--- title: "Formations longues" weight: 37 description: "Une seule session pour toute une formation, un QR code par personne, et un émargement que le formateur ouvre quand il le décide." --- # Formations longues Une formation qui court sur six mois n'a pas à être saisie comme cent vingt sessions d'une demi-journée. Depuis la version 1.3, une session peut couvrir une **période** : une seule ligne dans la liste, un seul QR code par participant, et autant de séances d'émargement que le formateur en ouvre. ## Le principe Trois idées, et rien de plus : 1. La session porte une **date de début et une date de fin**. C'est la formation elle-même. 2. Chaque participant reçoit **un QR code**, remis le premier jour, valable jusqu'à la fin de la formation. 3. Quand le formateur veut que tout le monde signe, il **ouvre l'émargement**. Les QR codes ne changent jamais : c'est le serveur qui décide s'il accepte une signature, et il n'accepte que pendant les émargements ouverts. Ce dernier point est le coeur du dispositif. Un QR code valable six mois n'est pas une porte ouverte : tant qu'aucun émargement n'est ouvert, toute signature est refusée, avec un message clair pour le participant. ## Créer la formation 1. Menu **Présence > Nouvelle session**. 2. Renseignez le libellé, la **date de début** et la **date de fin**. 3. Validez la session. La date de fin est facultative. Laissée vide, la session se tient le seul jour de sa date de début et se comporte exactement comme avant : rien ne change pour les réunions, les assemblées et les formations d'une journée. Une date de fin antérieure à la date de début est refusée. Une date de fin tombant le jour même est ignorée, puisqu'elle ne dit rien de plus que la date de début. ## Distribuer les QR codes Onglet **QR codes**, bouton **Générer tous les QR codes**, puis planche A4 à imprimer et à découper. Sur une session couvrant une période, les QR codes générés expirent à la fin de la formation, quelle que soit la durée de validité réglée dans la configuration du module. Une carte remise le premier jour reste donc valable jusqu'au dernier. Attention : régénérer les QR codes remplace les jetons. Les cartes déjà distribuées cessent immédiatement de fonctionner. Ne le faites qu'en cas de perte, et redistribuez alors les cartes concernées. ## Ouvrir et fermer l'émargement Sur la fiche de la session, un bouton **Ouvrir l'émargement** apparaît dès que la session est validée et que le jour est dans sa période. - Le clic ouvre une séance datée du jour. Les participants scannent leur QR code et signent. - La fiche affiche l'état de l'émargement et le compte des signatures recueillies. - Le bouton **Fermer l'émargement** referme la séance avant la fin de la fenêtre. La durée d'ouverture par défaut est de quinze minutes, réglable dans **Configuration > Durée d'un émargement ouvert à la demande**. Passé ce délai, l'émargement se referme tout seul. Un deuxième clic sur **Ouvrir l'émargement** ne crée pas une deuxième séance concurrente : c'est la séance déjà ouverte qui est conservée. En revanche, une fois la première fermée, un nouvel émargement le même jour est bien une nouvelle séance, avec son propre code et sa propre colonne sur la feuille. ## Retrouver les séances tenues L'onglet **Créneaux de signature** liste toutes les séances de la formation, avec pour chacune son jour, son code, sa fenêtre horaire et son état : planifiée, ouverte ou clôturée. C'est l'historique de ce qui s'est réellement passé, et c'est ce que consulte un auditeur. Ce que ce modèle ne fournit pas : un planning prévisionnel. Les séances naissent au moment où le formateur les ouvre, donc rien ne signale une séance oubliée. Si votre organisme a besoin de comparer le prévu et le réalisé, saisissez les séances à l'avance dans cet onglet : une séance saisie d'avance est simplement une séance planifiée, que le formateur n'a plus qu'à ouvrir le jour venu. ## Imprimer la feuille d'émargement Une feuille avec une colonne par séance serait illisible au-delà d'une dizaine de journées. Sur une session couvrant une période, la feuille se génère donc pour une **plage de journées** : 1. Onglet **Documents**. 2. Choisissez la journée de début et la journée de fin. 3. Cliquez sur **Générer la feuille de présence**. Le mois en cours est proposé par défaut. Les onglets **Signatures** et **Participants** offrent le même sélecteur, avec le même comportement. ## Reprendre une formation déjà saisie à l'ancienne Si votre base contient déjà des dizaines de sessions d'une demi-journée pour une même formation, la liste des sessions sait les regrouper. 1. Menu **Présence > Sessions**. 2. Cochez toutes les sessions de la formation. 3. Choisissez **Simuler le regroupement** dans la liste des actions de masse. 4. Lisez le compte rendu : combien de sessions seraient absorbées, combien de participants fusionnés, combien de signatures déplacées. Rien n'est écrit à cette étape. 5. Si le compte rendu correspond à ce que vous attendez, relancez avec **Regrouper en une formation** et confirmez. Ce que fait le regroupement : - La session la plus ancienne devient la formation, et garde sa référence, son projet et son client. - Sa date de fin devient le dernier jour absorbé. - Chaque journée absorbée devient une séance datée et **clôturée** : une journée déjà tenue ne se rouvre pas à la signature parce qu'elle a été regroupée. - Un participant présent dans plusieurs sessions devient une seule personne, qui porte toutes ses signatures. L'appariement se fait sur l'utilisateur Dolibarr, le contact, puis l'adresse e-mail, et en dernier recours sur le nom : ce dernier cas est journalisé, car c'est le seul où l'appariement peut se tromper. - Une session absorbée n'est supprimée que si elle ne contient plus rien. Si quelque chose y subsiste, elle est conservée et signalée dans le message de fin. **Le regroupement n'est pas réversible.** Faites une sauvegarde de la base avant, et servez-vous de la simulation. ## Questions fréquentes **Un participant peut-il signer deux fois la même séance ?** Non. Une signature par personne et par séance, garantie en base. **Que voit un participant qui scanne son QR code hors émargement ?** Un message indiquant que la signature n'est pas ouverte en ce moment. Il n'a rien à faire, sinon attendre que le formateur ouvre. **Que se passe-t-il si un participant scanne son QR code un jour où la formation ne se tient pas ?** Le QR code est refusé et la période de la formation lui est rappelée. **Le formateur signe-t-il aussi ?** Oui, comme les stagiaires. Il lui suffit d'être inscrit comme participant avec le rôle formateur.