Peppol BIS Billing 3.0 - Fonctionnalités et exigences

Traduction française des chapitres 5 et 6 de la documentation officielle Source : https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/bis/

5. Fonctionnalités de la facture

Une facture peut prendre en charge des fonctions liées à un certain nombre de processus métier (internes) connexes. Ce Peppol BIS doit prendre en charge les fonctions suivantes :

• Comptabilité
• Vérification de la facture par rapport au contrat, au bon de commande et aux biens et services livrés
• Déclaration de TVA
• Audit
• Paiement

Dans les chapitres suivants, une évaluation est faite des informations nécessaires pour chacune des fonctions énumérées ci-dessus et si elles sont dans le périmètre ou hors périmètre de ce Peppol BIS.

Voir également le chapitre Exigences métier pour la facture et l'avoir pour plus de détails.

La prise en charge explicite des fonctions suivantes (mais non limitée à celles-ci) est hors périmètre :

• Gestion des stocks
• Processus de livraison
• Dédouanement
• Marketing
• Reporting

5.1. Comptabilité

L'enregistrement d'une transaction commerciale dans les comptes financiers d'une organisation est l'un des principaux objectifs de la facture. Selon les meilleures pratiques de comptabilité financière et les règles de TVA, toute personne assujettie doit tenir des comptes suffisamment détaillés pour que la TVA soit appliquée et que son application soit vérifiée par les autorités fiscales. Pour cette raison, une facture doit fournir les informations au niveau du document et de la ligne qui permettent l'enregistrement tant au débit qu'au crédit.

Les exigences détaillées pour la prise en charge de la fonctionnalité de comptabilité se trouvent dans Exigences de comptabilité.

5.2. Vérification de la facture

Ce processus fait partie des contrôles internes de l'acheteur. La facture doit faire référence à une transaction commerciale authentique. La prise en charge de la vérification de facture est une fonction clé d'une facture. La facture doit fournir suffisamment d'informations pour rechercher la documentation existante pertinente, électronique ou papier, par exemple, et selon le cas :

• le bon de commande concerné
• le contrat
• l'appel d'offres qui a servi de base au contrat
• la référence de l'acheteur
• la confirmation de réception des biens ou services
• les informations de livraison

Une facture doit également contenir suffisamment d'informations permettant de transférer la facture reçue à une autorité, personne ou département responsable, pour vérification et approbation.

Les exigences détaillées pour la prise en charge de la fonctionnalité de vérification se trouvent dans Exigences de vérification de facture.

5.3. Audit

Les entreprises s'auto-auditent comme moyen de contrôle interne ou peuvent être auditées par des parties externes dans le cadre d'une obligation légale. La comptabilité est un processus régulier et continu tandis qu'un audit est un processus de révision distinct visant à s'assurer que la comptabilité a été effectuée correctement. Le processus d'audit impose certaines exigences d'information sur une facture. Ces exigences sont principalement liées à la capacité de vérifier l'authenticité et l'intégrité de la transaction comptable.

Les factures conformes à ce Peppol BIS prennent en charge le processus d'audit en fournissant suffisamment d'informations pour :

• l'identification de l'acheteur et du vendeur concernés
• l'identification des produits et services échangés, y compris la description, la valeur et la quantité
• les informations pour relier la facture à son paiement
• les informations pour relier la facture aux documents pertinents tels qu'un contrat et un bon de commande

Les exigences détaillées pour la prise en charge de la fonctionnalité d'audit se trouvent dans Exigences d'audit.

5.4. Déclaration de TVA

La facture est utilisée pour transporter les informations relatives à la TVA du vendeur à l'acheteur afin de permettre à l'acheteur et au vendeur de gérer correctement l'enregistrement et la déclaration de TVA. Une facture doit contenir suffisamment d'informations pour permettre à l'acheteur et à tout auditeur de déterminer si la facture est correcte du point de vue de la TVA.

La facture doit permettre la détermination du régime de TVA, le calcul et la description de la taxe, conformément à la Directive 2006/112/CE et ses modifications ultérieures.

Les exigences détaillées pour la prise en charge de la fonctionnalité de déclaration TVA se trouvent dans Exigences de déclaration TVA.

