Utilisation

Le plan de travail

Le menu capcompta ouvre le plan de travail. C'est une interface unique : vous passez d'un écran à l'autre sans jamais recharger la page, et sans perdre ce que vous aviez à l'écran.

Le menu de gauche donne accès aux écrans livrés :

Entrée de menu	Ce qu'elle ouvre
Plan de travail	Le tableau de bord
Liaison	La liaison des ventes, des achats et des notes de frais
Journaux et transfert	La prévisualisation et le transfert en comptabilité
Grand livre	Les écritures, en liste ou compte par compte
Balance	Les soldes, regroupés par classe
Plan de révision	Vos comptes un par un, comparés à l'an dernier, avec ce que vous avez déjà revu
Écritures diverses	La saisie au kilomètre des écritures qui ne viennent d'aucun document
Balance d'ouverture	La reprise de la balance d'un autre logiciel, collée depuis un tableur
Exports	La production du fichier des écritures comptables (FEC)
Mise en service	Le diagnostic de l'installation comptable

Chaque entrée n'apparaît que si vous avez le droit comptable correspondant.

Si l'option correspondante est active, le plan de travail s'ouvre en plein écran, sans le bandeau ni le menu de Dolibarr. La bascule reste accessible depuis l'interface.

La période de travail

Une période de travail est commune à tous les écrans : vous la fixez une fois, elle suit partout. Elle est conservée quand vous changez d'écran, et elle est encore là après un rechargement du navigateur.

Il en va de même pour vos filtres, votre tri, la largeur de vos colonnes et votre position de défilement. Vous pouvez quitter un écran au milieu d'une liste de six cents lignes et y revenir exactement au même endroit.

Le tableau de bord

Le tableau de bord n'accepte aucune saisie. Il ne contient que des compteurs, et chaque compteur est un lien vers l'écran déjà filtré sur le travail correspondant :

• les lignes de vente qui restent à lier ;
• les lignes d'achat qui restent à lier ;
• les lignes de notes de frais qui restent à lier ;
• les lignes liées mais pas encore transférées en comptabilité, par journal ;
• la période de travail courante et l'état de l'exercice.

Un onglet de liaison disparaît si le module Dolibarr qui l'alimente est désactivé : pas d'onglet Notes de frais si le module de notes de frais est éteint, par exemple.

La grille au clavier

Tous les écrans de capcompta utilisent la même grille, avec les mêmes touches. Ce qui suit est donc à apprendre une seule fois.

Le focus

Le focus porte sur une cellule, pas sur une ligne. La ligne où vous êtes est surlignée sur toute sa largeur, et la cellule où vous êtes porte un contour net. Vous savez donc toujours ce que la prochaine frappe va modifier.

Les touches

Touche	Effet
Flèches	Déplacent le focus d'une cellule
Tab / Maj+Tab	Valide la cellule et passe à la suivante ou à la précédente ; passe à la ligne suivante en fin de ligne
Entrée	Valide la cellule et descend d'une ligne, même colonne
Échap	Annule l'édition en cours et restaure la valeur d'origine
Début / Fin	Première ou dernière cellule de la ligne
Ctrl+Début / Ctrl+Fin	Première ou dernière ligne
Page haut / Page bas	Défilement d'un écran
Espace	Coche ou décoche la ligne
Maj+clic ou Maj+flèches	Étend la sélection
Ctrl+A	Sélectionne toutes les lignes du filtre courant
Ctrl+D	Duplique la ligne précédente (grilles de saisie)
Ctrl+Suppr	Retire la ligne (grilles de saisie)

Ctrl+A sélectionne toutes les lignes du filtre courant, pas seulement celles qui sont affichées à l'écran. Si votre filtre porte sur quatre cents lignes, la sélection en compte quatre cents, et le pied de grille vous le dit.

Ctrl+D et Ctrl+Suppr ne servent que dans la grille de saisie des écritures diverses : ailleurs, il n'y a pas de ligne à ajouter ni à retirer.

Saisir dans une cellule

Il n'y a pas d'étape "entrer en édition" : la saisie commence dès que vous tapez un caractère sur une cellule modifiable. La valeur d'origine est conservée tant que vous n'avez pas validé, ce qui permet à Échap de la restaurer telle quelle.

Quand vous validez une cellule, la modification part au serveur et la ligne est marquée en attente. En cas d'échec, trois choses se produisent ensemble : la valeur d'origine est remise, la ligne est marquée en erreur, et le message du serveur s'affiche sur la ligne. Il ne s'agit pas d'une notification qui disparaît au bout de quelques secondes : le message reste tant que vous n'avez pas traité la ligne.

Saisir un compte comptable

Les comptes se saisissent par leur numéro, jamais dans une liste déroulante à parcourir : vous tapez 401, la liste se réduit ; 4011, elle s'affine encore. La première proposition est présélectionnée, Entrée l'accepte. Dans une grille de saisie, Tab l'accepte aussi et vous fait passer à la colonne suivante de la même ligne. Le libellé du compte s'affiche à côté du numéro, il ne le remplace pas.

Le pied de grille

Le pied de grille est toujours présent et toujours à jour, à la frappe près :

• le nombre de lignes correspondant au filtre courant ;
• le nombre de lignes sélectionnées ;
• le total débit, le total crédit et le solde ;
• l'indicateur d'équilibre, sur les écrans où il a un sens.

Un déséquilibre se voit pendant le travail, pas dans un message d'erreur après coup.

Le nombre de lignes affiché est le total réel côté serveur. La grille charge par tranches au fil du défilement, mais elle ne tronque jamais un résultat en silence : ce que le pied annonce est ce que le filtre contient.

Lier les documents aux comptes comptables

C'est l'écran du quotidien. Ouvrez Liaison dans le plan de travail.

Trois onglets : Ventes, Achats, Notes de frais. C'est la même grille et les mêmes touches dans les trois.

Les colonnes sont : la date, la référence du document, le tiers, la désignation de la ligne, le montant hors taxes, le taux de TVA, le compte proposé et le compte retenu.

Le compte proposé

La proposition vient du moteur de suggestion natif de Dolibarr : c'est exactement le même calcul que celui de l'écran natif de liaison, y compris les règles ajoutées par d'éventuels modules tiers installés chez vous. capcompta ne recalcule rien de son côté.

Une proposition sans ambiguïté s'accepte d'une seule frappe. Comme Entrée accepte puis descend d'une ligne, vous validez une page entière en gardant la touche enfoncée.

Le compte retenu

La colonne Compte retenu est modifiable, à la saisie du numéro. C'est elle qui fait foi : tant qu'elle est vide, la ligne reste à lier.

Traiter plusieurs lignes d'un coup

Sélectionnez les lignes avec Espace, Maj+flèches ou Ctrl+A, puis affectez le compte à tout le lot, toujours au clavier. Le compte-rendu vous indique le nombre de lignes liées et, s'il y en a, le nombre de lignes en erreur.

Mémoriser le compte

Si l'option correspondante est active, capcompta vous propose, après une liaison, d'inscrire le compte retenu comme compte par défaut du produit ou du tiers.

C'est le geste qui rend le travail décroissant : la fois suivante, les lignes de ce produit arriveront déjà avec la bonne proposition. Le compte est écrit dans le champ de compte de vente ou de compte d'achat de la fiche produit, celui-là même que le moteur de suggestion relit.

Revenir sur une affectation

Un filtre permanent bascule la grille entre Reste à lier et Déjà lié. Le second sert à corriger : vous retrouvez les lignes déjà traitées et vous pouvez changer le compte retenu, tant que la ligne n'a pas été transférée en comptabilité.

Journaux et transfert

Ouvrez Journaux et transfert. Le principe est en trois temps : on choisit, on regarde, puis seulement on transfère.

1. Choisir

Sélectionnez un journal et une période.

Les journaux de vente, d'achat, de banque, de notes de frais et d'opérations diverses sont transférables depuis capcompta. Le journal d'à-nouveaux n'a pas de bouton de transfert : il n'y a aucun document à transférer. C'est la clôture d'exercice qui l'alimente, en écrivant l'OD de résultat et les à-nouveaux de l'exercice suivant (voir la section Clôturer un exercice). L'écran vous le dit sur le journal concerné, au lieu de laisser un bouton échouer.

