Portail public

Le portail public est le site vitrine de votre espace de coworking. Il est accessible sans compte Dolibarr et sert à trois choses : montrer ce que vous proposez, recevoir des demandes de réservation, et répondre aux questions.

Activer et ouvrir le portail

Allez dans CapCowork > Configuration.
Passez Activer le portail public à Oui.
Ouvrez l'onglet Portail public : l'adresse du portail est affichée en haut de la page, cliquable.

Tant que l'option est sur Non, toutes les adresses du portail répondent "page introuvable". Rien n'est visible de l'extérieur.

Onglet Portail public de la configuration CapCowork, montrant l'adresse cliquable du portail en haut de page, le sélecteur de thème et les réglages de la vitrine

Ce que voient vos visiteurs

Page	Contenu
Accueil	Bandeau de présentation, votre offre par type d'espace, espaces mis en avant, prochains événements, dernières annonces
Espaces	Catalogue filtrable par type, capacité et mot-clé
Fiche espace	Photo, description, équipements, tarifs et disponibilité des deux prochaines semaines
Tarifs	Le tarif d'entrée de chaque type d'espace
Événements	Les événements à venir, avec formulaire d'inscription
Annonces	Les petites annonces publiées, avec formulaire de réponse
Demande de réservation	Formulaire de demande, pré-rempli quand on arrive depuis une fiche espace
Contact	Coordonnées, horaires, plan d'accès et formulaire de message
Mentions légales, confidentialité	Textes que vous saisissez dans la configuration

Page d'accueil du portail public vue par un visiteur : bandeau de présentation avec image d'en-tête, offre par type d'espace et espaces mis en avant

Chaque section peut être masquée depuis l'onglet Portail public. Une section masquée disparaît du menu et son adresse répond "page introuvable".

Choisir ce qui est publié

Les espaces

Un espace apparaît sur le portail lorsque les trois conditions sont réunies :

il est actif ;
il est publié sur le portail (nouvelle case sur la fiche espace) ;
son statut n'est pas En maintenance.

Un espace Occupé reste visible : un visiteur peut vouloir se renseigner sur un bureau qui se libère.

Pour ajouter une photo, ouvrez la fiche de l'espace, cliquez sur Modifier et utilisez le champ Photo. Une seule photo par espace ; en déposer une nouvelle remplace la précédente.

Onglet Espaces du portail public : barre de filtres par type, capacité et mot-clé, puis les espaces publiés en vignettes avec leur photo, leur type, leur capacité, leur surface et leur tarif d'entrée

Les annonces

Une annonce apparaît lorsqu'elle est au statut Publiée, cochée Publique, et que sa date d'expiration n'est pas passée.

Les coordonnées inscrites sur l'annonce ne sont jamais affichées : le visiteur passe par le formulaire de réponse, ce qui met votre adresse hors de portée des aspirateurs d'adresses.

Onglet Annonces du portail public : trois annonces publiées en vignettes, chacune avec son type (Disponible, Recherche, Échange), l'espace concerné, le descriptif, le prix mensuel et un bouton En savoir plus

Les événements

Un événement apparaît lorsqu'il est au statut Publié, coché Public, et qu'il n'est pas terminé.

Le nombre de places restantes tient compte à la fois des inscriptions de vos co-workers et des demandes reçues depuis le portail, afin de ne pas surréserver la salle.

Onglet Événements du portail public : les rendez-vous à venir, chacun avec sa pastille de date, l'heure, la salle, le descriptif, la mention Gratuit et le nombre de places restantes

Les tarifs

Les tarifs affichés proviennent des prix saisis sur les espaces. Un tarif laissé à zéro n'est pas affiché. Vous pouvez masquer complètement les prix avec le réglage Afficher les prix : le portail indique alors que les tarifs sont communiqués sur demande.

