L'objectif principal est de vous éviter d'avoir à passer des heures tous les mois à scotcher vos facturettes sur des feuilles A4 et calculer le total de vos frais professionnels en se demandant toujours où vous avez pu ranger le justificatif 38 que vous avez eu entre les mains “la semaine dernière”… 🦊

Une contrainte : avoir un smartphone et prendre une photo de qualité du justificatif le plus tôt possible (le jour même de l'établissement du ticket).

Des algorithmes de calculs sont mis en œuvre au travers de DoliSCAN pour prendre en compte les spécificités de la règlementation fiscale en vigueur (différents taux de remboursement selon le véhicule utilisé et les éventuels effets rétroactifs des changements de barème, et aussi la gestion des multivéhicules).

Notre serveur de calcul d'itinéraire vous propose une aide lorsque vous devez entrer la distance parcourue. Sans être bloquant, il vous indiquera par exemple qu'entre Bordeaux et Toulouse il y a environ 242k m (mais vous seul⋅e connaissez réellement la distance parcourue, en particulier s'il y a eu des déviations, des travaux, des accidents, des étapes ou des déplacements complémentaires).

Votre service comptabilité ou expert-comptable peut recevoir votre note de frais récapitulative mensuelle automatiquement par courriel avec les justificatifs, accompagnée d'un fichier FEC (Fichier des Écritures Comptables) que l'on peut importer directement dans un logiciel métier.

Voici les principales étapes de l'agenda de doliscan:

• Le 1er jour du mois: ouverture automatique de la note de frais du mois en cours
• Jour après jour vous utilisez l'application pour envoyer vos justificatifs de frais
• 5 jours avant la fin du mois un mail récapitulatif vous est envoyé pour vous avertir de la clôture proche de votre note de frais en cours
• Le dernier jour du mois la note de frais passe en mode “pré-cloture” ou “gelée” (vous avez encore 4 jours pour faire des modifications)
• Le 5 du mois suivant votre note de frais est archivée, envoyée par mail à votre contact comptable/RH avec le fichier des écritures comptables, elle est réputée définitive

• 1. L'application qui est affichée sur le smartphone de l'utilisateur, sa documentation spécifique est ici : l'application
• 2. Le serveur DoliSCAN qui se charge de piloter l'application smartphone, sa documentation est ici : le serveur
• 3. Et enfin en option votre Dolibarr peut se connecter avec le serveur DoliSCAN par l'intermédiaire d'un module complémentaire à installer sur dolibarr, sa documentation est ici : le connecteur dolibarr pour doliscan