Utilisation

Accès au module

Le module est accessible depuis le menu Outils > FXPreFlight. La page principale affiche le tableau de bord avec le score global de conformité.

Tableau de bord

Score global

Le score global de conformité est affiché en gros au centre de la page. Il est calculé comme une moyenne pondérée de quatre indicateurs :

Chaque indicateur est représenté par une carte avec son propre score et une barre de progression colorée :

• Vert : score excellent (90 % et plus)
• Orange : améliorations nécessaires (entre 50 % et 89 %)
• Rouge : actions requises (en dessous de 50 %)

Infrastructure technique

Cette section vérifie sous forme de tableau :

• Version PHP : 7.4 minimum requis
• Version Dolibarr : 18.0 minimum recommandé
• SIRET et capital : informations de la société complètes
• Informations de paiement : au moins un compte bancaire avec IBAN
• Module Facture : activé
• Numérotation des factures : configurée
• Conditions de paiement : au moins une condition configurée
• Option cachée : constante FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS non activée
• Contrôle des dates : option de vérification de la chronologie des dates

Chaque ligne affiche un statut vert, orange ou rouge selon le résultat.

Qualité de la base clients

Le module analyse tous les clients ayant des factures sur les 12 derniers mois et vérifie pour chacun :

• La présence et la validité du SIREN/SIRET (algorithme de Luhn)
• La présence et la validité du numéro de TVA intracommunautaire
• La complétude de l'adresse (rue, code postal, ville, pays)
• La présence d'une adresse email

Le score indique le pourcentage de clients conformes.

Qualité des produits

Le module identifie :

• Les produits en vente sans taux de TVA : un taux de TVA est obligatoire pour la facturation électronique
• Les produits avec des références en doublon : les doublons peuvent poser problème lors du traitement automatique

Simulation des factures

Le module analyse toutes les factures de vente des 12 derniers mois et classe chacune en trois catégories :

• Valide : la facture est conforme pour la facturation électronique
• Avertissement : la facture présente des points à améliorer (lignes libres, etc.)
• Invalide : la facture présente des problèmes bloquants (SIREN manquant, adresse incomplète, etc.)

Le montant HT des factures invalides et avec avertissements est affiché pour mesurer l'impact financier.

Pages de détail

Détail des problèmes par facture

Accessible depuis le lien "Voir le détail" sous l'indicateur Factures, cette page liste les types de problèmes rencontrés :

Chaque problème affiche le nombre de factures concernées et un lien vers la fiche client pour correction.

Clients avec erreurs

Cette page liste les clients comportant des données incomplètes ou invalides. Pour chaque client, les champs manquants sont détaillés : SIREN, TVA, adresse, email. Un lien direct vers la fiche du tiers permet de corriger immédiatement.

Clients sans email

Cette page liste spécifiquement les clients sans adresse email. Les clients sont triés par nombre de factures décroissant, de sorte que les clients les plus actifs apparaissent en premier. Les clients inactifs (aucune facture récente) sont identifiés et peuvent être ignorés.

Une fonctionnalité permet d'affecter l'email d'un contact existant au tiers, directement depuis cette page.

Factures modifiées manuellement

Le module compare les totaux stockés en base de données avec les totaux recalculés à partir des lignes de facture. Les écarts détectés peuvent indiquer :

• Une modification manuelle directe en base de données
• Un problème d'arrondi
• Une importation de données incorrecte

Pour chaque facture, le type d'anomalie est précisé : écart sur le total HT, le total TVA, le total TTC, ou incohérence entre les trois.

Important : Ce type de modification directe en base de données ne sera plus possible avec la facturation électronique. Corrigez ces factures en passant par l'interface Dolibarr.

Trous dans la numérotation

Le module lit le masque de numérotation configuré dans Dolibarr (mercure, mars ou terre) pour analyser la séquence de vos factures. Il prend en compte la syntaxe @X du masque pour déterminer si le compteur se réinitialise chaque année fiscale, et regroupe les factures par exercice fiscal en conséquence.