Onglet Tarifs du portail public : une carte par type d'espace, indiquant le nombre d'espaces, la capacité maximale et le prix par heure, par demi-journée, par jour et par mois

Traiter les demandes reçues

Tout ce qui est envoyé depuis le portail arrive dans CapCowork > Demandes : demandes de réservation, inscriptions à un événement et messages de contact. Une notification est envoyée par email à l'adresse configurée dans Email de notification des nouvelles demandes.

Onglet Contact du portail public : à gauche les coordonnées et les horaires du lieu, à droite le formulaire de message avec les champs nom, société, email, téléphone et message

Sur la fiche d'une demande vous pouvez :

suivre son avancement (Nouvelle, En cours, Convertie, Close) ;
créer un prospect : un tiers est créé avec le nom, l'email et le téléphone saisis, et rattaché à la demande ;
créer une réservation : le formulaire de réservation s'ouvre pré-rempli avec l'espace, le type, le nombre de personnes et les dates souhaitées ;
répondre par email au visiteur.

Une demande n'est jamais transformée automatiquement en réservation : un visiteur anonyme n'a ni compte ni paiement, et bloquer un espace sur cette base reviendrait à réserver pour quelqu'un que vous n'avez pas encore identifié.

Personnaliser l'apparence

Choisir un thème

L'onglet Portail public propose un sélecteur de thème. Quatre thèmes sont livrés :

Thème	Ambiance
`default`	Clair et sobre, bleu, coins arrondis
`midnight`	Sombre et haut de gamme, accents dorés, bandeau photo plein cadre
`atelier`	Chaleureux et industriel, terre cuite et vert, angles droits
`pastel`	Doux et aéré, violet et rose, coins très arrondis

Prévisualiser avant de choisir

Passez Mode démonstration à Oui : un sélecteur apparaît en bas à droite du portail et permet de parcourir chaque thème. Le choix ne vaut que pour votre navigateur, il ne change rien pour vos visiteurs. Repassez le réglage à Non une fois votre décision prise.

Adapter les textes et l'image

Dans le même onglet :

Nom affiché sur le portail, Accroche et Texte d'introduction composent le bandeau d'accueil ;
Image d'en-tête est la photo de fond de ce bandeau ;
Email de contact public et Téléphone public remplacent, sur le portail, les coordonnées de la fiche société si vous voulez en publier d'autres ;
Horaires d'ouverture et URL de la carte à intégrer alimentent la page Contact ;

L'adresse postale, les horaires, la carte et les consignes d'accès affichés sur le portail sont ceux du lieu, saisis dans l'onglet Lieu décrit dans Configuration. Les réglages ci-dessus ne servent plus que de repli, pour une installation dont le lieu n'a pas encore été renseigné.

Mentions légales et Politique de confidentialité créent les pages correspondantes. Un texte laissé vide ne crée pas de page et n'ajoute pas de lien dans le pied de page.

Aller plus loin

Un thème sur mesure (couleurs, typographie, arrondis) se crée en ajoutant un dossier sous themes/. La marche à suivre est décrite dans la documentation technique du module, fichier docs/tech/themes.md.

Mettre le portail sur son propre domaine

Par défaut le portail est servi depuis l'adresse de votre Dolibarr. Pour lui donner son propre nom de domaine :

Faites pointer le domaine sur le dossier public/ du module.
Renseignez Domaine dédié du portail avec l'adresse complète (https://coworking.exemple.fr). Toute autre adresse sera redirigée vers celle-ci, ce qui évite d'avoir le même contenu accessible à deux endroits.
Si votre serveur prend en compte le fichier public/.htaccess, passez Règles de réécriture actives à Oui : les adresses deviennent /espaces au lieu de /index.php/espaces.

Protection contre les abus

Les formulaires du portail sont protégés sans rien demander à vos visiteurs :

un jeton anti-falsification sur chaque envoi ;
un champ leurre invisible, rempli seulement par les robots ;
une limite du nombre d'envois par visiteur sur une période glissante ;
une validation de l'email et du téléphone côté serveur.

Aucune donnée de vos co-workers n'est accessible depuis le portail.