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title: "Conserver vos documents"
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description: "Ce que la loi vous impose de garder, pendant combien de temps, et pourquoi c'est à vous de le faire."
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# Conserver vos documents

## L'obligation est la vôtre, pas la nôtre

Une SCI doit conserver ses pièces comptables **dix ans** à compter de la clôture de
l'exercice : c'est l'article L123-22 du Code de commerce. L'administration fiscale
peut par ailleurs réclamer les pièces justificatives pendant **six ans** (article
L102 B du Livre des procédures fiscales), et une facture électronique doit être
conservée **sous sa forme d'origine**, c'est-à-dire le PDF Factur-X avec son XML
embarqué, et non une réimpression.

Cette obligation pèse sur votre société. Elle ne pèse pas sur son prestataire
logiciel, et aucun contrat ne la lui transfère.

## SCI-Facturation n'est pas un coffre-fort électronique

Il faut le dire clairement, parce que la nuance coûte cher le jour d'un contrôle :

- l'application **n'est pas un système d'archivage électronique** au sens des normes
  NF Z42-013 et NF461. Elle n'offre ni journal d'archivage scellé par un tiers, ni
  politique d'archivage certifiée, ni contrôle d'intégrité périodique ;
- l'éditeur **ne garantit pas** la conservation réglementaire de vos pièces et ne
  prend aucun engagement de durée de rétention ;
- nos **sauvegardes ne sont pas vos archives**. Elles servent à remettre le service
  en état après un incident technique, et elles ne vous sont pas restituées pièce
  par pièce.

Ce que l'application fait, en revanche, elle le fait vraiment : aucune facture émise
n'est supprimée automatiquement, aucun document produit n'est écrasé, et l'empreinte
SHA-256 de chaque facture est scellée en base à l'émission. C'est ce qui vous permet
de constituer votre archivage. Ce n'est pas cet archivage.

## Ce que vous devez faire, et quand

Le bon réflexe tient en une ligne : **l'archive de l'exercice N se télécharge en
janvier N+1 et se range ailleurs que dans l'application.**

1. Ouvrez l'écran **Exports**, choisissez l'exercice, cliquez sur **Tout exporter**.
2. Rangez le fichier ZIP hors de l'application : disque externe, serveur de fichiers,
   espace de votre expert-comptable. Deux copies valent mieux qu'une, et pas sur le
   même support.
3. Vérifiez que le fichier s'ouvre. Une archive jamais ouverte est une archive dont
   on découvre le défaut le jour où on en a besoin.

## L'archive du mois vous est envoyée

Vous n'avez pas à y penser tous les mois : le 5 de chaque mois par défaut, vous
recevez par courrier électronique un lien vers l'archive des documents produits le
mois précédent, valable trente jours. Elle réunit les factures et avoirs émis, leur
XML Factur-X, les quittances et les reçus de dépôt de garantie, avec le manifeste
d'empreintes.

Trois choses à savoir :

- **rien ne part si le mois n'a produit aucun document.** Douze messages vides par
  an apprendraient à ignorer le treizième, celui qui porte vos pièces ;
- **le lien fonctionne même si votre abonnement a pris fin.** C'est voulu : le
  moment où l'on quitte un service est celui où l'on a le plus besoin de ses
  documents ;
- **le jour d'envoi se règle**, et l'envoi se coupe, dans Configuration,
  Paramètres, section "Conservation de vos documents". Le fichier des écritures
  comptables et vos baux ne sont pas dans cette archive mensuelle : ils figurent
  dans l'archive de l'exercice.

## Ce que contient l'archive de l'exercice

Elle réunit les trois fichiers CSV, le fichier FEC, les PDF Factur-X et leur XML,
les baux en vigueur, un `manifeste.csv` et un `LISEZ-MOI.txt`. Le détail est décrit
dans [Formats et exports](/sci-facturation/formats-export).

Deux limites à connaître :

- **les factures encore au statut brouillon n'ont pas de PDF** et ne figurent donc
  pas dans l'archive. Validez-les avant l'export de fin d'exercice ;
- **les pièces que vous déposez vous-même** (justificatifs de charges, annexes de
  bail, attestations d'assurance, actes signifiés) ne sont pas dans l'archive
  annuelle. Téléchargez-les depuis les fiches concernées et gardez-en l'original.

## Ce que le manifeste prouve, et ce qu'il ne prouve pas

Le `manifeste.csv` liste chaque fichier avec son empreinte SHA-256 et une colonne
**Contrôle**. Il atteste que l'archive est complète et fidèle **le jour où vous la
téléchargez** : un document modifié, absent du stockage ou dont l'empreinte ne
correspond plus à celle scellée à l'émission y est signalé.

Ce n'est ni un horodatage qualifié, ni une preuve opposable de la date de vos
documents. Si votre SCI a activé le cachet électronique qualifié, chaque facture est
en revanche accompagnée de son exemplaire scellé et de son fichier de preuve, et
ceux-là attestent devant un tiers que le document n'a pas été modifié et à quelle
date il existait. Même dans ce cas, l'archivage reste le vôtre : un cachet qualifié
prouve un fichier, il ne remplace pas un système d'archivage.

## Si vous fermez votre compte

Téléchargez vos archives **avant**. Une fois le compte clôturé, la connexion n'est
plus possible, et personne ne pourra rouvrir l'accès à votre place. Le détail de la
procédure figure dans la [FAQ](/sci-facturation/faq).