Utilisation

Fonctionnement automatique

Une fois le module activé et configuré, la génération Factur-X est entièrement automatique. Vous n'avez aucune action supplémentaire à effectuer : chaque fois qu'un PDF de facture client est généré, le module y intègre les métadonnées XML Factur-X.

Les événements suivants déclenchent la génération :

• Génération ou régénération du PDF d'une facture
• Validation d'une facture
• Ajout, modification ou suppression d'une ligne de facture
• Modification des notes publique ou privée
• Enregistrement d'un paiement

Vérification du résultat

Après la génération d'un PDF, vous pouvez vérifier que les métadonnées Factur-X sont présentes :

1. Téléchargez le PDF de la facture
2. Ouvrez-le avec un lecteur PDF capable d'afficher les pièces jointes (Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader, etc.)
3. Un fichier factur-x.xml apparaît dans les pièces jointes du PDF

Fichier PDF séparé

Si l'option Créer un nouveau fichier PDF suffixé est activée dans la configuration, le module ne modifie pas le PDF original. Un second fichier est créé avec le suffixe _facturx :

• FA2202-2003.pdf -- PDF original (sans métadonnées)
• FA2202-2003_facturx.pdf -- PDF avec métadonnées Factur-X

Les deux fichiers apparaissent dans la liste des documents attachés à la facture.

Messages d'alerte

Lors de la génération du PDF, le module vérifie les informations obligatoires. Si des données manquent, des messages d'erreur s'affichent en haut de la page :

Informations de votre société

Informations du client

Contact de facturation

Si un contact de type Facturation est lié à la facture, ses coordonnées postales doivent aussi être complètes. Sinon, des messages similaires s'affichent pour le contact.

Règlement et destinataire

Contact de facturation

Le module prend en charge les contacts de type Facturation (BILLING) associés à la facture. Si un tel contact est défini, son adresse est utilisée dans le XML Factur-X à la place de l'adresse du tiers.

Pour associer un contact de facturation :

1. Ouvrez la fiche de la facture
2. Allez dans l'onglet Contacts/Adresses
3. Ajoutez un contact avec le type Adresse de facturation
4. Régénérez le PDF

Contact de livraison

Le module prend aussi en charge les contacts de type Livraison (SHIPPING) associés à la facture. Si un tel contact est défini, c'est lui qui décrit le lieu de livraison dans le XML Factur-X : son nom alimente le champ BT-70 et son adresse le bloc BG-15, dont le pays de destination BT-80. Si ce contact n'a pas d'adresse propre, celle du tiers est reprise.

Pour associer un contact de livraison :

1. Ouvrez la fiche de la facture
2. Allez dans l'onglet Contacts/Adresses
3. Ajoutez un contact avec le type Livraison client
4. Régénérez le PDF

Les contacts d'une commande étant recopiés sur la facture qui en est issue, un contact de livraison renseigné sur la commande n'est pas à ressaisir.

Sur la fiche de ce contact, un champ Identifiant du lieu de livraison (BT-71) permet d'indiquer le code qui désigne ce site chez votre client (GLN de la grande distribution, code magasin ou code entrepôt). Il est facultatif : voir le détail dans la FAQ.

Tiers payeur (profil EXTENDED)

En profil EXTENDED, un champ Tiers payeur apparaît sur les fiches facture. Il permet de désigner un tiers différent du client facturé qui effectue le paiement. Ce tiers doit être un client existant dans Dolibarr.

Lignes négatives

Si votre facture contient des lignes avec un montant négatif (remises, avoirs partiels), le module les gère dans le XML Factur-X. Un message d'information s'affiche pour vous prévenir que l'implémentation XML des lignes négatives diffère du format standard.

Actions de masse

Depuis la liste des factures, vous pouvez effectuer des actions Factur-X en masse :

1. Rendez-vous dans Facturation > Factures clients > Liste
2. Cochez les factures concernées
3. Dans le menu Actions de masse, sélectionnez Créer un ZIP avec tous les fichiers FacturX
4. Le module génère un fichier ZIP contenant tous les PDF Factur-X des factures sélectionnées

Factures récurrentes (modèles de facture)

Dolibarr permet de transformer une facture brouillon en modèle de facture, qui génère ensuite des factures à intervalle régulier. Les champs ajoutés par le module suivent ce parcours de bout en bout : de la facture d'origine vers le modèle, puis du modèle vers chacune des factures générées.

Champs repris sur le modèle

Lors de la création du modèle à partir d'une facture brouillon, les champs suivants sont automatiquement recopiés sur le modèle :

Ces valeurs sont ensuite reportées sur chaque facture générée par le modèle, que la génération soit lancée manuellement ou par la tâche planifiée. Sans ce report, une facture récurrente destinée au secteur public partirait sans code service ni numéro d'engagement, et serait rejetée par Chorus Pro.

Champs volontairement non repris

L'identifiant Chorus et l'identifiant du document sur le point d'accès ne sont pas placés sur les modèles. Ce sont des numéros de suivi propres à une transmission précise : les reporter reviendrait à donner à toutes les factures générées le numéro de suivi d'un seul et même dépôt. Chaque facture obtient le sien lors de son propre envoi.

Corriger les valeurs d'un modèle

Le formulaire de création d'un modèle n'affiche pas ces champs, d'où leur reprise automatique depuis la facture d'origine. Une fois le modèle créé, ils apparaissent sur sa fiche et restent modifiables : ouvrez le modèle et corrigez la valeur directement, elle sera utilisée par les prochaines factures générées.

Notez que Dolibarr supprime la facture brouillon d'origine une fois le modèle créé : c'est son fonctionnement normal, et c'est pourquoi le module lit les valeurs au moment de la création du modèle.

Après une mise à jour du module : ces champs sont créés sur les modèles de facture au moment de l'activation du module. Si vous venez de mettre à jour Facturx, désactivez puis réactivez le module dans Accueil > Configuration > Modules pour qu'ils soient disponibles sur vos modèles.

Désactiver Factur-X sur une facture

Lors de la génération du PDF d'une facture, une case à cocher Désactiver FacturX apparaît dans la zone de construction du document. Si vous la cochez avant de régénérer le PDF, le module ne traite pas cette facture et le PDF est généré sans métadonnées Factur-X. Ce réglage est conservé en session pour la facture concernée.

Factures de situation

Les factures de situation ne sont pas supportées par le standard Factur-X. Le module détecte ce type de facture et affiche un avertissement. Le PDF est généré normalement mais sans métadonnées Factur-X.