Utilisation
Ce guide décrit le travail dans Dolibarr. La saisie quotidienne en cuisine se fait plutôt depuis l'application : voir la page Application smartphone.
Toutes les pages du module sont accessibles depuis le menu de gauche de la section Outils, entrée SmartDLC.
Suivre les dates limites de consommation
La liste des DLC
Le menu SmartDLC > DLC ouvre la liste de tous les produits suivis. Chaque ligne indique la référence, le libellé du produit, le lot, le fournisseur, la date limite et le statut.
Comme toutes les listes Dolibarr, elle se filtre, se trie et se personnalise : le sélecteur de colonnes en haut à droite permet d'afficher ou de masquer les champs, y compris les champs complémentaires que vous auriez ajoutés.
Le cycle de vie d'un produit
Un produit suivi passe par une suite d'états. Le statut courant est visible dans la liste et sur la fiche.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Enregistrement créé, pas encore validé |
| En stock | Produit validé, non entamé, dans sa date limite d'origine |
| Ouvert | Emballage ouvert, une DLC secondaire a été calculée |
| Congelé | Produit congelé, une DLC secondaire a été calculée |
| Consommé | Produit entièrement consommé ou vendu |
| Détruit | Produit périmé et jeté |
| Annulé | Enregistrement annulé |
flowchart LR
A["Brouillon"] --> B["En stock"]
B --> C["Ouvert"]
B --> D["Congele"]
C --> E["Consomme"]
C --> F["Detruit"]
D --> C
B --> FUn produit en brouillon est validé, passe en stock, puis il est ouvert ou congelé, et finit consommé ou détruit. Un produit congelé qui est décongelé repasse par l'état ouvert.
La fiche d'un produit suivi
Cliquez sur une référence pour ouvrir la fiche. Elle présente les informations saisies, la photo de l'étiquette s'il y en a une, et les boutons d'action correspondant au statut courant.
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Ouvrir | Enregistre la date d'ouverture et calcule la DLC secondaire à partir du délai configuré |
| Congeler | Enregistre la congélation et calcule la DLC secondaire correspondante |
| Consommé | Marque le produit comme entièrement consommé ou vendu |
| Détruire | Marque le produit comme périmé et jeté ; vous pouvez saisir le poids pour le calcul des pertes |
| Valider | Fait passer un brouillon en stock |
| Modifier | Rouvre le formulaire de saisie |
| Repasser en brouillon | Annule la validation |
Le bouton Détruire accepte un poids en grammes. Renseignez-le systématiquement si vous suivez vos pertes : c'est la seule source de cette donnée.
Les onglets d'une fiche
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Fiche | Les données du produit et les actions |
| Documents | Les photos d'étiquettes et les fichiers joints |
| Notes | Notes publique et privée, qui tracent automatiquement chaque changement d'état |
Diviser un lot
Un produit ouvert peut être scindé en plusieurs sous-lots, par exemple quand une grande barquette est répartie en portions. Chaque sous-lot devient un enregistrement à part entière, rattaché au lot d'origine, avec sa propre date limite et son propre suivi.
La division se fait depuis l'application smartphone. Dans Dolibarr, la fiche du lot d'origine porte une date de délotage, et chaque sous-lot indique le lot parent dont il est issu.
Relever les températures
Le menu SmartDLC > Relevés de températures ouvre la liste des relevés. Chaque ligne porte l'équipement concerné, la température mesurée, la date et l'auteur du relevé.
La saisie se fait normalement depuis l'application, équipement après équipement, dans l'ordre défini par le champ Ordre de chaque ressource. Dans Dolibarr, la liste sert à la consultation, au contrôle et à l'export.
Prérequis : la fonction doit être activée et les types de ressources renseignés dans l'onglet Températures de la configuration. Voir la page Configuration.
Remplir les contrôles HACCP
Les types de contrôle
SmartDLC gère six types de contrôle :
| Type | Usage |
|---|---|
| Nettoyage | Contrôle de nettoyage des zones de préparation |
| Réception | Contrôle des marchandises à la livraison |
| Température | Contrôle de température hors relevé d'équipement |
| Refroidissement | Suivi d'une cellule de refroidissement |
| Huile de friture | Contrôle de l'état des bains de friture |
| Audit | Audit interne |
Les gabarits de check-list
Chaque contrôle est construit à partir d'un gabarit qui définit la structure de sa check-list. Des gabarits prêts à l'emploi sont installés avec le module, et vous pouvez créer les vôtres depuis l'application.
Le cycle d'un contrôle
flowchart LR
A["Brouillon"] --> B["Valide"]
B --> C["Verifie"]
B --> D["Annule"]| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Contrôle en cours de saisie |
| Validé | Contrôle rempli et signé par l'opérateur |
| Vérifié | Contrôle contresigné par le responsable |
| Annulé | Contrôle annulé |
La fiche d'un contrôle validé propose les boutons Vérifier et Annuler. La vérification est l'acte du responsable : elle enregistre sa signature à côté de celle de l'opérateur.
Éditer le PDF d'un contrôle
Un modèle de document standard est fourni. Depuis la fiche du contrôle, la génération produit un PDF reprenant l'en-tête du contrôle, la check-list remplie, les observations et la zone de signatures (opérateur, puis vérificateur si le contrôle a été vérifié).
C'est ce document que vous présentez en cas de contrôle sanitaire.
Envoyer un enregistrement par courriel
Les fiches DLC et HACCP disposent d'un bouton Envoyer un email. Il ouvre le formulaire d'envoi standard de Dolibarr, avec le document joint le cas échéant.
Suivre les alertes
Les produits dont la date limite approche sont mis en évidence selon les deux seuils configurés :
- warning : la date limite est proche
- danger : la date limite est imminente
- périmé : la date limite est dépassée, le produit doit être détruit
Ces trois catégories alimentent l'écran d'accueil de l'application, qui affiche un message pour chacune dès qu'elle n'est pas vide.