Le journal de banque mérite une mention : c'est lui qui porte les règlements sur le compte des tiers. Tant qu'il n'est pas transféré, le compte d'un client ne montre que ses factures, et il n'y a rien à lettrer.

2. Prévisualiser

La prévisualisation affiche les écritures telles qu'elles seront créées, avec le total par journal et le contrôle d'équilibre. C'est une lecture : rien n'est encore écrit en comptabilité.

Les anomalies bloquantes sont listées avant le transfert, et chacune renvoie à la ligne fautive :

Anomalie	Ce qu'il faut corriger
Compte comptable manquant	La ligne n'a pas de compte retenu : retournez la lier
Compte auxiliaire manquant sur le tiers	Le tiers n'a pas de compte auxiliaire renseigné sur sa fiche
Montant nul	La ligne n'a pas de montant à comptabiliser
Journal déséquilibré	Le total débit et le total crédit du journal ne coïncident pas
Compte bancaire sans numéro de compte comptable	Renseignez le compte comptable sur la fiche du compte bancaire
Opération non identifiée, compte d'attente	Signalé sans bloquer : l'opération partira au compte d'attente, comme sur l'écran natif

Tant qu'il reste une anomalie bloquante, le transfert est refusé et vous le dit explicitement.

3. Transférer

Le transfert appelle le moteur natif : les écritures créées sont exactement celles que Dolibarr aurait créées depuis son propre écran de transfert.

Le compte-rendu distingue trois catégories :

• les écritures créées ;
• les écritures ignorées parce qu'elles étaient déjà présentes en comptabilité ;
• les erreurs, détaillées ligne par ligne.

Le deuxième cas est normal et attendu : il vous permet de relancer un transfert sur une période déjà partiellement traitée sans créer de doublon.

Un même journal sur une même période ne peut pas être transféré deux fois en même temps. Si une autre personne, ou un second onglet du navigateur, a lancé le transfert avant vous, capcompta vous demande de réessayer dans un instant plutôt que de risquer une double écriture.

La balance

Ouvrez Balance. Vous y trouvez un compte par ligne, avec son total débit, son total crédit et son solde, sur la période de travail.

Les comptes sont regroupés par classe : classe 4 pour les comptes de tiers, classe 6 pour les charges, classe 7 pour les produits, et ainsi de suite. Entrée sur une ligne de classe la replie ou la déplie ; F3 replie ou déplie toutes les classes d'un coup. Le curseur ne bouge pas, vous pouvez donc parcourir un plan comptable entier sans jamais perdre votre place.

Ce que la balance contient, et ce qu'elle ne contient pas

La balance est construite sur le grand livre. Un compte sans aucune écriture sur la période n'a donc rien à y montrer : seuls les comptes mouvementés y figurent, et l'écran vous le rappelle en pied.

Ce que vous pouvez masquer, en revanche, ce sont les comptes soldés, ceux dont le débit et le crédit se compensent exactement. F4 les masque et vous dit combien il en a mis de côté. Le total du pied suit ce que vous voyez : masquer un compte soldé retire autant de débit que de crédit, l'équilibre reste donc vrai.

Les filtres

Filtre	Ce qu'il fait
Balance auxiliaire (F2)	Une ligne par compte de tiers, au lieu d'une ligne par compte général
Comptes de ... à ...	Une plage de comptes, bornes comprises avec toute leur descendance : de 401 à 411 inclut bien tous les 411xxx
Journal	N'agrège que les écritures d'un journal
Du / Au	La période de travail, commune à tous les écrans
Validation (F6)	Toutes les écritures, seulement les validées, ou seulement les non validées

Ouvrir le grand livre d'un compte

Entrée sur une ligne de compte ouvre son grand livre, déjà filtré sur ce compte et sur la même période. Quand vous revenez à la balance, vous retrouvez la ligne que vous aviez quittée, pas le haut de la liste.

Le grand livre

Ouvrez Grand livre. L'écran a deux modes, et c'est le second qui compte au quotidien.

Mode Liste

Toutes les écritures de la période, dans l'ordre des dates. C'est le mode de recherche : vous cherchez une pièce, un libellé, un tiers, et vous la trouvez.

Chercher par montant

C'est souvent la seule chose dont vous vous souvenez : le montant. Pas la date, pas le journal, pas le compte -- si vous les connaissiez, vous ne chercheriez pas.

Le champ Montant, à droite de la recherche, est fait pour cela. Tapez votre filtre et validez par Entrée. Depuis la grille, / amène à la recherche et Tab au montant.

La virgule et le point sont interchangeables. 16,6 et 16.6 trouvent la même écriture. C'est délibéré : la virgule vient de votre pavé numérique, le point d'un tableur ou d'un relevé bancaire, et vous passez de l'une à l'autre sans y penser. Les espaces des milliers sont acceptés aussi, dans les deux conventions : 1 234,56 comme 1,234.56.

Vous pouvez encadrer :

Ce que vous tapez	Ce que vous obtenez
16,6 ou 16.6	les écritures de 16,60 exactement
>100	les écritures de plus de 100,00
>=100	100,00 compris
<50	les écritures de moins de 50,00
<=50	50,00 compris

Le filtre regarde le montant de la ligne, qu'il soit au débit ou au crédit. Une écriture de 150,00 au crédit est donc trouvée par >100, et n'est pas trouvée par <50 -- ce qui paraît évident, et l'est beaucoup moins à programmer qu'à lire.

Comme partout ailleurs, le pied de grille suit : le nombre d'écritures, les totaux et le solde décrivent ce que le filtre a retenu, jamais ce qui est affiché à l'écran.

Si votre filtre n'est pas lisible, capcompta vous le dit et ne filtre rien plutôt que de vous montrer un grand livre entier en vous laissant croire que votre écriture n'existe pas.

Mode Par compte

Un seul compte à la fois, avec son solde progressif : chaque ligne porte le cumul des écritures affichées jusqu'à elle. C'est ce que vous lisez en descendant la colonne pour comprendre comment un compte en est arrivé là.

Le solde progressif reste juste quand vous faites défiler : il n'est pas recalculé à partir de ce que l'écran a sous la main, il est repris du serveur à chaque tranche. Vous pouvez donc descendre dans un compte de plusieurs milliers de lignes, la dernière ligne affiche bien le solde du compte, celui du pied d'écran.

F2 bascule d'un mode à l'autre. F3 place le curseur dans le champ Compte, où vous saisissez le numéro comme partout ailleurs : 411, la liste se réduit, Entrée accepte. Depuis le mode Liste, F7 ouvre directement le compte de la ligne où vous êtes.

Les colonnes

Date, journal, pièce, compte, compte auxiliaire, libellé, débit, crédit, et, en mode Par compte, le solde progressif. Une colonne Lettre s'ajoute si le lettrage est activé dans Dolibarr, et le volet de lettrage l'écrit sous vos yeux (voir plus bas).

La dernière colonne porte l'état de l'écriture : ouverte, validée ou exportée. Une écriture validée ou exportée est figée, ici comme ailleurs.

Remonter à la pièce d'origine

C'est le geste qui fait gagner le plus de temps : Entrée sur une écriture ouvre la pièce dont elle provient dans un nouvel onglet, qu'il s'agisse d'une facture client, d'une facture fournisseur, d'une note de frais, d'une ligne de banque ou d'une immobilisation. F8 ouvre l'écriture comptable elle-même.

Un nouvel onglet, et pas la fenêtre courante : vous ne perdez pas l'écran que vous êtes en train de lire, et vous revenez à votre ligne en fermant l'onglet.

Certaines écritures ne renvoient à aucune pièce, parce qu'elles ont été saisies à la main ou importées. L'écran vous le dit au lieu de ne rien faire.

Si rien ne s'ouvre, c'est que votre navigateur bloque les fenêtres surgissantes pour votre Dolibarr : autorisez-les pour ce site.

Le lettrage

Le lettrage rapproche une facture de son règlement. Il n'a de sens que sur un compte auxiliaire, c'est-à-dire le compte d'un tiers : c'est là que se répondent ce qui a été facturé et ce qui a été encaissé.

