Lignes de frais (Analytique)
La section Analytique offre une vue détaillée de toutes les lignes de frais, indépendamment de la note de frais à laquelle elles appartiennent. Cette vue est particulièrement utile pour le service comptabilité et les responsables qui souhaitent analyser les dépenses par type, par période ou par projet.
Consulter les lignes de frais
La liste affiche chaque dépense individuelle avec les informations suivantes :
- Date de la dépense
- Libellé
- Type de frais
- Montant HT et TTC
- Moyen de paiement
- Étiquette(s) associée(s)
- Utilisateur
- Présence d'un justificatif (photo)
Filtres avancés
La vue analytique propose des filtres puissants pour affiner la recherche :
| Filtre | Description |
|---|---|
| Période | Plage de dates (date de début et de fin) |
| Note de frais | Rattachement à une note de frais spécifique |
| Type de frais | Restauration, hôtel, péage, carburant, taxi, IK, divers, etc. |
| Moyen de paiement | Personnel, carte bancaire professionnelle, espèces professionnelles |
| Étiquette | Filtrer par projet ou catégorie |
| Montant | Plage de montants (minimum et maximum) |
| Utilisateur | Filtrer par collaborateur (selon votre profil) |
Les filtres sont cumulables : vous pouvez par exemple afficher toutes les dépenses de restauration du mois de janvier pour un utilisateur donné.
Types de frais
Les dépenses sont classées par type. Voici les principaux types disponibles :
- Restauration : repas professionnels
- Restauration avec invités : repas d'affaires avec des personnes extérieures
- Hôtel : frais d'hébergement
- Péage : frais d'autoroute
- Carburant : avec différents niveaux de récupération de TVA (0%, 60%, 80%, 100%)
- Taxi : courses en taxi ou VTC
- Train : billets de train
- Indemnités kilométriques : remboursement des trajets professionnels avec véhicule personnel
- Divers : toute dépense ne rentrant pas dans les catégories précédentes
Chaque type est associé à un code comptable spécifique, configurable dans la section Configuration.
Moyens de paiement
Trois moyens de paiement sont gérés :
- Personnel : le collaborateur a avancé la dépense avec ses fonds personnels (remboursement à effectuer).
- Carte bancaire professionnelle : la dépense a été réglée avec la carte de l'entreprise.
- Espèces professionnelles : la dépense a été réglée avec la caisse de l'entreprise.
Le moyen de paiement détermine le compte de trésorerie utilisé lors de l'export comptable.
Exports
Depuis la vue analytique, vous pouvez exporter les lignes de frais filtrées :
- Export Excel / CSV : exporte les lignes affichées dans un tableur, avec toutes les colonnes de détail (dates, montants, types, TVA, etc.).
- Export des justificatifs : génère un PDF compilant les photos de justificatifs des lignes sélectionnées.
Les exports respectent les filtres appliqués : seules les lignes visibles sont incluses dans l'export.