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title: "Recouvrement"
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description: "Balance âgée, scénario de relance, plans d'apurement et suivi contentieux."
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# Recouvrement

Cette page prolonge la section **Encaissements et relances** de la page
[Paiements](/sci-facturation/paiements). Elle décrit ce qui vient après le
pointage : voir d'un coup d'oeil qui vous doit quoi, régler le rythme de vos
relances, facturer des pénalités si vous le décidez, enregistrer un échéancier
négocié et suivre un dossier confié à un commissaire de justice.

Les quatre écrans partagent la même entrée de menu, **Encaissements**, et une
barre d'onglets en haut de page : Pointage, Balance âgée, Plans d'apurement,
Contentieux.

## Balance âgée

C'est le premier écran à ouvrir le lundi matin. Une ligne par locataire, et pour
chacun le montant qu'il vous doit réparti par ancienneté :

| Colonne | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| Non échu | Ce qui est facturé mais pas encore exigible |
| 0-30 jours | En retard depuis moins d'un mois |
| 31-60 jours | Entre un et deux mois de retard |
| 61-90 jours | Entre deux et trois mois de retard |
| Plus de 90 jours | Au-delà de trois mois |
| Antérieur à la reprise | Ce que le locataire vous devait avant votre bascule |
| Total dû | Le total des tranches, plus le solde antérieur |

La colonne **Antérieur à la reprise** reprend le solde d'ouverture que vous avez
éventuellement saisi depuis [Reprise de l'existant](/sci-facturation/reprise). Ce
solde n'a pas de date d'échéance : il ne se range donc dans aucune tranche
d'ancienneté, et il n'entre pas dans la colonne **Total**, qui reste la somme des
tranches. C'est **Total dû** qui donne le montant complet. Un locataire dont vous
n'avez repris aucune facture apparaît quand même dans la balance, avec son seul
solde antérieur.

La liste est triée par créance la plus ancienne d'abord : les dossiers les plus
sérieux remontent en haut. La colonne **Plus ancienne** donne la date d'échéance
la plus lointaine encore impayée pour ce locataire.

Le champ **Arrêtée au** permet de revenir à une date passée, par exemple pour
retrouver la situation au 31 décembre. Le bouton **Exporter en CSV** produit le
même tableau, à remettre à votre comptable ou à votre banque. Le fichier porte
sa ligne de total.

Seules les factures émises et non soldées y figurent : ni les brouillons, ni les
avoirs d'annulation. Une facture annulée sort de la balance, et l'avoir qui
l'annule n'y est pas déduit une seconde fois. Une créance que vous avez marquée
irrécouvrable en sort ; une créance en litige y reste, avec un rappel en haut de
page, parce qu'elle vous est toujours due.

## Régler votre scénario de relance

Dans **Paramètres > Suivi des encaissements**, la section **Scénario de relance**
fixe à partir de combien de jours de retard chaque niveau devient conseillé :

| Niveau | Valeur par défaut |
|---|---|
| 1re relance | 7 jours |
| 2e relance | 21 jours |
| Mise en demeure | 45 jours |

Les trois délais doivent aller croissant. Modifier ces valeurs ne touche à aucune
relance déjà envoyée : seul le conseil affiché change.

Sur l'écran de pointage, chaque ligne porte alors une mention "Conseillé : ..."
et trois boutons sélectionnent d'un coup toutes les factures qui justifient un
niveau donné. Le récapitulatif hebdomadaire reprend la même indication.

### Retrouver l'historique des relances sur une facture

La fiche de chaque facture porte un bloc **Relances envoyées** : combien de
relances, à quelle date, à quelle adresse et quel montant chacune annonçait. Ces
montants ne sont jamais recalculés, ce sont ceux que porte le courrier détenu par
votre locataire.

Sur une mise en demeure, deux dates vous sont demandées, et elles sont facultatives :

* **Déposée le** : le jour où vous avez posté le recommandé ;
* **AR reçu le** : le jour où votre locataire a signé l'avis de réception.

C'est cette seconde date qui compte le jour où le dossier part au contentieux, pas
la date d'envoi de l'email. Le document lui-même se retélécharge depuis ce même
bloc.