Pour y arriver : ouvrez la balance, passez en mode auxiliaire avec F2, placez-vous sur le tiers et faites Entrée. Le grand livre s'ouvre sur ce tiers, et le volet de lettrage apparaît sur la moitié droite de l'écran. Vous pouvez aussi saisir le compte auxiliaire directement dans le champ Auxiliaire du grand livre.

Le volet

Les débits d'un côté, les crédits de l'autre. La touche l donne le clavier au volet, Échap le rend à la grille.

Touche	Effet
Flèches haut et bas	Se déplacer dans une colonne
Flèches gauche et droite	Passer d'une colonne à l'autre
Espace	Cocher ou décocher une ligne
Entrée	Lettrer la sélection
Suppr	Délettrer la sélection
F10	Lettrage automatique du compte
Échap	Vider la sélection, puis rendre le clavier à la grille

Le bas du volet affiche en permanence le nombre de lignes cochées, leur total au débit, leur total au crédit et l'écart entre les deux. Juste à côté, l'écran écrit ce que fera Entrée : c'est l'écart qui décide.

Lettrage complet et lettrage partiel

Quand l'écart est nul, Entrée pose un lettrage complet : le groupe est soldé, son code est en majuscules (AAA, AAB, ...).

Quand l'écart n'est pas nul -- un acompte, un règlement partiel, un solde arrondi qui arrivera plus tard --, Entrée pose un lettrage partiel : le groupe reste ouvert et son code est en minuscules (aaa, aab, ...). C'est la convention de Dolibarr lui-même, et elle est lisible par les écrans natifs comme par les versions suivantes du logiciel.

Le volet liste les groupes du compte sous les deux colonnes, chacun avec son état : soldé, ou reste tant de montant. C'est le montant qui décide de cet état, jamais la casse du code.

Le jour où le solde arrive, sélectionnez tout le groupe et le règlement qui manquait, puis Entrée : le code partiel laisse la place à un code définitif.

Lettrage automatique

F10 demande à Dolibarr de rapprocher tout seul ce qu'il sait rapprocher sur ce compte : il suit les liens entre les factures et leurs paiements. C'est le même moteur que le bouton "Lettrage automatique" des écrans natifs.

Si votre Dolibarr est réglé pour lettrer automatiquement au moment du transfert (option Activer le lettrage automatique lors du transfert en comptabilité), les règlements transférés depuis capcompta sont déjà lettrés en arrivant.

Ce que le lettrage ne bloque pas

Poser ou retirer un code de lettrage reste possible sur une écriture validée ou exportée. C'est volontaire : on exporte une période, puis le règlement arrive, et refuser le lettrage rendrait le module inutilisable sur tout exercice déjà sorti. Le code de lettrage n'est pas une modification de l'écriture elle-même -- ni son montant, ni son compte, ni sa date ne bougent.

En revanche, une sélection ne peut pas mélanger deux comptes auxiliaires : lettrer ensemble le règlement d'un client et celui d'un fournisseur n'aurait aucun sens, et capcompta le refuse même là où le moteur natif l'accepterait.

Les écritures diverses

Ouvrez Écritures diverses. C'est la grille de saisie au kilomètre, pour tout ce qui ne vient pas d'un document : opérations diverses, à-nouveaux, écritures de paie, corrections.

Un lot, un mouvement

Un lot de saisie est un mouvement comptable : ses lignes partagent le même journal, la même date de pièce et la même référence. Ces trois valeurs sont en haut de l'écran, au-dessus de la grille : vous les saisissez une fois, elles s'appliquent à toutes les lignes.

Le journal proposé est un journal d'opérations diverses ou d'à-nouveaux. Les autres ne sont pas offerts, et c'est volontaire : une ligne tapée à la main dans un journal de vente ne correspondrait à aucune facture, le transfert ne la reconnaîtrait jamais, et la facture qu'elle semble décrire continuerait d'apparaître comme restant à transférer. F2 passe au journal suivant.

Saisir une ligne

Chaque ligne porte un compte, un compte auxiliaire facultatif, un libellé, et un montant au débit ou au crédit -- jamais les deux.

Tab avance dans la ligne, colonne après colonne. Sur la colonne Compte, tapez le numéro : la liste se réduit à la frappe et Tab accepte la proposition présélectionnée tout en passant à la colonne suivante. Vous ne quittez donc jamais la ligne que vous êtes en train d'écrire.

Entrée termine la ligne et repart au début de la suivante, sur la colonne Compte.

La contrepartie proposée

Quand vous terminez la dernière ligne d'un lot qui n'est pas encore équilibré, la ligne suivante s'ouvre avec le montant qui l'équilibrerait, du bon côté. Vous n'avez plus qu'à saisir le compte.

Ce n'est qu'une proposition : écrasez-la si le règlement est partiel, tapez autre chose, la ligne suivante recalculera ce qui reste. C'est le cas courant d'un acompte : 300 au débit, 100 au crédit, et la ligne d'après vous propose les 200 restants.

L'équilibre est visible en permanence

Le pied d'écran affiche le total débit, le total crédit et l'écart à chaque frappe. Tant que le lot n'est pas équilibré, il dit ce qui manque et de combien, et la validation est impossible -- ni par le bouton, ni par le raccourci.

Les autres touches

Touche	Effet
F7	Ajoute une ligne au lot
Ctrl+D	Duplique la ligne précédente, juste en dessous du curseur
Ctrl+Suppr	Retire la ligne où vous êtes
Ctrl+S	Valide le lot et l'écrit au grand livre
Échap	Quitte la grille pour revenir aux champs de l'en-tête

Votre saisie ne se perd pas

Le lot en cours est conservé : allez vérifier un solde sur la balance, revenez, il est toujours là, référence et lignes comprises. Il n'est effacé qu'une fois écrit au grand livre, ou si vous demandez explicitement Vider le brouillon.

Après une validation, l'écran vous dit quel numéro de mouvement a été écrit et combien de lignes il porte, puis rend une grille neuve pour le lot suivant.

Corriger ou supprimer une écriture

Depuis le grand livre, Entrée sur une écriture que vous avez saisie à la main la rouvre dans cet écran. Vous la modifiez comme vous l'avez écrite, et Enregistrer la correction remplace le mouvement en gardant son numéro de pièce. Le contrôle d'équilibre s'applique de la même façon : un mouvement corrigé reste équilibré.

Supprimer le mouvement l'efface en entier, après une confirmation. La suppression porte toujours sur le mouvement complet et jamais sur une seule de ses lignes : retirer une ligne d'une paire laisserait le grand livre déséquilibré sans que rien ne le signale.

Si vous avez un lot en cours de frappe, l'écran ne l'écrase pas : il vous le dit et vous laisse le valider ou le vider avant d'ouvrir le mouvement demandé.

Trois situations empêchent la correction, et l'écran dit laquelle :

• l'écriture est validée ou exportée : elle est figée ;
• l'écriture porte un code de lettrage : délettrez-la d'abord depuis le grand livre, sans quoi le groupe de lettrage perdrait la moitié de ses membres ;
• l'écriture vient d'un transfert de document : elle répond d'une facture, et se corrige en reprenant cette facture puis en retransférant son journal.

Exporter la comptabilité

Ouvrez Exports. Cet écran produit le FEC, le fichier des écritures comptables que réclament l'expert-comptable et l'administration fiscale.

Choisir ce qui part

Trois réglages, en haut de l'écran :

• la période, obligatoire. Un FEC porte toujours sur des dates précises ; sans bornes, l'export emporterait tout l'historique et l'écran refuse de le produire ;
• le journal, facultatif. Par défaut, tous les journaux : c'est ce qu'un FEC complet demande ;
• le format. Deux modèles sont proposés, et ils ne diffèrent que par deux colonnes du fichier. Export FEC met la date de la pièce dans EcritureDate et la date d'enregistrement dans PieceDate ; Export FEC (avec dates inversées) fait le contraire. Si votre cabinet n'a pas exprimé de préférence, gardez celui que Dolibarr propose par défaut. En cas de rejet portant sur les dates, essayez l'autre.

