Vous êtes nombreux à nous souligner que DoliSCAN (et le module pour dolibarr) génèrent des notes de frais “vides” ou “à zéro” et que ça “pollue l'affichage” … voici la raison pour laquelle nous vous conseillons de ne pas supprimer ces notes de frais “vides” et à les archiver comme toute pièce comptable.

En effet, ça peut sembler étrange mais voici la raison: les notes de frais sont souvent un sujet compliqué lors d'une fin de contrat entre le salarié et l'entreprise.

Imaginons la situation suivante: en fin de contrat au moment du “litige” potentiel il faut être certain que les notes de frais et que les frais avancés par le salarié soient tous bien payés. En résumé, que la société n'a pas de dette envers son salarié.

Que faire si vous n'avez pas de document à zéro justifiant que le salarié n'a pas fait de frais ?

C'est la porte ouverte à un conflit: le salarié peut dire “j'ai envoyé mes frais le patron les a supprimés” alors que si vous avez une note de frais à zéro (normalement signée par le salarié) c'est une pièce justificative et le patron peut dire “le salarié ne m'a pas transmis ses frais, c'est donc normal que je n'ai rien 'remboursé' car je ne peut pas deviner les frais en question, maintenant si le salarié me transmet les justificatifs je lui rembourserait bien entendu”.

Donc attention avec la suppression des notes de frais à zéro !