**Rien ne part tout seul.** Ces délais conseillent, ils n'envoient pas : vous
cliquez toujours. La raison est simple et n'a pas changé : l'application ne voit
pas votre compte bancaire, et une relance automatique réclamerait son loyer à un
locataire qui l'a viré trois jours plus tôt.

## Ventiler un virement

Un locataire vire souvent un montant rond qui couvre une facture et demie.
Sur l'écran de pointage, cochez les factures concernées puis **Ventiler un
virement** : indiquez le montant reçu et sa référence, et la somme est imputée
sur les factures cochées, la plus ancienne d'abord.

Chaque facture ne reçoit au plus que son propre reste dû. S'il subsiste un
surplus, il vous est signalé plutôt qu'imputé au hasard : c'est vous qui savez à
quoi il correspond.

Chaque imputation crée un règlement ordinaire : les soldes sont recalculés, les
factures entièrement couvertes passent en **Payée** et leur quittance part au
locataire.

## Facturer les pénalités de retard

Sur la fiche d'une facture échue et non soldée, un bloc **Pénalités de retard**
affiche ce que le retard coûte au locataire :

- les **pénalités de retard**, calculées au taux figurant sur la facture et au
  prorata des jours de retard ;
- l'**indemnité forfaitaire de 40 €** (article L441-10 du code de commerce), due
  entre professionnels seulement, donc uniquement si la fiche du locataire porte
  un SIRET.

Ces montants sont **indiqués** sur l'écran et dans vos courriers de relance. Le
bouton **Facturer les pénalités** prépare une facture distincte, **à l'état de
brouillon** : vous la relisez, vous la validez ou vous la supprimez.

Ce choix est volontaire. Une pénalité portée sur une facture validée est réclamée
pour de bon, alors qu'en pratique on y renonce le plus souvent contre un règlement
immédiat : c'est d'abord un levier de négociation. Tant que le brouillon n'est pas
validé, rien n'est réclamé.

> **Note :** ces sommes sont des indemnités, hors du champ de la TVA. Les lignes
> sont donc créées à taux nul, et il ne faut pas y ajouter de TVA : une TVA
> facturée à tort est due du seul fait de sa facturation.

## Marquer une créance en litige ou irrécouvrable

Sur la fiche d'une facture émise, le bloc **État de gestion de la créance**
permet de qualifier une créance sans jamais toucher au statut de la facture, qui
reste ce qu'il est.

| État | Effet |
|---|---|
| En litige | La créance reste dans la balance âgée, mais sort du récapitulatif hebdomadaire et des actions de relance |
| Irrécouvrable | La créance sort de la balance âgée comme des relances |

Un **motif est obligatoire** : c'est ce qui vous rappellera, des mois plus tard,
pourquoi ce loyer a cessé d'être réclamé. Les deux états se lèvent à tout moment,
un litige se règle et une créance passée en perte se recouvre parfois.

> **Note :** marquer une créance irrécouvrable est une décision de gestion, pas
> une écriture comptable. La passer en perte et récupérer la TVA correspondante
> suppose l'envoi au débiteur d'une facture duplicata portant une mention
> particulière : voyez cela avec votre comptable.

## Plans d'apurement

Quand un locataire en difficulté négocie un échéancier, enregistrez-le : c'est le
seul moyen d'éviter de relancer des termes dont vous avez accepté le report.

Depuis l'onglet **Plans d'apurement**, cliquez sur **Enregistrer un plan** :
choisissez le locataire, cochez les factures couvertes (le montant total vous est
proposé), indiquez la date de la première échéance et leur nombre. Une échéance
par mois est créée, et la somme des échéances égale toujours le total au centime.

Tant que le plan est respecté, les factures couvertes restent **affichées** sur
l'écran de pointage, avec un badge "Plan d'apurement", mais ne peuvent être ni
pointées ni relancées.

Quand une échéance est réellement réglée, cliquez sur **Pointer le règlement** :
le montant est imputé sur les factures couvertes, la plus ancienne d'abord, et la
quittance part pour chaque loyer entièrement soldé.