La case qui verrouille, et pourquoi elle est décochée

La case Verrouiller les écritures après cet export est décochée au départ, et c'est délibéré.

Tant qu'elle est décochée, produire un fichier ne change rien dans votre comptabilité. Vous pouvez l'exporter autant de fois qu'il le faut : envoyer un premier FEC à l'expert-comptable, recevoir ses retraitements, corriger vos écritures, et recommencer. C'est le déroulement habituel d'une fin d'exercice.

Cochez-la seulement quand les chiffres sont définitifs. Les écritures exportées deviennent alors immuables : elles ne peuvent plus être ni corrigées ni supprimées depuis l'écran de saisie, qui vous le dira si vous essayez de les rouvrir. capcompta ne sait pas défaire ce verrouillage.

Cochée, la case change le bandeau au-dessus de la grille : il annonce le nombre exact d'écritures qui seront verrouillées, avant que le fichier ne soit produit. Et comme l'opération est irréversible, une confirmation vous est demandée -- la seule de cet écran.

Ce qui bloque un export

Avant de produire quoi que ce soit, capcompta contrôle la sélection. Deux anomalies arrêtent l'export, parce qu'elles rendraient le fichier invalide :

• une pièce déséquilibrée, dont le total des débits ne correspond pas au total des crédits. Le contrôle du FEC la refuserait, mais bien plus tard, quand l'exercice sera clos ;
• une tabulation ou un saut de ligne dans une référence de pièce ou un libellé de compte. Le FEC sépare ses colonnes par des tabulations : un seul de ces caractères décale toute la ligne, et le fichier devient illisible sans que rien ne le signale.

Dans les deux cas, le message nomme la pièce concernée, et le bouton reste inerte tant que le problème n'est pas corrigé.

D'autres constats sont affichés sans bloquer, à titre d'information : lignes à montant nul (le format FEC les écarte, votre fichier aura donc moins de lignes que la balance), écritures non validées, comptes auxiliaires sans libellé, écritures déjà exportées.

Produire le fichier

Ctrl+S ou le bouton Produire le fichier. Le téléchargement démarre, sous le nom que l'administration attend. Le compte rendu reste affiché en bas de l'écran : il rappelle le nom du fichier, le nombre de lignes exportées, et surtout si des écritures ont été verrouillées ou non.

La grille du bas liste les exports déjà réalisés : la date, le nombre d'écritures et la période couverte. Elle ne montre que les exports qui ont verrouillé quelque chose, puisque c'est la seule trace qu'un export laisse en comptabilité. Un export produit sans verrouillage ne laisse volontairement aucune marque.

Le paramétrage comptable

Ouvrez Paramétrage. Cet écran règle la comptabilité elle-même : le plan comptable, les journaux, les comptes proposés par défaut, les options du module et les exercices.

Ce que vous réglez ici est vu par Dolibarr, et réciproquement. capcompta écrit dans les mêmes réglages que les écrans natifs ; il n'en tient pas une copie de son côté. Vous pouvez donc passer de l'un à l'autre sans jamais vous demander lequel fait autorité.

Cinq volets, que vous parcourez avec Ctrl + flèche gauche et Ctrl + flèche droite.

Le plan comptable

Une grille comme les autres. Tapez un numéro ou un mot du libellé dans la recherche, et la liste se réduit. Vous pouvez aussi n'afficher que les comptes actifs, que les inactifs, ou une seule classe.

Sur une ligne :

• Entrée ouvre la cellule, vous tapez, Entrée valide. Le libellé se corrige ainsi, sans quitter la grille ;
• la barre d'espace active ou désactive le compte. Un compte désactivé n'est plus proposé nulle part, mais ses écritures restent lisibles et le geste se défait avec la même touche ;
• la colonne Groupe de restitution se choisit dans une liste. Un compte n'appartient qu'à un seul groupe : en choisir un nouveau déplace le compte.

Pour créer un compte, la ligne au-dessus de la grille : numéro, libellé, Entrée. Le curseur revient sur le numéro, prêt pour le suivant : on ouvre un plan de dix comptes sans jamais toucher la souris.

Les zéros à droite sont retirés, comme le fait Dolibarr : taper 401000 crée le compte 401. C'est le même compte, et le grand livre l'affichera complété à la longueur que vous avez réglée dans les options. Si vous tenez aux zéros, l'option Conserver les zéros à droite des numéros de compte les garde tels quels.

Deux refus que vous rencontrerez, et qui protègent vos écritures :

• un numéro déjà pris est refusé. Deux comptes portant le même numéro rendraient tout report ambigu ;
• le numéro d'un compte qui porte déjà des écritures ne peut plus changer. Le grand livre recopie le numéro sous forme de texte au moment où il écrit : le renuméroter laisserait ces écritures pointer vers un compte qui n'existe plus, sans aucun message. Le libellé, lui, reste modifiable -- corriger une faute de frappe ne casse rien.

capcompta ne supprime aucun compte. La désactivation répond au même besoin, se défait, et ne laisse jamais une écriture orpheline. Si vous tenez à supprimer, l'écran natif le permet toujours.

Les journaux

Même fonctionnement : Entrée corrige le libellé ou le code, la barre d'espace active ou désactive, et la ligne du haut en crée un nouveau.

La grille affiche pour chaque journal le nombre d'écritures qu'il porte. C'est ce nombre qui décide si son code peut encore changer : dès qu'il y a une écriture, le code est figé, pour la même raison que le numéro d'un compte.

La nature dit à quoi sert le journal : opérations diverses, ventes, achats, banque, notes de frais, à-nouveaux. Elle décide de la façon dont le journal est transféré, et de son apparition ou non dans l'écran de saisie.

Les comptes par défaut

Ce sont les comptes que capcompta propose tout seul quand vous liez un document : compte client, compte fournisseur, produits vendus, TVA collectée, compte d'attente, et ainsi de suite. Ils sont exactement ceux de l'écran natif. S'y ajoutent les deux comptes de résultat (bénéfice, perte) que la clôture d'exercice utilise pour son OD de résultat -- ce sont les réglages de la page native Clôture.

Un compte saisi ici doit exister dans le plan comptable : l'écran refuse un numéro inconnu au lieu de l'enregistrer et de vous laisser découvrir, des semaines plus tard, que plus rien n'est proposé à la liaison.

Videz un champ pour retirer le réglage. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé, et l'écran indique combien de modifications sont en attente.

Les options

Les réglages de comportement du module natif : longueur d'affichage des comptes, date de début de la liaison, désactivation de la liaison sur un domaine, lettrage, autoliquidation de la TVA, réexport des écritures déjà exportées, et le journal des à-nouveaux que la clôture d'exercice alimente. Ce dernier se saisit par son code (AN sur une installation standard) : seul un journal actif de nature à-nouveaux est accepté.

Deux d'entre eux portent un avertissement, parce qu'aucun écran ne sait les défaire automatiquement :

• éteindre le lettrage masque les codes déjà posés. Ils ne sont pas effacés, mais plus aucun écran ne les montre tant que l'option est éteinte. L'écran vous dit combien d'écritures sont concernées avant que vous ne le fassiez ;
• changer la longueur des comptes modifie l'affichage des écritures déjà passées.

Les exercices comptables

Déclarez ici vos exercices : un libellé, une date de début, une date de fin. La grille indique pour chacun le nombre d'écritures qu'il contient, combien ne sont pas encore validées, et s'il est ouvert ou clos.

Deux exercices ne peuvent pas se chevaucher. Si vous déclarez une période qui recouvre un exercice existant, l'écran vous le dit et nomme celui qui gêne. Dolibarr ne fait pas ce contrôle : deux exercices couvrant le même jour rendraient toute clôture ambiguë.

Le libellé se corrige dans la grille, comme partout ailleurs. Et corriger un libellé ne touche jamais au statut de l'exercice -- ce qui n'est pas le cas de l'écran natif, où la même correction rouvre un exercice clos sans rien dire.

Les dates, en revanche, ne se corrigent pas dans la grille. Un exercice déclaré avec de mauvaises bornes se redéclare, ou se corrige sur l'écran natif de Dolibarr.

Clôturer un exercice

Entrée sur la ligne d'un exercice ouvre l'assistant de clôture. Échap le referme.

