Synchroniser DoliSCAN et Dolibarr
Pousser vers DoliSCAN les projets Dolibarr
Voir :
- Associer des frais à des projets (côté Dolibarr)
- Affectation d'une étiquette / tag / projet à des frais (côté application)
Télécharger les notes DoliSCAN vers Dolibarr
Lorsque vous voulez voir "redescendre" dans Dolibarr vos frais pro vous pouvez soit activer la tâche planifiée prévue pour cela soit manuellement aller cliquer sur le bouton de synchronisation des notes de frais.
Note : si tous vos frais sont payés par CB pro ne cherchez pas de note de frais -- vous n'en aurez pas vu que tout sera présent sous forme de factures fournisseurs.
La tâche planifiée DoliSCAN
En tant qu'administrateur, suivez le fil : Accueil > Outils d'administration > Travaux planifiés.
Puis cliquez sur "Synchronisation automatique avec DoliSCAN" et configurez-la pour qu'elle soit lancée une fois par semaine par exemple.
Attention : ne la lancez pas toutes les 10 minutes, cela ne sert à rien ! Votre IP sera blacklistée de l'infrastructure (car source de trop de charge). Une fois par jour est la fréquence maximale autorisée après accord de l'équipe (et peut-être une option sur votre facture compte tenu du volume que cela peut représenter).
Associer des frais professionnels à des projets
Gestion de projets dans Dolibarr
La première étape consiste à indiquer à Dolibarr quels sont les projets pour lesquels vous voulez que DoliSCAN puisse "associer" des frais. Tout projet Dolibarr n'est pas forcément concerné par ce besoin.
Pour cela, allez sur le projet que vous voulez, puis cliquez sur le bouton modifier pour lui associer une "étiquette" ou "nom de code DoliSCAN". L'utilisation sur smartphone ne permet pas d'afficher des noms de projets trop longs, vous serez donc contraint de trouver un nom de code explicite en moins de 30 caractères.
Utilisation du titre du projet au lieu d'un label spécifique DoliSCAN
Vous pouvez également -- à partir de la version 2.0.20 (du 20 novembre 2023) -- activer une option dans l'administration du module pour qu'en cas de champ DoliSCAN vide le module utilise le titre du projet tronqué aux 30 premiers caractères. Si vous activez cette option tous les projets seront envoyés sur DoliSCAN et pas seulement ceux dont le code DoliSCAN est renseigné.
Projet terminé ?
Lorsque votre projet est terminé il ne sera plus proposé sur DoliSCAN. Une option sur l'interface d'administration permet de retirer également les projets clôturés dont la date de fin n'est pas renseignée ou pas encore atteinte.
Vous pouvez également consulter la liste des projets en affichant la colonne "Code DoliSCAN" :
Synchroniser les projets avec DoliSCAN
La tâche planifiée DoliSCAN "remonte" périodiquement les modifications éventuelles apportées à vos projets vers DoliSCAN. Néanmoins si vous voulez "forcer" la synchronisation (ou si vous n'avez pas activé la tâche planifiée) vous pouvez le faire ici :
Résultat final
Sur sa note de frais le commercial peut voir que les projets ont bien été affectés :
Et dans la vue d'ensemble du projet vous retrouverez tous les frais liés à ce projet :
