Versions et PDF
Le DUERP doit être conservé dans ses versions successives pendant au moins 40 ans. Le module répond à cette obligation par un mécanisme de versions publiées : chaque publication fige une photographie complète du document et génère un PDF. Tout se passe dans l'onglet Versions publiées de la fiche DUERP (le bouton Publier une nouvelle version de la fiche y mène directement).
Publier une version
La publication nécessite la permission Publier une version du DUERP et au moins une unité de travail dans le document (un message vous l'indique sinon).
- Ouvrez l'onglet Versions publiées.
- Choisissez le motif de la publication (obligatoire) parmi les quatre motifs proposés.
- Renseignez si besoin la précision sur le motif (texte libre), par exemple "Déménagement dans de nouveaux locaux".
- Cliquez sur Publier une version. La génération du PDF peut prendre quelques secondes : le bouton affiche "Publication en cours, veuillez patienter" et ne peut pas être cliqué deux fois.
Les quatre motifs
| Motif | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Évaluation initiale | Première publication du DUERP |
| Mise à jour annuelle | Révision périodique (obligatoire chaque année dès 11 salariés) |
| Aménagement important | Changement modifiant les conditions de travail : déménagement, généralisation du télétravail, nouveau matériel... |
| Information nouvelle | Élément nouveau portant sur l'évaluation d'un risque : accident, signalement, évolution des connaissances... |
Ces motifs correspondent aux cas de mise à jour prévus par le Code du travail, voir Cadre réglementaire.
Ce que fait la publication
- Le contenu complet du DUERP est figé : fiche, unités de travail, risques avec leurs cotations, seuils de priorité en vigueur, plan d'actions et coordonnées de la société.
- Un numéro de version est attribué (v1, v2, v3...).
- Le PDF est généré et rangé dans le répertoire de documents de Dolibarr.
- Le DUERP passe au statut Actif (s'il était encore en brouillon).
Les modifications faites ensuite dans les onglets Unités de travail, Risques ou Plan d'actions ne touchent jamais les versions déjà publiées : elles seront prises en compte dans la prochaine publication.
La liste des versions
Le tableau des versions publiées affiche, de la plus récente à la plus ancienne :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Numéro de version | v1, v2, v3... |
| Date de la version | Date et heure de la publication |
| Motif | Motif choisi, suivi de la précision libre éventuelle |
| Publiée par | L'utilisateur qui a publié |
| Fichier PDF | Lien Télécharger le PDF |
Le contenu du PDF
Le PDF généré est un document complet, prêt à être présenté ou imprimé :
- page de garde : société, référence du DUERP, numéro de version, date, motif et rédacteur ;
- rappel de la méthodologie et des grilles de cotation (gravité, fréquence, maîtrise, seuils) ;
- liste des unités de travail avec leurs effectifs ;
- inventaire des risques, unité par unité : danger, situation d'exposition, mesures existantes, cotations G/F/M, criticité et priorité avec son code couleur ;
- plan d'actions de prévention ;
- rappel de l'obligation de conservation pendant 40 ans.
Le fichier est nommé d'après la référence et le numéro de version, par exemple DU-2026-0001-v01.pdf.
Immuabilité et conservation
Une version publiée est immuable : le module ne propose ni modification ni suppression d'une version, quelle que soit la permission de l'utilisateur. C'est volontaire : la valeur du DUERP repose sur la traçabilité de ses versions successives.
Conséquences pratiques :
- un DUERP qui possède au moins une version publiée ne peut pas être supprimé ; si le document ne sert plus, utilisez le bouton Archiver de la fiche, ses versions restent consultables ;
- en cas d'erreur dans une version publiée, corrigez le contenu puis publiez une nouvelle version : l'historique reflète la réalité des mises à jour ;
- pensez à inclure la base de données Dolibarr et son répertoire de documents dans vos sauvegardes, c'est ce couple qui garantit la conservation effective pendant 40 ans.
Un rappel de l'obligation de conservation est affiché en permanence sous la liste des versions.