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title: "FAQ"
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description: "Questions fréquentes sur le module DoliSCAN : connexion, synchronisation, erreurs courantes et dépannage."
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# FAQ

## Connexion et serveur

### La vérification de connexion échoue avec un timeout

Votre serveur Dolibarr ne parvient pas à contacter le serveur DoliSCAN. Vérifiez que :

- Votre serveur dispose d'un accès à internet
- Les connexions sortantes ne sont pas bloquées par un pare-feu
- Si vous êtes sur un hébergement mutualisé, les appels vers des API externes sont autorisés

### Le message "clé d'API invalide ou expirée" apparaît (connexion administrateur)

La clé d'API du compte administrateur n'est plus valide (expirée, ou révoquée côté serveur). Dans ce cas, un bandeau de récupération s'affiche en haut des pages du module (liste des comptes, liste des notes de frais, configuration).

Pour rétablir la connexion :

1. Cliquez sur le bouton du bandeau (ou rendez-vous dans la [configuration](/doliscan/configuration) du module, onglet **Administrateur**).
2. Un code de sécurité est envoyé par courrier électronique à l'adresse du compte administrateur DoliSCAN.
3. Saisissez ce code : le module obtient une nouvelle clé d'API et réactive automatiquement la connexion.

Tant que la connexion administrateur n'est pas rétablie, les notes de frais des utilisateurs ne peuvent être ni synchronisées ni renouvelées.

### Mon adresse IP est dans la liste noire (blacklist)

Sur un hébergement mutualisé, l'adresse IP de sortie de votre serveur est partagée avec d'autres sites. Si l'un d'eux a provoqué un blocage, votre Dolibarr est impacté. Le message d'erreur contient un lien pour demander le nettoyage de votre adresse IP auprès de CAP-REL.

## Comptes utilisateurs

### Le compte utilisateur ne se crée pas

Vérifiez que le profil de l'utilisateur Dolibarr contient :

- Un prénom
- Un nom de famille
- Une adresse email valide

Si l'un de ces champs est manquant, DoliSCAN affiche un message d'erreur explicite.

### Un code de sécurité est demandé à la création du compte

Ce code est envoyé par email lorsque l'adresse email est déjà associée à un compte DoliSCAN existant. Consultez la boîte de réception du compte correspondant et saisissez le code reçu.

### Je ne peux pas modifier un compte utilisateur

Certains comptes ne sont pas modifiables :

- Le compte administrateur ou le compte "racine"
- Les comptes liés à une autre entité (en mode multi-société)

## Synchronisation

### La synchronisation ne se lance pas

- Vérifiez que la tâche planifiée (cron) est active dans **Accueil > Configuration > Tâches planifiées**
- Le serveur DoliSCAN n'accepte qu'une synchronisation par 23 heures. Si vous venez de synchroniser, attendez le lendemain.
- Vérifiez la connexion avec le serveur DoliSCAN depuis l'onglet **Serveur** de la configuration

### Les justificatifs (PDF) sont manquants

Les justificatifs sont téléchargés depuis le serveur DoliSCAN. Si certains sont absents :

1. Rendez-vous sur la page d'accueil du module (**GRH > Application DoliSCAN**)
2. Cliquez sur **Synchroniser les pièces justificatives manquantes**
3. Patientez, l'opération peut prendre plusieurs minutes selon le volume

> **Conseil** : Planifiez la synchronisation automatique après 16 h pour laisser le temps au serveur DoliSCAN de générer les PDF.

### Les projets n'apparaissent pas dans l'application smartphone

- Vérifiez que les projets sont au statut **validé** dans Dolibarr
- Vérifiez qu'un **Code DoliSCAN** est renseigné sur la fiche du projet (ou que l'option "Utiliser le libellé du projet tronqué" est activée)
- Lancez manuellement la synchronisation des projets depuis la page d'accueil du module

## Import des notes de frais

### La prévisualisation de l'import affiche des erreurs

Vérifiez que la [configuration](/doliscan/configuration) du module est complète :

- Les types de frais personnels sont associés aux types de frais Dolibarr (onglet **Type de Frais**)
- Les types de frais professionnels sont associés à des fournisseurs Dolibarr (onglet **Liens Fournisseurs**)
- Les moyens de paiement professionnels sont associés à des comptes bancaires (onglet **Moyens de paiement**)

### Les factures fournisseurs ne sont pas créées

Les factures fournisseurs ne sont générées que pour les dépenses payées avec un moyen de paiement **professionnel**. Les dépenses payées avec un moyen personnel sont importées comme lignes de note de frais Dolibarr.

Vérifiez que l'association entre le type de frais professionnel et le fournisseur Dolibarr est correctement configurée dans l'onglet **Liens Fournisseurs**.

### Le message "Erreur de récupération des types de frais" apparaît

Le serveur DoliSCAN n'est pas joignable ou la clé d'API est invalide. Testez la connexion depuis l'onglet **Serveur** de la configuration, puis vérifiez la clé d'API dans l'onglet **Administrateur**.

### L'import affiche un message de jeton d'accès expiré

Chaque utilisateur DoliSCAN possède un jeton d'accès (clé d'API personnelle) qui expire périodiquement. Le module détecte un jeton expiré et le renouvelle automatiquement avant chaque synchronisation : dans le cas normal, aucune action n'est nécessaire.

Si un message indique que le jeton n'a pas pu être renouvelé automatiquement :

- "Réessayez dans quelques minutes" : le nombre de renouvellements est volontairement limité sur une courte période pour ne pas surcharger le serveur. Patientez quelques minutes, puis relancez l'import.
- "La connexion administrateur DoliSCAN n'est plus valide" : le renouvellement des jetons utilisateurs s'appuie sur le compte administrateur. Rétablissez d'abord la connexion administrateur (voir "clé d'API invalide ou expirée" plus haut), puis relancez la synchronisation.