L'analyse distingue trois types de situations, avec des niveaux de gravité différents :

Vrais trous dans la numérotation (rouge)

Des numéros de factures n'existent nulle part dans la base de données. C'est le cas le plus grave : il s'agit d'un vrai trou dans la séquence. Chaque trou est affiché avec les références cliquables des factures encadrant le trou, le nombre de numéros manquants et le niveau de gravité (critique au-delà de 5 numéros manquants).

Important : Les trous dans la numérotation sont interdits par la réglementation fiscale française (article 242 nonies A de l'annexe II au CGI).

Numérotation non chronologique (bleu, information)

Des numéros semblaient manquants dans la période analysée, mais ils existent bien dans la base de données avec une date différente. Cela arrive typiquement quand une facture est créée dans Dolibarr puis validée après d'autres : Dolibarr utilise la date de création, pas celle de validation. Le module affiche les factures retrouvées sous forme de liens cliquables. Ce n'est pas un trou dans la numérotation.

Conseil : pour éviter ce réordonnancement, le module vous invite à activer l'option "Forcer la date de facturation à la date de validation" du coeur de Dolibarr (Accueil > Configuration > Factures clients). La date de la facture correspondra alors à sa date de validation, c'est-à-dire à l'ordre réel d'attribution des numéros.

Factures avec dates incohérentes (jaune, avertissement)

Une facture avec un numéro plus élevé a une date antérieure à une facture avec un numéro plus bas. Ce cas est courant quand la validation des factures est différée, et n'est pas bloquant, mais il mérite votre attention.

Tickets de caisse TakePOS

Les tickets émis par TakePOS sont des factures à part entière, mais ils utilisent une numérotation propre à chaque terminal de caisse (chaque caisse a son propre compteur, indépendant de la numérotation des factures classiques). Le module les détecte automatiquement et les analyse séparément, terminal par terminal, pour ne pas signaler de faux trous : sans cela, les tickets d'une caisse sembleraient manquants dans la série d'une autre. Les anomalies éventuelles sur les tickets sont affichées avec le libellé du terminal concerné (par exemple "Ticket de caisse TakePOS - terminal 1").

Écarts de TVA

Cette page liste les factures présentant une incohérence entre le total HT + TVA et le total TTC. Les causes possibles sont :

• Arrondis lors des calculs de TVA
• Modification manuelle des totaux
• Remises complexes ou multiples
• Erreur de saisie ou d'import de données

Pour chaque facture, le total HT, le total TVA, le total TTC stocké et le TTC calculé sont affichés, ainsi que l'écart constaté.

Comptes bancaires

Cette page vérifie la complétude de vos comptes bancaires pour la facturation électronique :

• IBAN : obligatoire pour les paiements SEPA
• BIC : recommandé pour les paiements internationaux
• Nom de la banque : recommandé
• Adresse de la banque : recommandée
• Titulaire du compte : recommandé
• Affichage du RIB sur les factures : vérifié

La page affiche un récapitulatif du nombre de comptes complets, à améliorer et incomplets. Des liens directs vers la configuration de chaque compte bancaire sont fournis.

Cas particuliers

Cette page regroupe les situations nécessitant une attention particulière :

Remises

Les remises globales (au pied de facture) sont parfaitement acceptées en Factur-X. Le module signale uniquement les factures cumulant remise globale et remises par ligne, ce qui peut compliquer le traitement automatique.

Lignes négatives

Les lignes à montant négatif sont analysées pour distinguer :

• Les remises commerciales : conformes pour la facturation électronique
• Les corrections ou avoirs : doivent être gérés via des factures d'avoir séparées

Factures en devise étrangère

Les factures émises dans une devise autre que l'euro sont signalées. La conversion en EUR est requise pour la facturation électronique.

