FAQ
Comment configurer un nouvel espace de coworking ?
Allez dans CapCowork > Espaces > Nouvel espace, remplissez les champs (libellé, type, capacité, prix) et enregistrez. Vous pouvez associer des équipements à chaque espace.
Comment gérer les conflits de réservation ?
Le système vérifie automatiquement les conflits lors de la création d'une réservation. Vous pouvez configurer un "temps tampon" dans la configuration pour imposer un délai minimum entre deux réservations sur un même espace.
Comment fonctionne le système de crédits ?
Les crédits permettent aux co-workers de payer des services (réservations, passes jour) sans passer par une facture. Ajoutez des crédits depuis CapCowork > Crédits, ils seront consommés automatiquement lors d'une réservation.
Comment activer le check-in par QR code ?
- Activez l'option "Check-in par QR code" dans la configuration
- Les co-workers peuvent alors présenter leur QR code pour s'enregistrer
- Le QR code est disponible sur la fiche du co-worker
À quoi sert un pass jour et comment l'utiliser ?
Le pass jour est l'accès ponctuel du visiteur qui ne prend ni abonnement ni réservation. Générez-le depuis CapCowork > Passes jour, en choisissant le produit de votre catalogue qui en fixe le prix. Le pass porte un code QR : à l'accueil, un premier scan enregistre l'entrée, un second la sortie. Depuis sa fiche vous pouvez aussi le modifier, l'annuler, le supprimer ou en tirer une facture. Voir Utilisation.
Pourquoi la génération d'un pass jour exige-t-elle un produit ?
Le pass est vendu comme un service de votre catalogue : c'est ce lien qui lui donne son prix et qui permet de le facturer ensuite. Créez un service en vente (par exemple "Pass journée") dans Produits/Services, il apparaîtra alors dans la liste déroulante du formulaire de génération.
Comment gérer les abonnements récurrents ?
- Créez un abonnement depuis CapCowork > Abonnements
- Activez le renouvellement automatique
- Une tâche planifiée envoie des rappels de renouvellement avant l'expiration
Comment configurer les tâches planifiées ?
Allez dans Accueil > Configuration > Travaux planifiés et activez les tâches :
- Expire ads : expiration automatique des annonces (quotidien)
- Release no-show : libération des réservations no-show (toutes les 15 minutes)
- Subscription renewal : rappel de renouvellement (quotidien)
Comment publier un espace sur le portail public ?
Ouvrez la fiche de l'espace, cliquez sur Modifier et passez Publié sur le portail à Oui. L'espace doit également être actif et ne pas être en maintenance. Voir Portail public.
Où arrivent les demandes envoyées depuis le portail public ?
Dans CapCowork > Demandes. Chaque demande peut y être suivie, convertie en prospect ou en réservation. Une notification est envoyée à l'adresse configurée dans Email de notification des nouvelles demandes.
Comment changer l'apparence du portail public ?
Dans CapCowork > Configuration > Portail public, choisissez un thème dans la liste. Activez le Mode démonstration pour prévisualiser chaque thème sans modifier ce que voient vos visiteurs.
Comment gérer les droits d'accès ?
Configurez les permissions dans Accueil > Configuration > Utilisateurs/Groupes > Permissions pour chaque groupe d'utilisateurs.
Comment consulter le planning ?
Allez dans CapCowork > Planning pour voir la vue horaire des réservations par espace. Sélectionnez la date pour naviguer dans la semaine.
Comment suivre les performances ?
Consultez le tableau de bord analytique dans CapCowork > Analyses pour voir les indicateurs clés et les statistiques de la période.