• Tiers : Lire et Créer
• Fournisseurs : Lire
• Factures fournisseur : Lire et Créer
• Produits : Lire
• Services : Lire

Ces droits sont vérifiés automatiquement à l'accès de la page.