5.5. Paiement

Une facture représente une créance de paiement. L'émission d'une facture peut avoir lieu avant ou après l'exécution du paiement. Lorsqu'une facture est émise avant le paiement, elle représente une demande à l'acheteur de payer, auquel cas la facture contient généralement des informations permettant à l'acheteur, dans son rôle de débiteur, d'initier correctement le transfert du paiement, sauf si ces informations sont déjà convenues dans des contrats préalables ou au moyen d'instructions de paiement déposées séparément auprès de l'acheteur.

Si une facture est émise après le paiement, comme lorsque le processus de commande incluait des instructions de paiement ou lors d'un paiement par carte de crédit, achats en ligne ou téléphoniques, la facture peut contenir des informations sur le paiement effectué afin de faciliter le rapprochement facture/paiement côté acheteur. Une facture peut être partiellement payée avant émission, comme lorsqu'un acompte est versé pour confirmer une commande.

Les factures conformes à cette spécification doivent identifier les moyens de paiement pour le règlement de la facture et indiquer clairement le montant de paiement demandé. Elles doivent fournir les détails nécessaires pour prendre en charge les virements bancaires conformément à l'Espace unique de paiement en euros (SEPA) pour les paiements en euros et les pratiques de paiement nationales pertinentes pour les autres devises. Les paiements par virement, prélèvement automatique et carte de paiement sont dans le périmètre.

Les exigences détaillées pour la prise en charge de la fonctionnalité de paiement se trouvent dans Exigences de paiement.

5.6. Factures négatives et avoirs

Conformément aux exigences de l'EN 16931, ce BIS prend en charge les totaux généraux négatifs afin d'ouvrir un spectre plus large de processus de facturation.

Des exemples de tels processus sont :

• Facture de consommation préliminaire (estimée) qui est équilibrée dans une facture ultérieure basée sur le compteur ;
• Acompte (avec ou sans TVA) réglé par une facture finale ;
• Certaines communautés d'utilisateurs préfèrent utiliser une facture négative plutôt qu'un avoir lors de la correction de transactions.

Cela a les implications suivantes sur le format de transaction :

• La facture (maintenant avec "capacité de facture négative") peut fonctionner comme alternative à l'avoir. Les systèmes émetteurs de factures peuvent implémenter l'une ou l'autre option, tandis que les systèmes récepteurs de factures doivent prendre en charge les deux.
• Le format de transaction pour l'avoir doit être conçu pour accueillir également un total général négatif ; ceci parce qu'une facture négative entière peut devoir être compensée par un avoir.

L'attention est attirée sur les différences intrinsèques entre l'avoir et la facture négative lorsqu'il s'agit de transmettre des informations de crédit.

Exemple UBL de facture à corriger :

<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<!-- Code omis pour clarté -->
    <cac:AllowanceCharge>
        <cbc:ChargeIndicator>true</cbc:ChargeIndicator>
        <cbc:AllowanceChargeReason>Assurance</cbc:AllowanceChargeReason>
        <cbc:Amount currencyID="EUR">25</cbc:Amount>                       <!-- (1) -->
        <cac:TaxCategory>
            <cbc:ID>S</cbc:ID>
            <cbc:Percent>25.0</cbc:Percent>
            <cac:TaxScheme>
                <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
            </cac:TaxScheme>
        </cac:TaxCategory>
    </cac:AllowanceCharge>
<!-- Code omis pour clarté -->
<cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">1300</cbc:LineExtensionAmount>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">1325</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1656.25</cbc:TaxInclusiveAmount>
    <cbc:ChargeTotalAmount currencyID="EUR">25</cbc:ChargeTotalAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1656.25</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>

<cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>                                                     <!-- (2) -->
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="DAY">7</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">2800</cbc:LineExtensionAmount>
    <!-- Code omis pour clarté -->
    <cac:Price>
        <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">400</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

<cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>2</cbc:ID>                                                     <!-- (3) -->
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="DAY">-3</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">-1500</cbc:LineExtensionAmount>
    <!-- Code omis pour clarté -->
    <cac:Price>
        <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">500</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

5.6.1. Lors d'un crédit par avoir

La fonction de crédit ou de débit est contrôlée uniquement par le type de document commercial (par exemple 380 ou 381) tandis que la représentation du montant, y compris son signe, n'est pas affectée.