L'assistant commence par contrôler l'exercice, et sépare ce qui bloque de ce qui mérite seulement un regard.

Bloquent la clôture :

• des documents non transférés en comptabilité sur la période (ventes, achats, notes de frais, banque) : le résultat serait incomplet ;
• des lignes non liées à un compte comptable ;
• un grand livre déséquilibré sur l'exercice ;
• une pièce déséquilibrée prise isolément. Ce contrôle-là mérite d'exister seul : deux erreurs opposées s'annulent dans un total, et une pièce fausse peut donc dormir dans un exercice qui, lui, s'équilibre ;
• l'absence de l'exercice suivant, ou un exercice suivant déjà clos : les à-nouveaux n'auraient nulle part où aller ;
• le journal des à-nouveaux ou les comptes de résultat (bénéfice, perte) non configurés, ou configurés sur un journal ou un compte désactivé depuis. Les trois se règlent dans le paramétrage, volets Comptes par défaut et Options -- ce sont les réglages natifs de la page Clôture de Dolibarr ;
• des dotations aux amortissements non transférées (module Immobilisations) : le résultat serait écrit sans sa charge d'amortissement ;
• un compte dont le type de plan est inconnu : la clôture sait classer les comptes des plans comptables français (le type porté par le plan, avec repli sur la classe du numéro). Sur un plan d'un autre pays, elle refuse nommément plutôt que de deviner un résultat ;
• un grand livre plus précis que la configuration : des écritures stockées avec plus de décimales que la précision configurée ne peuvent pas produire des lots équilibrés.

Avertissent sans bloquer : des écritures datées en dehors de tout exercice déclaré, un compte d'attente ou des virements internes non soldés, des comptes mouvementés qui n'existent plus au plan, et un exercice antérieur encore ouvert. Ce dernier mérite d'être lu : clôturer 2031 avant 2030 absorbe les écritures de 2030 dans le résultat de 2031, et 2030 ne pourra plus être clôturé séparément. C'est le comportement voulu pour absorber l'historique d'une installation qui n'a jamais clôturé -- pas pour sauter un exercice par accident, et l'assistant le dit avant.

Quand rien ne bloque, l'assistant annonce le résultat de l'exercice (bénéfice ou perte) et le nombre de lignes d'à-nouveaux qui seront écrites dans l'exercice suivant -- avant que vous ne vous engagiez.

Ce que la clôture fait exactement. Elle écrit d'abord deux lots d'écritures dans le journal des à-nouveaux :

• l'OD de résultat, datée du dernier jour de l'exercice : une ligne par compte de gestion (classes 6 et 7) pour le solder, et une contrepartie unique sur le compte de résultat -- bénéfice ou perte selon le signe ;
• les à-nouveaux, datés du premier jour de l'exercice suivant : une ligne par compte de bilan non soldé, et une ligne par compte auxiliaire pour les comptes de tiers. La balance d'ouverture du nouvel exercice est ainsi exactement le bilan de l'exercice clos.

Elle valide ensuite toutes les écritures de l'exercice -- l'OD de résultat comprise -- puis marque l'exercice comme clos. La validation est le point important : c'est elle que les écrans de Dolibarr respectent, donc c'est elle qui rend la clôture opposable même en dehors de capcompta. Une écriture validée ne peut plus être ni modifiée ni supprimée. Les à-nouveaux, eux, restent non validés dans l'exercice suivant, encore ouvert ; ils ne sont pas modifiables pour autant depuis l'écran de saisie, puisqu'ils répondent de la clôture qui les a produits.

Tant qu'une anomalie bloquante subsiste, le bouton de clôture reste inerte : corrigez, et l'assistant se met à jour.

Une limite à connaître sur le lettrage. Les tiers sont repris en solde par compte auxiliaire, pas pièce par pièce : dans le nouvel exercice, il n'est donc pas possible de lettrer une facture de l'exercice clos avec son règlement encaissé après. La facture reste dans l'exercice précédent, et l'à-nouveau ne porte qu'un solde par tiers. Lettrez avant de clôturer ce qui doit l'être, ou laissez le solde du tiers porter l'information.

L'affectation du résultat n'est pas automatique. Le compte 120 ou 129 est repris tel quel dans les à-nouveaux ; son affectation (vers le report à nouveau 110 ou 119) est une décision d'assemblée générale, qui se saisit le moment venu en écritures diverses.

Ce qu'un exercice clos refuse

Une fois l'exercice clos, capcompta refuse toute écriture datée dedans : saisie d'une écriture diverse, correction, suppression, et transfert d'un journal dont la période touche l'exercice. Le dernier jour de l'exercice en fait partie.

Un transfert sans période demandée couvre tout l'historique : il est donc refusé dès qu'un exercice est clos. Donnez-lui une période, et il repart.

Une limite à connaître : ce refus vaut dans capcompta, pas sur les écrans natifs de Dolibarr, où rien ne permet de s'accrocher à l'écriture d'une ligne comptable. Ce qui protège partout, c'est la validation posée par la clôture.

Rouvrir un exercice

Le même assistant propose de rouvrir un exercice clos, sans quoi une clôture prématurée serait définitive.

La réouverture supprime l'OD de résultat et les à-nouveaux que la clôture avait générés, puis retire la validation des écritures. C'est ce qui rend la clôture rejouable : rouvrez, corrigez l'écriture oubliée, clôturez à nouveau -- les deux lots sont régénérés à l'identique à partir du grand livre tel qu'il est.

Lisez l'avertissement avant. La réouverture retire la validation de toutes les écritures de l'exercice, y compris de celles que quelqu'un aurait validées à la main avant la clôture : rien, en base, ne permet de les distinguer.

Trois exceptions rassurantes : une écriture déjà exportée garde sa validation, un exercice ne peut pas être rouvert si l'exercice suivant est clos -- rouvrez le suivant d'abord --, et si l'OD de résultat ou les à-nouveaux ont déjà été exportés (dans un FEC, par exemple), la réouverture entière est refusée : supprimer des écritures qui figurent dans un fichier déjà transmis contredirait ce fichier.

Ce volet demande un droit Dolibarr distinct des autres (Gérer les exercices comptables). Si votre profil ne le porte pas, le volet vous le dit et les quatre autres restent accessibles.

Reprendre une balance d'ouverture

Cet écran sert une seule fois, mais ce jour-là il vous fait gagner une journée : celui où vous démarrez Dolibarr alors que l'entreprise, elle, tourne depuis des années. Vous n'avez pas un historique à reprendre, vous avez une balance arrêtée -- celle de votre ancien logiciel, ou celle que votre expert-comptable vous a envoyée -- et il faut qu'elle devienne le point de départ de votre comptabilité Dolibarr.

Sans capcompta, le seul chemin est le module Import générique de Dolibarr et son mapping de colonnes : cela fonctionne, sans le moindre contrôle comptable et sans clavier.

Le déroulé, de haut en bas

L'écran suit l'ordre du travail.

1. L'exercice d'accueil. Choisissez l'exercice que cette balance ouvre. Les écritures seront datées de son premier jour. La liste indique, pour chaque exercice, s'il est clos et s'il porte déjà une balance.

2. Le journal d'à-nouveaux et une référence libre. Le journal proposé est celui que vous avez configuré pour la clôture ; seuls les journaux de nature à-nouveaux sont offerts, une balance n'ayant rien à faire dans un journal de vente.

3. Le collage. Le curseur est déjà dans la zone prévue à l'arrivée sur l'écran : un Ctrl+V suffit. Copiez la balance depuis votre tableur, ou collez un fichier CSV ouvert dans un éditeur de texte.

4. Les colonnes. capcompta les reconnaît et vous montre ce qu'il a compris, colonne par colonne : compte, compte auxiliaire, libellé, débit, crédit -- ou une seule colonne de solde signé, si c'est la forme de votre fichier. Chaque colonne se change dans une liste, et la grille se reconstruit aussitôt. Rien n'est deviné sans vous être montré.

