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title: "Garanties et assurances"
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description: "Suivre l'attestation d'assurance de votre locataire, vos cautions et garanties bancaires, et être prévenu avant qu'elles n'expirent."
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# Garanties et assurances

Le dépôt de garantie n'est pas la seule protection d'un bail, et c'est la plus
faible : deux mois de loyer au mieux. Ce qui couvre vraiment un locataire qui cesse
de payer, c'est une caution ou une garantie bancaire. Ce qui couvre un incendie,
c'est l'assurance du locataire.

Ces deux protections ont un défaut commun : **elles disparaissent toutes seules**.
Une attestation d'assurance se périme chaque année, une garantie bancaire est
consentie pour une durée déterminée. Sans rappel, on s'en aperçoit le jour du
sinistre ou de l'impayé.

L'application enregistre ces dates et vous prévient avant qu'elles ne tombent.

## L'attestation d'assurance de votre locataire

Le bail met l'assurance des locaux à la charge du preneur et lui impose d'en
remettre l'attestation chaque année. Si un sinistre survient alors que vous n'avez
pas d'attestation à jour, vous n'avez rien à opposer ; et vous perdez aussi le motif
de résiliation que vous donnerait ce manquement, faute de pouvoir le prouver.

### Enregistrer une attestation

Sur la fiche du bail, le bloc **Assurance du preneur** vous permet de saisir :

- le nom de l'assureur et le numéro de police ;
- la date à laquelle l'attestation vous a été remise ;
- **la date jusqu'à laquelle elle est valable** ;
- le document lui-même (PDF ou photo, 5 Mo maximum).

La date de validité est la plus importante : c'est elle qui déclenche les rappels.
Sans elle, l'application ne peut rien signaler sur ce bail.

Le document est conservé sur un stockage privé, accessible uniquement depuis votre
espace. Quand vous enregistrez une nouvelle attestation, elle remplace la
précédente.

### Ce qui se passe ensuite

| Moment | Ce qui se passe |
|---|---|
| 30 jours avant l'expiration | Votre locataire reçoit automatiquement un courriel lui demandant l'attestation de la période à venir |
| Le lendemain de l'expiration | Vous recevez une alerte : l'attestation est expirée |

C'est le seul message que l'application adresse d'elle-même à un locataire, et il
réclame un document, pas de l'argent. Un locataire en règle n'a rien à faire de plus
s'il l'a déjà envoyée.

Vous pouvez aussi lui demander l'attestation à tout moment, en un clic, depuis la
fiche du bail.

## Cautions et garanties

Le bloc **Garanties** de la fiche du bail enregistre les sûretés autres que le dépôt
de garantie :

- **Caution solidaire** : une personne s'engage à payer à la place du locataire.
  Très fréquente quand le locataire est une société récente : le dirigeant se porte
  caution à titre personnel.
- **Garantie autonome à première demande** : une banque paie sur simple appel de
  votre part, sans discuter le bail. C'est la garantie la plus solide, courante sur
  les bureaux d'une certaine surface. **Elle est toujours consentie pour une durée
  limitée et doit être renouvelée.**
- **Garantie de société mère** : la maison mère garantit les engagements de sa
  filiale.
- **Autre garantie** : toute autre sûreté convenue entre les parties.

Pour chacune, vous enregistrez le garant, le montant garanti (ou le nombre de mois
de loyer couverts), les dates de début et de fin, et l'acte signé.

### Vous êtes prévenu avant le terme

| Moment | Ce qui se passe |
|---|---|
| 60 jours avant le terme | Vous recevez une alerte |
| 30 jours avant le terme | Vous recevez un second rappel |
| Le lendemain du terme | Vous êtes prévenu que la garantie a expiré |

Soixante jours peuvent sembler tôt : renouveler une garantie bancaire suppose de
passer par votre locataire, qui repasse par sa banque. Un mois ne suffit pas.

Une garantie sans date de fin ne déclenche jamais d'alerte, ce qui est normal pour
une caution consentie pour toute la durée du bail. En revanche, une garantie à
première demande saisie sans date de fin vous est signalée : c'est presque toujours
une saisie incomplète.