**Enregistrer un plan ne crée aucun règlement.** L'argent n'est pas encore
arrivé ; le comptabiliser d'avance solderait les factures et enverrait des
quittances pour des sommes que vous n'avez pas reçues.

Si vous supprimez les règlements pointés sur une échéance, celle-ci redevient à
régler et le plan suit : rien ne reste coché derrière un encaissement annulé.

Le statut du plan se met à jour tout seul, aussi bien quand vous ouvrez l'onglet
que dans le récapitulatif hebdomadaire :

| Statut | Signification |
|---|---|
| En cours | Les échéances sont tenues |
| Rompu | Une échéance dépasse sept jours de retard : les factures redeviennent relançables |
| Respecté | Toutes les échéances sont réglées |
| Annulé | Vous avez mis fin au plan |

L'échéancier d'un plan signé ne se réécrit pas : votre locataire en détient une
copie. Vous pouvez modifier les notes et déposer le document signé ; pour un
autre échéancier, annulez le plan et enregistrez-en un nouveau.

## Suivi contentieux

Quand le dossier passe entre les mains d'un commissaire de justice, l'onglet
**Contentieux** en garde la trace. L'application n'établit aucun acte : ce sont
des actes de commissaire de justice ou d'avocat. Ce qu'elle fait, c'est
enregistrer leur date et suivre le délai qui en découle.

Enregistrez un acte avec sa nature (commandement de payer, assignation, décision
de justice, commandement de quitter les lieux), sa date de signification, le nom
du commissaire de justice, sa référence et les factures qu'il vise. Vous pouvez
joindre la copie de l'acte, conservée sur votre espace privé.

Le point qui compte est le **commandement de payer visant la clause résolutoire**
: sur un bail commercial, la clause joue en principe de plein droit un mois après
la signification si le preneur n'a pas payé (article L145-41 du code de commerce).
L'échéance vous est donc proposée à un mois, modifiable si la clause de votre bail
prévoit un autre délai, et l'écran signale "Délai échu" le moment venu.

Quand le dossier trouve son issue (payé, plan d'apurement accordé, clause
résolutoire acquise, porté devant le tribunal, abandonné), enregistrez-la : le
délai cesse d'être suivi et le dossier sort de la liste, sauf si vous demandez à
voir aussi les dossiers clos.

Tant qu'un acte reste ouvert, il vous suit sur l'écran de pointage : une colonne
**Contentieux** rappelle sa nature, sa date de signification et la date à laquelle
son délai court, en rouge dès que ce délai est échu. Le récapitulatif hebdomadaire
porte la même ligne. C'est voulu : cette date décide du sort du bail, elle doit
être sous vos yeux là où vous travaillez et pas seulement dans l'onglet
Contentieux. Dès qu'un dossier trouve son issue, la mention disparaît.

> **Important :** ces dates sont des rappels de gestion, jamais des délais
> opposables. Que la clause résolutoire ait réellement joué dépend de la forme de
> l'acte, de ce qui a été payé entre-temps et des délais qu'un juge peut accorder.
> Faites vérifier la forme et le délai de chaque acte par votre conseil.

## Lettrage des règlements

Vous n'avez rien à faire : dès qu'une facture est entièrement réglée, elle reçoit
un code de lettrage (AA, AB, AC...) qui apparaît dans les colonnes prévues de
votre export FEC, sur la ligne du compte client de la facture et sur celle de
chaque règlement qui l'a soldée.

Votre comptable retrouve ainsi d'un coup d'oeil quel encaissement solde quelle
facture, y compris quand une facture a été réglée en deux fois. Les codes sont
propres à chaque SCI et ne se réattribuent jamais.

Si vous supprimez un règlement pointé par erreur, la facture redevient impayée et
son code de lettrage lui est retiré : le fichier remis à l'administration fiscale
ne doit pas déclarer soldée une créance qui ne l'est pas. Un nouveau code lui sera
attribué le jour où elle sera réellement réglée.

De même, un brouillon créé à partir d'une facture existante ne reprend jamais son
code de lettrage ni son état de gestion : c'est un document neuf, il repart vierge.