Gestion des entreprises
La section Entreprises du menu permet de gérer les sociétés enregistrées dans DoliSCAN. L'accès à cette section dépend de votre profil (voir Premiers pas).
Liste des entreprises
La liste affiche toutes les entreprises auxquelles vous avez accès, avec les informations suivantes :
- Nom de l'entreprise
- Adresse et ville
- Email de contact
- Nombre d'utilisateurs rattachés
Créer une entreprise
Cliquez sur le bouton Créer pour ajouter une nouvelle entreprise. Renseignez les champs suivants :
- Nom : raison sociale de l'entreprise.
- Adresse, Code postal, Ville, Pays : coordonnées postales.
- Email : adresse email de contact de l'entreprise. Cet email est utilisé pour les vérifications de sécurité (attribution de droits administrateur).
- Téléphone : numéro de téléphone de l'entreprise.
- Site web : adresse du site internet.
- SIREN : numéro d'identification de l'entreprise.
Note : pour les revendeurs, une case à cocher Entreprise revendeur permet de marquer une entreprise comme structure de revente.
Modifier une entreprise
Cliquez sur le nom d'une entreprise dans la liste pour afficher sa fiche détaillée. Vous pouvez modifier toutes les informations saisies lors de la création.
La fiche est organisée en trois onglets :
- Fiche : les coordonnées de la société décrites ci-dessus.
- Options : les réglages comptables et l'archivage (voir ci-dessous).
- Utilisateurs : les comptes rattachés à la société.
Onglet Options
Cet onglet regroupe les réglages qui s'appliquent à l'ensemble des collaborateurs de la société.
Export global des notes
Cette option regroupe les notes de frais de tous les collaborateurs en un seul envoi destiné à la comptabilité, au lieu d'un envoi par personne. Une fois la case cochée, indiquez l'adresse mail de destination qui recevra ce regroupement.
Le fonctionnement détaillé, ce que contient l'envoi et les précautions à prendre sont décrits dans Export global (classeur de frais).
Longueur des comptes comptables
Nombre de caractères utilisé pour les numéros de compte dans les exports comptables. La valeur par défaut est 10, et les numéros plus courts sont complétés par des zéros à droite. Ajustez ce réglage pour correspondre à ce qu'attend votre logiciel de comptabilité (valeurs acceptées : de 6 à 20).
Code journal comptable
Code du journal utilisé dans les écritures générées par les exports. La valeur par défaut est NDF.
Valeur probante
Lorsque cette option est active, les justificatifs sont scellés et horodatés via le service uptosign.com, selon le tarif en vigueur. Rapprochez-vous de votre hébergeur DoliSCAN pour l'activer.
Note : l'archivage à long terme reste à la charge de l'entreprise. Ni DoliSCAN ni UpToSign ne se substituent à votre obligation de conservation des documents, au même titre que vos factures et bulletins de paie.
L'option ne peut être modifiée que si un compte uptosign est configuré sur le serveur, et uniquement par les profils super administrateur, revendeur, responsable d'entreprise ou administrateur d'entreprise. Dans le cas contraire, elle apparaît en lecture seule.
Associer des utilisateurs
Sur la fiche d'une entreprise, la section Utilisateurs liste tous les comptes rattachés à cette société avec leur rôle respectif. Pour associer un utilisateur existant, rendez-vous plutôt dans la gestion des utilisateurs et modifiez le rattachement depuis la fiche de l'utilisateur.
Actions disponibles
Depuis la fiche d'une entreprise, plusieurs actions sont accessibles :
- Exporte la config des comptes en PDF : génère un document PDF récapitulant les informations de l'entreprise et la liste de ses utilisateurs avec leurs paramètres comptables.
- Envoyer le Classeur de Frais par mail : regroupe les notes de frais de tous les collaborateurs pour la période choisie et les envoie à la comptabilité. Voir Export global (classeur de frais).