### La main levée

Quand une garantie ne vous sert plus (bail terminé, comptes soldés, garantie
remplacée par une autre), enregistrez sa **main levée** avec le motif. Deux raisons
à cela :

- les alertes s'arrêtent, puisque vous avez dit que cette garantie ne vous
  intéressait plus ;
- le motif reste au dossier. C'est ce que le garant invoquera peut-être des années
  plus tard pour dire qu'il ne vous doit rien, et vous devez pouvoir expliquer
  pourquoi vous y avez renoncé.

Le motif est obligatoire, pour la même raison qu'il l'est sur une retenue de dépôt
de garantie.

## Retrouver ce qui demande votre attention

- **Dans le menu**, l'entrée *Baux* porte une pastille indiquant le nombre
  d'attestations et de garanties à surveiller. Elle ne compte que ce sur quoi vous
  pouvez agir : l'attestation d'un bail résilié et la garantie d'un bail supprimé
  n'y figurent pas, sans quoi la pastille ne redescendrait jamais.
- **Sur la liste des baux**, un filtre *Garanties* isole les baux dont l'assurance
  est expirée ou proche de l'échéance, et ceux dont une garantie arrive à son terme.
  Les lignes concernées portent une pastille de couleur.
- **Sur la fiche du bail**, l'état de l'assurance et de chaque garantie est affiché
  en clair, avec le nombre de jours restants.

## Complément de dépôt de garantie

Si vous indiquez sur le bail que le dépôt de garantie représente un certain nombre
de termes de loyer (champ *Dépôt exprimé en termes de loyer*), l'application calcule
le complément dû à chaque révision annuelle : un loyer qui augmente rend le dépôt
détenu insuffisant.

### Où renseigner ce nombre de termes

Deux endroits, parce que le formulaire du bail ne s'ouvre que sur un brouillon :

- **À la création du bail**, dans le formulaire, à côté du montant du dépôt. Dès que
  vous saisissez le nombre de termes, le montant en euros vous est proposé à partir
  du loyer. C'est une aide : vous restez libre de le corriger, et un montant que vous
  avez déjà tapé n'est jamais écrasé.
- **Sur la fiche d'un bail déjà signé**, dans le bloc *Dépôt de garantie*. C'est la
  situation la plus courante : vos baux en cours sont justement ceux que la révision
  de loyer concerne. Renseigner ce nombre ne modifie ni le texte du bail ni le
  montant déjà encaissé, il dit seulement comment le dépôt a été convenu.

Tant que ce champ est vide, aucun complément n'est proposé : l'application ne devine
pas qu'un dépôt de 2 400 euros valait deux termes de loyer.

Le montant vous est indiqué au moment où vous appliquez la révision, puis reste
affiché sur la ligne de cette révision.

**Rien n'est prélevé.** Le complément est un montant à réclamer à votre locataire,
en général par le même courrier que la révision de loyer. L'application ne
l'encaisse pas, ne le facture pas, et ne modifie pas le dépôt enregistré. Et si
l'indice baisse, le calcul donne un montant négatif : il est affiché à titre
d'information, aucune restitution n'est faite automatiquement.

## Questions fréquentes

**Mon locataire m'envoie son attestation par courrier papier. Que faire ?**
Photographiez-la ou scannez-la, puis déposez le fichier depuis la fiche du bail. Le
format PDF, JPG ou PNG est accepté.

**Puis-je enregistrer plusieurs garanties sur un même bail ?**
Oui, autant que nécessaire. Une caution du dirigeant et une garantie bancaire
coexistent souvent sur le même bail.

**L'application vérifie-t-elle que mon garant est solvable ?**
Non. Elle enregistre ce que vous saisissez et surveille les dates. L'appréciation de
la solidité d'une garantie reste la vôtre.

**L'application peut-elle appeler la garantie à ma place ?**
Non, et c'est volontaire. Appeler une garantie est un acte grave, qui se rédige et
s'envoie à la main.