Gestion des utilisateurs
La section Utilisateurs du menu permet de gérer les comptes des collaborateurs. Chaque utilisateur est rattaché à une ou plusieurs entreprises avec un rôle spécifique.
Liste des utilisateurs
La liste affiche les utilisateurs auxquels vous avez accès selon votre profil :
- Prénom et nom
- Adresse email
- Entreprise(s) rattachée(s)
- Profil (rôle principal)
- Date de création du compte
Créer un utilisateur
Cliquez sur le bouton Créer pour ajouter un nouveau compte utilisateur.
Informations personnelles
- Prénom et Nom
- Email : adresse email qui servira d'identifiant de connexion.
- Adresse, Code postal, Ville, Pays
- Devise : devise utilisée pour les montants (EUR par défaut).
Rattachement à une entreprise
Sélectionnez l'entreprise à laquelle rattacher l'utilisateur et attribuez-lui un rôle :
- Responsable d'entreprise
- Administrateur d'entreprise
- Service comptabilité
- Correcteur
- Utilisateur
Un même utilisateur peut être rattaché à plusieurs entreprises avec des rôles différents.
Codes comptables
Lors de la création, les codes comptables peuvent être renseignés individuellement. Si vous laissez les champs vides, les valeurs par défaut configurées dans la section Configuration seront utilisées.
Envoyer une invitation
Après la création d'un compte, envoyez une invitation par email pour que l'utilisateur puisse définir son mot de passe et se connecter.
Depuis la fiche d'un utilisateur, cliquez sur l'action Envoyer un email d'invitation. L'utilisateur reçoit un email contenant un lien pour activer son compte.
Note : si l'utilisateur n'active pas son compte dans les jours suivants, un rappel automatique lui est envoyé.
Générer le QR code pour l'application mobile
Pour connecter l'application mobile DoliSCAN au compte d'un utilisateur, générez un QR code depuis sa fiche :
- Ouvrez la fiche de l'utilisateur.
- Cliquez sur l'action QR code.
- Affichez le QR code à l'écran.
- L'utilisateur scanne le QR code depuis l'application mobile.
- Il saisit son code PIN pour confirmer l'appairage.
Le QR code contient les informations de connexion chiffrées. Le code PIN garantit que seul le propriétaire du compte peut finaliser l'appairage.
Modifier un utilisateur
Cliquez sur le nom d'un utilisateur dans la liste pour accéder à sa fiche. Vous pouvez modifier :
- Les informations personnelles
- Le rattachement aux entreprises et les rôles
- Les codes comptables individuels
- L'email du comptable destinataire des notes de frais
Actions disponibles sur un utilisateur
Depuis la fiche d'un utilisateur, plusieurs actions sont accessibles selon votre profil :
| Action | Description |
|---|---|
| Envoyer un email d'invitation | Envoie (ou renvoie) l'email d'activation du compte |
| Envoyer la note de frais par email | Envoie la note de frais du mois en cours par email |
| Créer la fiche compte PDF | Génère un PDF récapitulatif des paramètres du compte |
| Créer la sauvegarde complète | Génère un fichier ZIP contenant toutes les données de l'utilisateur et envoie le lien de téléchargement par email |
| Se connecter en tant que | Permet à un administrateur de se connecter temporairement sous l'identité de cet utilisateur (impersonification) |
| Voir les notes de frais | Affiche directement la liste des notes de frais de cet utilisateur |
Impersonification
L'impersonification permet à un super administrateur ou un revendeur de se connecter temporairement sous l'identité d'un autre utilisateur. Cette fonctionnalité est utile pour diagnostiquer un problème ou vérifier la configuration d'un compte.
L'impersonification est limitée par le niveau de privilège : un revendeur ne peut usurper que des comptes de niveau inférieur au sien (administrateur d'entreprise, responsable, utilisateur).
Toutes les actions effectuées pendant une session d'impersonification sont enregistrées dans le journal d'activité.
Désactivation et suppression de compte
Pour désactiver un utilisateur, modifiez son rôle en Inactif. Le compte reste dans le système mais l'utilisateur ne peut plus se connecter.
La suppression d'un compte respecte les obligations RGPD :
- L'utilisateur reçoit un email l'informant de la suppression prochaine.
- Un délai est respecté avant la suppression effective.
- Les données sont anonymisées (l'adresse email est masquée).
- L'utilisateur peut télécharger une sauvegarde complète de ses données avant la suppression.