   Un cas mérite votre attention : beaucoup de balances générales portent à la fois les mouvements de l'exercice (total débit, total crédit) et les soldes (solde débiteur, solde créditeur). capcompta retient les deux premières colonnes chiffrées, c'est-à-dire les mouvements. Les deux jeux s'équilibrent, donc aucun contrôle ne peut les distinguer : c'est à vous de désigner les colonnes de soldes si c'est celles-là que vous reprenez. C'est exactement pour ce genre de cas que l'affectation est affichée et modifiable avant tout envoi.

5. La grille. Les lignes s'affichent comme partout ailleurs dans capcompta, et se corrigent sur place : un numéro de compte, un libellé, un montant. Ctrl+Suppr retire une ligne. Vous n'avez pas à retourner dans le tableur.

6. Contrôler, puis Charger.

Ce que le contrôle regarde

Le bouton Contrôler n'écrit rien et peut être rejoué autant de fois que nécessaire ; Ctrl+S fait la même chose depuis n'importe où. Il vous dit, en clair :

• les comptes que votre plan comptable ne connaît pas, ou qui sont désactivés -- toutes les lignes fautives d'un coup, avec le message posé sur la ligne concernée. Sur un fichier de trois cents lignes, c'est la différence entre corriger en une passe et recommencer dix fois ;
• les numéros ramenés à ceux de votre plan. Votre ancien logiciel exporte souvent 401000 là où le plan comptable stocke 401. capcompta fait le rapprochement tout seul, et vous dit lesquels il a ajustés : les lignes affichées après le contrôle sont exactement celles qui seront écrites ;
• un exercice clos, ou qui porte déjà une balance, ou qui porte déjà les à-nouveaux écrits par la clôture de l'exercice précédent. Ce dernier cas est le plus important : charger une balance par-dessus un report existant compterait les soldes deux fois ;
• les comptes soldés de votre fichier, écartés du chargement : une ligne à 0,00 des deux côtés n'a rien à écrire, et le FEC les écarte de toute façon. Le nombre est affiché, rien n'est retiré en silence ;
• les écritures déjà présentes avant l'exercice d'accueil. C'est la façon la plus discrète de compter deux fois : si votre grand livre porte déjà l'historique que cette balance résume, la première clôture additionnera les deux ;
• les comptes de charges et de produits qui figurent dans votre fichier. Ce n'est pas une erreur -- c'est le signe que la balance a été arrêtée en cours d'exercice, ce qui est fréquent lors d'une migration -- mais il vaut mieux le savoir, car le résultat de la première clôture en tiendra compte ;
• un compte qui apparaît sur plusieurs lignes, et le fait que l'exercice porte déjà des écritures.

L'écart d'arrondi

Une balance venue d'ailleurs tombe rarement juste au centime. Le pied d'écran affiche l'écart en permanence, et le chargement reste fermé tant qu'il n'est pas nul : capcompta n'ajoute jamais de contrepartie de son propre chef.

Une touche, F8, ajoute la ligne qui manque sur votre compte d'attente (celui que le paramétrage désigne, en général le 471). Vous la voyez, vous pouvez la modifier ou la supprimer, et ce qui part au grand livre est ce que vous avez sous les yeux. Au moment de clôturer, capcompta vous rappellera que ce compte d'attente n'est pas soldé : c'est exactement le rappel qu'il faut.

Le chargement

Charger la balance n'est proposé qu'après un contrôle réussi sur les lignes telles qu'elles sont : si vous corrigez une ligne après coup, le bouton se referme et l'écran vous demande de recontrôler. F9 charge directement la balance que le contrôle vient d'approuver.

Le résultat est un seul mouvement, daté du premier jour de l'exercice, dans le journal d'à-nouveaux. Il apparaît au grand livre et à la balance comme n'importe quelle écriture, et Entrée sur une de ses lignes ouvre la fiche de l'exercice dont elle répond.

Corriger après coup

Tant qu'aucune ligne de la balance chargée n'a été validée, exportée ni lettrée, le bouton Supprimer la balance chargée la retire en entier -- après une confirmation, parce que c'est un geste destructeur. Vous corrigez votre fichier, vous le recollez, vous rechargez.

Trois refus, et chacun a sa raison : une écriture validée ou exportée est figée pour tout le module ; une ligne lettrée emporterait la moitié de son groupe de lettrage, et l'autre moitié garderait un code auquel plus rien ne répond -- délettrez d'abord depuis le grand livre ; et si l'exercice suivant a été clôturé, son résultat et ses à-nouveaux ont été calculés sur cette balance : rouvrez-le avant.

Passé ce point, la correction se fait par une écriture diverse.

Ce que la première clôture en fera

Rien de particulier, et c'est voulu : la balance chargée est une écriture comme une autre. Quand vous clôturerez ce premier exercice, ses soldes seront repris dans les à-nouveaux de l'exercice suivant, une seule fois, mêlés aux mouvements de l'année.

Une limite à connaître

Les comptes de tiers sont repris par compte auxiliaire, avec leur solde -- pas au détail des factures impayées. Conséquence pratique : une facture émise dans votre ancien logiciel ne pourra pas être lettrée avec le règlement que vous encaisserez dans Dolibarr. Le solde du client reste juste, c'est le rapprochement pièce à pièce qui n'est pas possible. Si ce lettrage vous importe, saisissez les factures non soldées une à une en écritures diverses plutôt que leur solde.

Rapprocher le FEC de votre expert-comptable

Voici le cycle que vous connaissez : en fin d'exercice, vous envoyez votre FEC au cabinet. Il passe ses écritures de révision -- amortissements, provisions, charges à payer, impôt sur les sociétés, soldes de comptes d'attente -- et vous renvoie son fichier. Jusqu'ici, Dolibarr savait exporter mais pas se remettre à jour : il fallait ressaisir à la main en lisant un fichier de dix-huit colonnes, ou renoncer. Et si on renonce, le grand livre de Dolibarr ne correspond plus à la liasse déposée.

Cet écran compare son fichier au vôtre et vous propose d'ajouter ce qui manque.

Le déroulé, de haut en bas

1. La période, le journal et le format, exactement comme sur l'écran d'export.
2. Le format doit être le même que celui que vous avez envoyé au cabinet. C'est le piège numéro un : FEC et FEC2 ne diffèrent que par deux colonnes de date inversées, et comparer l'un à l'autre ferait remonter toutes vos lignes comme modifiées. L'écran vous le rappelle juste sous le sélecteur.
3. Le fichier renvoyé par le cabinet. Peu importe qu'il soit en UTF-8 ou dans un vieil encodage, séparé par des tabulations, des points-virgules ou des barres verticales, que ses montants s'écrivent avec une virgule ou un point, ou qu'il utilise les colonnes Débit et Crédit plutôt que Montant et Sens : les deux présentations sont légales et les deux sont lues.
4. Comparer. Rien n'est écrit à cette étape, et surtout rien n'est verrouillé : consulter un écart ne gèle jamais vos écritures.

Ce que la comparaison vous montre

Le bandeau résume tout : combien de lignes de chaque côté, combien sont identiques, et combien de mouvements le cabinet a ajoutés. En dessous, quatre catégories, et il est utile de comprendre pourquoi elles sont séparées.

• Les mouvements à ajouter. Ce sont les écritures de révision du cabinet. C'est la seule catégorie que vous pouvez écrire, et c'est l'essentiel de ce que vous attendez de cet écran.
• Les mouvements partiellement présents. Une partie de leurs lignes existe déjà chez vous. Ils ne sont pas proposés, et pour une bonne raison : n'écrire que le reste donnerait un mouvement déséquilibré. Si vous devez vraiment les passer, faites-le en écritures diverses.
• Les lignes reformulées. Même journal, même date, même compte, même montant, mais un libellé ou un numéro de compte écrit autrement. Ce sont des lignes que le cabinet a conservées, simplement réécrites. Elles ne sont pas proposées, et c'est délibéré : les ajouter vous donnerait deux fois la même écriture.
• Les lignes absentes de son fichier. Elles existent chez vous et pas chez lui. Rien n'est supprimé ici. Un FEC est un journal, pas un état : si le cabinet a corrigé un montant, la bonne réponse est une écriture de correction passée en écritures diverses, qui garde la trace de l'écart. C'est précisément ce qu'un contrôle fiscal regarde.