### Le message "NotEnoughPermissions" apparaît dans les journaux (droits insuffisants)

Une ligne du type `ERR DoliSCAN: MyNDF::validate NotEnoughPermissions` signifie qu'une action a été refusée faute de droits Dolibarr sur l'utilisateur concerné.

L'import automatique (tâche planifiée, bouton de synchronisation) n'exige aucun droit particulier sur l'utilisateur porteur de la note de frais : il rejoue ce que le serveur DoliSCAN a déjà enregistré. En revanche, les actions manuelles (valider, annuler, remettre en brouillon une note de frais DoliSCAN) demandent le droit **"L'utilisateur a le droit de valider, annuler ou remettre en brouillon ses notes de frais DoliSCAN"**.

Pour diagnostiquer et corriger :

1. Ouvrez la page de diagnostic du module (`admin/diags.php`), section **Droits des utilisateurs DoliSCAN**. Elle liste, pour chaque compte DoliSCAN, les droits manquants et propose un lien direct vers l'onglet **Permissions** de l'utilisateur.
2. Si la page signale que des permissions du module sont absentes de la base, cliquez sur **Réinstaller les permissions du module**. Ce cas se produit après une mise à jour ayant ajouté un droit : Dolibarr n'écrit les permissions qu'à l'activation d'un module, donc tant qu'elles ne sont pas réinstallées personne ne peut les obtenir, pas même un administrateur.
3. Accordez ensuite les droits manquants dans **Utilisateurs & Groupes -> l'utilisateur -> Permissions -> DoliSCAN**.

Le compte-rendu de la dernière tâche planifiée (même page, section synchronisation) nomme également les utilisateurs dont les droits sont insuffisants.

### Le module crée une note de frais par jour (ou plusieurs par mois) au lieu d'une seule

Comportement attendu : une seule note de frais par utilisateur et par mois, complétée au fil des synchronisations. Si vous constatez plusieurs notes de frais en doublon (une par jour, ou plusieurs par mois), cela signifie que la détection de doublon ne retrouve plus la note de frais en cours et en recrée une à chaque passage du cron.

Causes les plus fréquentes :

- **La note de frais a été validée trop tôt.** Une fois la note de frais Dolibarr passée au statut **Validée** (ou au-delà), le module ne peut plus y ajouter de lignes : il en crée donc une nouvelle pour le mois courant. Laissez la note de frais au statut **Brouillon** tant que le mois n'est pas terminé.
- **La note de frais a été supprimée puis recréée manuellement** avec un libellé ou une période différente. Le module se base sur la période (mois/année) et l'utilisateur pour retrouver la note de frais existante.
- **Changement d'utilisateur ou d'entité** entre deux synchronisations (en mode multi-société). Vérifiez le mapping multi-entités dans l'onglet **Multi-Société**.
- **Tâche planifiée déclenchée manuellement plusieurs fois de suite** alors qu'une note de frais venait juste d'être validée : laissez le cron tourner une seule fois par jour.

**Solution recommandée** : activez l'option **Supprimer les NDF en brouillon avant synchronisation** dans la [configuration](/doliscan/configuration) du module (onglet **Divers**). À chaque synchronisation, le module supprime alors toutes les notes de frais au statut brouillon avant de relancer l'import, ce qui garantit une seule note de frais par utilisateur et par mois, reconstruite proprement à partir des données du serveur DoliSCAN.

Pensez également à désactiver la **Validation automatique** si elle est cochée : elle valide la note de frais dès la première synchronisation et empêche les synchronisations suivantes du mois d'y ajouter des lignes (le module crée alors une nouvelle note de frais).

## Multi-société

### La configuration n'est pas accessible pour mon entité

En mode multi-société :

- La page **Multi-Société** est réservée au super administrateur de l'entité principale
- Certains onglets (Liens Fournisseurs, Moyens de paiement, Comptes personnels) peuvent être restreints si le partage des données est actif entre les entités
- Chaque entité doit configurer son propre compte administrateur DoliSCAN si le mode "Entités indépendantes" est sélectionné

### Comment configurer des emails différents par entité ?

Si un utilisateur travaille pour plusieurs sociétés avec des adresses email différentes, utilisez la page **Configuration multi-entités DoliSCAN** accessible depuis l'onglet **Multi-Société** de la configuration. Elle permet d'associer une adresse email DoliSCAN différente pour chaque utilisateur et chaque entité.

## Carburant et règles fiscales

### Comment fonctionne la récupération partielle de TVA sur le carburant ?

Lorsque les règles fiscales françaises sont activées dans l'onglet **Carburant** de la [configuration](/doliscan/configuration), le module crée des factures fournisseurs spécifiques :

- Pour les véhicules utilitaires : 100 % de la TVA est récupérable
- Pour les véhicules de tourisme (diesel, essence) : 80 % de la TVA est récupérable
- Une ligne de complément à 0 % est ajoutée pour la part non récupérable

Vous devez configurer trois produits Dolibarr distincts pour chacune de ces situations.

## Divers

### Le message "version du module incohérente" apparaît

La version du module installée ne correspond pas à la version enregistrée en base de données. Désactivez puis réactivez le module depuis **Accueil > Configuration > Modules/Applications** pour appliquer les mises à jour de base de données.

### Comment vider et resynchroniser complètement ?

L'action **Vider et resynchroniser complètement** supprime toutes les notes de frais DoliSCAN en brouillon et relance une synchronisation intégrale. Cette action est disponible depuis la fiche d'un compte utilisateur. Utilisez-la avec précaution.