Exemple UBL d'avoir corrigeant l'exemple de facture ci-dessus :

<cbc:CreditNoteTypeCode>381</cbc:CreditNoteTypeCode>                       <!-- (1) -->
<!-- Code omis pour clarté -->
    <cac:AllowanceCharge>
        <cbc:ChargeIndicator>true</cbc:ChargeIndicator>
        <cbc:AllowanceChargeReason>Assurance</cbc:AllowanceChargeReason>
        <cbc:Amount currencyID="EUR">25</cbc:Amount>                       <!-- (2) -->
        <cac:TaxCategory>
            <cbc:ID>S</cbc:ID>
            <cbc:Percent>25.0</cbc:Percent>
            <cac:TaxScheme>
                <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
            </cac:TaxScheme>
        </cac:TaxCategory>
    </cac:AllowanceCharge>
<cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">1300</cbc:LineExtensionAmount>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">1325</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1656.25</cbc:TaxInclusiveAmount>
    <cbc:ChargeTotalAmount currencyID="EUR">25</cbc:ChargeTotalAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1656.25</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>

<cac:CreditNoteLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>                                                     <!-- (3) -->
    <cbc:CreditedQuantity unitCode="DAY">7</cbc:CreditedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">2800</cbc:LineExtensionAmount>
    <!-- Code omis pour clarté -->
    <cac:Price>
        <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">400</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
</cac:CreditNoteLine>

<cac:CreditNoteLine>
    <cbc:ID>2</cbc:ID>                                                     <!-- (4) -->
    <cbc:CreditedQuantity unitCode="DAY">-3</cbc:CreditedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">-1500</cbc:LineExtensionAmount>
    <!-- Code omis pour clarté -->
    <cac:Price>
        <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">500</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
</cac:CreditNoteLine>

5.6.2. Lors d'un crédit par facture négative

La fonction de crédit ou de débit est contrôlée uniquement par le signe (c'est-à-dire signe plus ou signe moins) du montant concerné, tandis que le type de document commercial (par exemple 380) n'a aucune pertinence sur l'opération ("créditer") elle-même.

Exemple UBL de facture négative corrigeant l'exemple de facture ci-dessus :

<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>                             <!-- (1) -->
<!-- Code omis pour clarté -->
<cac:AllowanceCharge>
    <cbc:ChargeIndicator>true</cbc:ChargeIndicator>
    <cbc:AllowanceChargeReason>Assurance</cbc:AllowanceChargeReason>
    <cbc:Amount currencyID="EUR">-25</cbc:Amount>                          <!-- (2) -->
    <cac:TaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID>
        <cbc:Percent>25.0</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme>
            <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
        </cac:TaxScheme>
    </cac:TaxCategory>
</cac:AllowanceCharge>
<!-- Code omis pour clarté -->
<cac:LegalMonetaryTotal>                                                   <!-- (3) -->
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">-1300</cbc:LineExtensionAmount>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">-1325</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">-1656.25</cbc:TaxInclusiveAmount>
    <cbc:ChargeTotalAmount currencyID="EUR">-25</cbc:ChargeTotalAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">-1656.25</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>

<cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>                                                     <!-- (4) -->
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="DAY">-7</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">-2800</cbc:LineExtensionAmount>
    <!-- Code omis pour clarté -->
    <cac:Price>
        <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">400</cbc:PriceAmount>            <!-- (5) -->
    </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

<cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>2</cbc:ID>                                                     <!-- (6) -->
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="DAY">3</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">1500</cbc:LineExtensionAmount>
    <!-- Code omis pour clarté -->
    <cac:Price>
        <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">500</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

6. Exigences métier pour la facture et l'avoir

Le tableau ci-dessous donne un aperçu des exigences métier de Peppol/CEN/TC 434 prises en charge par ce BIS :

Légende : Les exigences avec un identifiant Rnn proviennent de l'EN 16931 (Exemple R19).

Tableau 1. Exigences de comptabilité

Tableau 2. Exigences de vérification de facture

Tableau 3. Exigences de déclaration TVA

Tableau 4. Exigences d'audit

Tableau 5. Exigences de paiement