Écrire les mouvements

Dans la grille, Espace coche une ligne, Ctrl+A les prend toutes, et Ctrl+S écrit ce qui est coché. Une confirmation vous demande d'accepter, parce que cela écrit dans votre comptabilité.

Ce qui est écrit l'est en écritures diverses ordinaires. Vous pouvez donc les corriger ou les supprimer une par une depuis l'écran des écritures diverses, exactement comme si vous les aviez tapées vous-même.

Une fois écrits, ces mouvements ne sont plus un écart : la comparaison se relance toute seule et ne les propose plus. Vous pouvez donc utiliser l'écran deux fois de suite sans craindre d'écrire deux fois la même chose.

Trois choses à savoir

Faites le rapprochement avant de clôturer. Si vous clôturez d'abord, l'écriture de résultat et les à-nouveaux sont calculés sur des chiffres que le cabinet a depuis modifiés. Il faudrait alors rouvrir l'exercice et régénérer.

Ce qui est visé, c'est l'égalité des soldes par compte, et par compte auxiliaire pour vos clients et fournisseurs. C'est ce qui décide de votre bilan et de votre liasse. Les numéros de pièce, les accents des libellés et le lettrage, eux, resteront différents des siens : ce sont des détails de forme, et vouloir les aligner n'apporterait rien.

Seul le format FEC est lu. Si votre cabinet vous renvoie un fichier propre à son logiciel (Quadratus, Coala, ISACOMPTA), demandez-lui un FEC : c'est un format réglementaire, tous les logiciels comptables savent le produire.

Rapprocher le compte bancaire

C'est le travail le plus fréquent de la comptabilité, et le dernier qui restait sur les écrans natifs de Dolibarr. Vous avez votre relevé sous les yeux, papier ou PDF, et vous pointez ce que la banque confirme.

Le déroulé, de haut en bas

1. Le compte bancaire, en haut à gauche. S'il apparaît barré d'un message, c'est que Dolibarr lui-même refuse de le rapprocher : rapprochement désactivé sur sa fiche, compte de caisse, ou compte clôturé. Le message vous dit lequel des trois.
2. Le nom du relevé (F2). Prenez une forme qui se classe toute seule, comme 2026-07 : c'est ce qui vous permettra de retrouver vos relevés dans l'ordre.
3. Le solde de fin imprimé sur le relevé (F3). Tapez-le tel que vous le lisez, virgule ou point, avec ou sans espaces : 1 234,56 et 1234.56 sont compris de la même façon. Un solde négatif se tape avec son signe moins.
4. Cochez les lignes que le relevé confirme : Espace coche, Ctrl+A prend tout.
5. Regardez le pied de l'écran. Il porte trois chiffres et c'est là que tout se joue : le solde déjà pointé, le montant de ce que vous venez de cocher, et le solde que vous obtiendrez. À côté, l'écart avec le solde du relevé. Quand il tombe à zéro, l'écran écrit "Le relevé tombe juste".
6. Ctrl+S pointe la sélection. Les lignes pointées quittent la liste, et le compte-rendu vous dit combien.

Si vous vous êtes trompée

F4 fait tourner le filtre : à pointer, pointées, toutes. Passez sur "pointées", sélectionnez la ligne de trop et faites Ctrl+U : elle revient dans la liste à pointer et son nom de relevé est effacé.

Un refus est possible, et il est voulu : une ligne dont l'écriture comptable est validée ou déjà exportée ne peut plus être dépointée. Le pointage est ce qui empêche Dolibarr de supprimer une ligne de banque ; le retirer sur une écriture figée ouvrirait la porte à une suppression qui laisserait votre comptabilité pointant dans le vide.

Le volet des relevés

F8 ouvre la liste des relevés déjà pointés sur ce compte : combien de lignes, quelle période, quel montant, et le cumul relevé après relevé. Les relevés y sont classés par date et jamais par leur nom, ce qui évite un piège classique -- un relevé nommé 10 se range après le 9 et pas avant, comme il se doit.

Le volet indique aussi combien de lignes ne sont rattachées à aucun relevé : c'est ce qu'il vous reste à traiter.

Trois choses à savoir

Pointer n'écrit rien dans votre comptabilité. Le pointage dit "la banque confirme cette opération", pas "cette opération est comptabilisée". Le passage au grand livre se fait par le transfert du journal de banque, sur l'écran des journaux, et il ne regarde pas le pointage. Les deux travaux sont indépendants et vous pouvez les faire dans l'ordre que vous voulez.

Le solde du relevé que vous tapez n'est pas conservé côté serveur. Il ne sert qu'à calculer l'écart pendant que vous pointez. Il reste dans votre navigateur, avec le nom du relevé, donc vous le retrouvez si vous allez consulter un solde ailleurs et que vous revenez. Ce qui est réellement enregistré, c'est le pointage de chaque ligne et le nom du relevé auquel elle appartient -- exactement ce que les écrans natifs enregistrent.

Une ligne déjà pointée sur un autre relevé est refusée. Si vous cochez par erreur une ligne qui appartient au relevé du mois précédent, l'écran refuse le lot entier et vous le dit. Dépointez-la d'abord si elle a vraiment changé de relevé : cela évite qu'un relevé déjà bouclé change de total sans que personne s'en aperçoive.

Ce que cet écran ne fait pas

Il pointe et dépointe, rien d'autre. Créer, modifier ou supprimer une ligne de banque, gérer les catégories, les bordereaux de chèques ou les dates de valeur reste sur les écrans de Dolibarr -- ce sont des opérations de trésorerie, pas de comptabilité.

Il n'y a pas non plus de pointage automatique. Deviner qu'une ligne de 150,00 euros correspond à telle autre de 150,00 euros aboutit tôt ou tard à un pointage faux, et un pointage faux ne se voit pas : le total tombe juste quand même.

Joindre les pièces justificatives

Une case "joindre les pièces justificatives" produit, au lieu du seul fichier, une archive ZIP contenant le FEC et le PDF de chaque facture client, facture fournisseur et note de frais de la période. Chaque PDF y porte le numéro d'écriture de sa ligne, sur huit chiffres : la pièce 42 devient 00000042.pdf. C'est ce nommage qui permet à un vérificateur de retrouver le justificatif d'une ligne du FEC.

Avant de produire quoi que ce soit, l'écran vous dit ce que l'archive contiendra : combien de justificatifs ont été trouvés sur combien d'attendus, et la liste de ceux qui manquent, avec leur numéro de pièce et leur référence.

Un justificatif manquant ne bloque pas l'export. C'est voulu : une facture émise avant votre passage à Dolibarr n'aura jamais de PDF, et refuser rendrait l'archive impossible à produire. Mais vous ne pouvez plus envoyer une archive incomplète en la croyant complète -- et si un PDF manque simplement parce qu'il n'a jamais été généré, vous savez lequel aller chercher.

Deux limites à connaître :

• seules les factures et notes de frais ont un justificatif dans Dolibarr. Une écriture de banque ou une écriture diverse n'en a pas, et elle n'est donc pas comptée comme manquante ;
• le PDF doit exister sous le nom que Dolibarr lui donne. Un document généré avec un modèle qui le nomme autrement ne sera pas trouvé, et sera signalé comme manquant.

Lire ses états comptables

Trois états dans un seul écran, F4 passe de l'un à l'autre.

Le compte de résultat

Vos charges et vos produits sur la période, groupés par sous-classe (60 achats, 61 services extérieurs, 64 charges de personnel...), et le résultat en toutes lettres : "Bénéfice de 12 480,55" ou "Perte de ...". Les deux colonnes sont affichées en positif, comme sur un compte de résultat imprimé.

Entrée sur un compte ouvre son grand livre sur la même période : c'est ainsi qu'on répond à "pourquoi ce poste a-t-il doublé ce mois-ci".

Le bilan

L'actif et le passif, par masses. Le résultat de la période y figure sur sa propre ligne, au passif, et l'écran le nomme "non encore écrit au compte 120 ou 129" : tant que vous n'avez pas clôturé, ce résultat n'existe pas encore comme écriture, mais il fait partie de vos capitaux propres. Sans cette ligne, le bilan ne tomberait jamais juste.