Factures d'acompte

Les factures d'acompte sont listées avec leur statut (consommé ou non) et la référence de la facture finale associée.

Factures de test

Le module détecte les factures liées à des clients de test (nom commençant par [TEST], contenant (TEST), etc.) ou dont la référence contient "TEST". Ces factures ne devraient pas être présentes dans une base de données de production.

Important : Ne supprimez jamais ces factures directement. Cela créerait des trous de numérotation. Contactez un comptable pour régulariser la situation si nécessaire.

Produits sans TVA

Cette page liste les produits marqués "en vente" qui n'ont aucun taux de TVA défini. Un taux de TVA est obligatoire pour la facturation électronique. Un lien vers la fiche de chaque produit permet de corriger directement.

Analyse des PDF

Cette page fournit une analyse complète de la taille de vos fichiers PDF de factures :

• Répartition des tailles : nombre de factures par tranche (moins de 50 Ko, 50-100 Ko, 100-200 Ko, 200-500 Ko, plus de 500 Ko)
• Factures dépassant le seuil : liste détaillée avec taille et lien vers la facture
• Analyse du logo : taille, dimensions et format du logo de l'entreprise, avec recommandations d'optimisation
• Configuration PDF : détection de l'image de fond et des polices personnalisées

Mise à jour des données clients

Le module permet d'envoyer un lien sécurisé à vos clients pour qu'ils complètent eux-mêmes leurs données manquantes, puis de valider les modifications avant qu'elles soient appliquées dans Dolibarr.

Consultez la page dédiée Mise à jour des données clients pour le guide complet avec captures d'écran.

Recommandations

Le tableau de bord affiche en bas de page une section de recommandations personnalisées en fonction des problèmes détectés. Les recommandations sont classées par priorité et incluent :

• Compléter les numéros SIREN et TVA des clients
• Ajouter les adresses email manquantes
• Remplacer les lignes libres par des références produits
• Corriger les factures avec écarts de TVA
• Compléter les informations bancaires

Module complémentaire recommandé : Sirene (Open-DSI)

Si FxPreFlight détecte de nombreux clients avec des SIREN, SIRET ou adresses manquants, le module Sirene édité par Open-DSI est un excellent complément pour corriger rapidement ces fiches.

Ce que fait le module Sirene

Le module interroge la base de données officielle de l'INSEE (répertoire Sirene) et remplit automatiquement les informations légales d'une fiche tiers Dolibarr :

• SIREN et SIRET
• Raison sociale officielle
• Adresse complète (rue, code postal, ville)
• Numéro de TVA intracommunautaire (calculé à partir du SIREN)

La recherche peut se faire par raison sociale, SIREN, SIRET ou code postal, directement depuis la fiche du tiers.

Workflow combiné avec FxPreFlight

1. FxPreFlight identifie les clients non conformes (page "Clients avec erreurs")
2. Pour chaque client français, ouvrez sa fiche et utilisez le module Sirene pour récupérer les données manquantes en un clic depuis l'INSEE
3. Relancez l'analyse FxPreFlight pour vérifier que le score de conformité s'améliore

Ce workflow permet de corriger des dizaines de fiches clients en quelques minutes, là où la saisie manuelle prendrait des heures.

Note : Le module Sirene ne concerne que les sociétés françaises immatriculées au répertoire Sirene de l'INSEE. Pour les clients étrangers ou les particuliers, utilisez la fonctionnalité de mise à jour par le client intégrée à FxPreFlight.

Installation

Le module Sirene est disponible sur le DoliStore. Il nécessite l'installation préalable du module gratuit Dictionnaires Avancés du même éditeur.

Prochaines étapes

Le module affiche également les prochaines étapes pour préparer votre transition :

1. Corriger les problèmes identifiés dans vos données
2. Créer des produits pour remplacer les lignes libres
3. Rejoindre le mouvement PDP Libre
4. Tester la génération de factures électroniques
5. Former votre équipe aux nouveaux processus