Le pied vous dit si le bilan s'équilibre. S'il annonce un écart, ce n'est pas l'écran qui se trompe : c'est votre grand livre qui est déséquilibré sur la période, et la clôture le refusera aussi.

Ce n'est pas une liasse fiscale. Une liasse reclasse les créances selon leur échéance, sépare les provisions et compense certains comptes. C'est le travail de votre expert-comptable, et il le fait à partir du FEC que vous lui envoyez. Cet écran vous dit où vous en êtes ; il ne remplit pas de formulaire.

Les groupes de rapport

Dolibarr sait construire des états personnalisés à partir de groupes de comptes que l'on paramètre : on décide que tel ensemble de comptes forme "Achats de marchandises", et on peut même ajouter des lignes calculées par formule.

Deux choses à savoir, et la seconde est la raison d'être de cet onglet :

Dolibarr en livre trois et n'y rattache aucun compte. Sur une installation neuve, l'onglet est donc vide et vous le dit. Le rattachement se fait sur l'écran natif, vers lequel un lien vous emmène.

Un compte rattaché à aucun groupe est absent de l'état. C'est le piège de ce type de rapport : le total reste plausible, rien n'a l'air faux, et il manque pourtant un compte. L'écran natif ne le signale pas ; celui-ci affiche en tête combien de comptes sont dans ce cas et pour quel montant. Tant que ce bandeau est là, l'état est incomplet.

Réviser un exercice, compte par compte

Les autres écrans sont organisés par tâche : lier, transférer, lettrer, exporter. Quand vient le moment de vérifier un exercice, ce découpage ne vous aide plus, parce qu'une révision ne se fait pas par tâche. Elle se fait compte par compte, et la question est toujours la même : ce compte est-il juste, et l'ai-je déjà regardé ?

C'est ce que fait cet écran. Vous choisissez un exercice, et vous obtenez la liste de tous vos comptes mouvementés, groupés par classe.

Les trois exercices côte à côte

Pour chaque compte, l'écran affiche le solde de l'exercice que vous révisez, celui de l'année précédente et celui d'avant, avec la variation en valeur et en pourcentage.

C'est ce qui remplace le réflexe "j'ouvre le grand livre, je note, j'ouvre l'an dernier, je soustrais". Un poste de charges qui double d'une année sur l'autre se voit immédiatement ; un compte qui était mouvementé l'an dernier et ne l'est plus apparaît quand même, avec un solde à zéro et sa variation négative, parce que c'est exactement le genre de chose qu'une révision doit attraper.

Le volet de droite reprend ces chiffres pour le compte sous votre curseur, et il suit le curseur : vous n'avez rien à ouvrir ni à refermer.

Quand un compte n'existait pas l'année précédente, le pourcentage affiche un tiret plutôt qu'un chiffre. Ce n'est pas un oubli : un compte parti de zéro n'a pas de taux de croissance, et afficher 100 % serait un chiffre inventé que rien ne distinguerait d'un chiffre mesuré.

Les variations importantes sont mises en gras. Elles ne sont pas colorées en vert et rouge, et c'est volontaire : un compte de produits a un solde créditeur, donc négatif, et la même couleur voudrait dire l'inverse selon le compte. Vous seule savez si une hausse est une bonne nouvelle.

Se souvenir de ce que vous avez déjà regardé

Chaque compte porte un état, que la barre d'espace fait tourner :

État	Ce qu'il veut dire
À revoir	Personne ne l'a encore regardé
Vérifié	Les chiffres ont été regardés
Révisé	Le compte a été revu et justifié
Supervisé	Une deuxième personne l'a validé

Un tour complet ramène le compte à "à revoir" : un état posé par erreur se défait à la même touche. L'avancement est affiché en permanence, globalement et pour chaque classe, et il se met à jour à chaque frappe.

Deux autres touches complètent le tableau :

• p lève ou baisse un point en suspens sur le compte. C'est le "il faudra y revenir" : le compteur du haut vous dit combien il en reste ;
• n ouvre la note du compte. Vous y écrivez ce que vous voulez, Ctrl+Entrée l'enregistre, Échap abandonne. Un compte qui porte une note est marqué dans la grille, donc vous les retrouvez d'un coup d'oeil.

Tout cela est enregistré par exercice : avoir révisé le 606 en 2036 ne dit rien de 2037.

Ne voir que ce qui reste à faire

Un plan comptable réel porte plusieurs centaines de comptes, et la plupart ne méritent pas un second regard. Deux touches rendent la liste praticable :

• F2 masque les comptes soldés, ceux dont le solde de l'exercice est à zéro ;
• F3 masque les comptes déjà revus, quel que soit leur état.

En les combinant, il ne reste à l'écran que ce sur quoi vous n'avez pas encore statué. L'écran vous dit toujours combien de comptes il masque : une liste rétrécie qui ne dit pas qu'elle l'est, c'est le meilleur moyen d'oublier un compte pendant un an.

F4 replie ou déplie toutes les classes d'un coup, et / place le curseur dans la recherche, qui filtre sur le numéro comme sur le libellé.

Descendre dans le détail

Entrée sur un compte ouvre son grand livre, borné à l'exercice que vous révisez. De là, Entrée sur une ligne ouvre la pièce d'origine. C'est le chemin habituel, et le retour vous ramène exactement où vous étiez.

Ce que cet écran ne fait pas

Il annote, il ne corrige pas. Aucune écriture n'est créée, modifiée ni supprimée depuis cette page. Quand la révision révèle une erreur, la réponse comptablement propre est une écriture de correction saisie en Écritures diverses : elle laisse une trace, alors qu'une ligne réécrite n'en laisse aucune.

Il ne reventile pas non plus une ligne d'un compte vers un autre. Une écriture issue d'un transfert répond d'une facture, et la déplacer ferait diverger votre grand livre de vos documents. Là encore, la sortie est une écriture de correction.

Enfin, il est annoté par les personnes qui ont le droit de créer des écritures. Si vous avez seulement le droit de lecture, vous voyez tout l'écran, les comparatifs compris, mais la barre d'espace vous répond que l'annotation vous est fermée.

Ce que capcompta refuse toujours

Une écriture validée ou déjà exportée ne peut être ni modifiée ni supprimée depuis capcompta. Le message est explicite quand vous tentez l'opération. C'est volontaire : ces écritures sont figées, et le module applique cette règle même sur les chemins où le moteur natif ne la contrôle pas lui-même.

Le lettrage fait exception : il reste possible sur une écriture validée ou exportée, comme sur les écrans natifs. Refuser reviendrait à rendre le lettrage impossible sur tout exercice déjà transmis, ce qui est précisément l'exercice qu'on lettre.

Ce qui reste sur les écrans natifs

Ces fonctions ne sont pas encore reprises dans capcompta. Elles restent disponibles et pleinement utilisables dans le menu Comptabilité de Dolibarr, en parallèle de capcompta et sur les mêmes données :

• Les autres formats d'export. capcompta ne sert que le FEC ; les quelque dix-huit formats destinés à des logiciels de cabinet (Cegid, Sage, Quadratus, Ciel...) restent sur l'écran natif.
• Suppression d'un compte comptable ou d'un journal, et changement du plan comptable actif : capcompta désactive plutôt que de supprimer, et le choix du modèle de plan se fait à la mise en service.
• Validation des écritures par période libre (la clôture d'un exercice, elle, se fait dans capcompta). Le rapprochement bancaire, lui, se fait désormais dans capcompta (section ci-dessus) ; restent au natif la création et la suppression de lignes de banque, les catégories et les bordereaux de chèques.
• La liasse fiscale et les déclarations. Le compte de résultat et le bilan par masses se lisent désormais dans capcompta (section ci-dessus), mais la liasse CERFA, les soldes intermédiaires de gestion et les déclarations restent au natif et à votre expert-comptable.
• Import d'écritures au sens large : un FEC entier, un fichier au format libre. La reprise d'une balance d'ouverture, elle, se fait dans capcompta (section ci-dessus).

Travailler en alternance entre capcompta et les écrans natifs ne pose aucun problème : les deux interfaces lisent et écrivent dans les mêmes tables comptables.